学校档案管理创新研究——以初等教育学院为例

文·孙莉

学校档案管理创新研究
——以初等教育学院为例

文·孙莉

档案作为一种不可再生资源，是单位的宝贵财富，档案管理的目的就是最大限度地延长档案的“寿命”、发挥极值效益，本着对历史负责的态度，使其所承载的文化与人文内涵在社会转型时期得以保护与弘扬，服务于全社会，是每位档案工作者义不容辞的责任。

一、循序渐进，持续发展

我校建立档案室初期，存放设备多为木质装具，采用自然通风，有时还用放置生石灰等原始方法调解室内温湿度。1992年建立了第一个符合档案保存标准的省级档案室，使用面积130平方米，设置了不同载体档案的专用库房，档案装具采用密集架，并根据不同保管要求，采用了电子档案、声像档案、胶片档案等专用装具。实现了温度、湿度自动控制，防火、防盗智能化自动处理。我校的档案管理工作始终按照科学发展、持续发展、循序渐进和与时俱进的工作思路，逐步更新和完善软件和硬件设施，基本形成了机读检索目录，初步具备了通过互联网查询、利用的能力。随着党和国家对档案事业的重视和发展，我校馆藏档案的数量和质量也在不断地提高，档案管理工作也一直走在同行前列。

二、分类管理，夯实基础

分类管理是档案保管工作的一项基本原则，也是管理工作中科学有序的重要基础。我单位始终坚持按照类别分开管理，逐步实行了逐级分类、集中存放、区别管理和方便管理的保管模式。按照档案载体形式分为纸质档案、声像档案、电子档案和实物档案四大类，按照档案价值分为特藏档案和一般档案两大类，按照保管期限分为永久、长期、短期和待销四大类。对这些档案按照不同要求规定，区别于其他档案的方式各自管理，对常用档案采取就近和方便利用的管理方式。近年来，随着大量电子档案的产生，以及档案现代化保管工作的现代化要求，给档案管理工作提出了更高的要求，我们将在工作中认真研究和探索，妥善解决问题，加快档案保管工作的变革与发展。

三、依法管理，规范管理

近年来，我单位档案管理部门在在工作中认真按照主管部门的规定和要求，结合自身工作实际，形成了《档案管理工作实施办法》《档案调阅归还流程》《图书资料管理办法》《档案整理工作办法》等制度，为实现档案保管工作规范化提供了依据。同时还成立了档案管理工作规范化领导小组，学校主要负责人任组长，提供了有力的体制保障。二十多年来，经过不懈努力，基本实现了档案收藏范围、全宗划分、全宗排列、档号编制、检索工具的统一，初步奠定了规范化基础。尽管如此，仍有许多方面需要改进，比如档案保管工作规范的科学性、可操作性仍有待提高，档案信息保管的权限与责任有待进一步明确，档案系统的系统性和完整性仍有待加强等等，这些不足之处需要我们在今后的实践中不断完善、不断改进和不断提高。

四、分级管理，科学保管

根据我国《档案管理实施办法》规定，馆藏永久档案分为一到三级的管理制度。据此，我校进行了初步探索和尝试，特藏档案管理办法和选择标准，分门别类，重点审查，特殊管理，对档案库房在温湿度、安全等方面进行了特殊处理，增添了有关控制设备和红外报警器装置，严格门禁管理和库房进出管理制度，有效加大了对特档的保管力度。今后，随着国家对档案管理制度的分级管理和有关制度规定的颁布实施，这项工作也将成为档案管理工作的一项重要内容，成为真正实现档案科学保管的必由之路。我校将通过制定相应的办法，掌握档案分级标准，完善保管条件，改进保管办法，创新管理机制，把我校的档案管理提高到一个新水平。

五、完整管理，深化内涵

档案保管工作的基本要求是档案的完整性和安全性，这也是档案科学保管的重要基础。实践工作中，我们对档案的安全性特点认识相对到位，并且都有一套相对完善的规范与措施。但对档案完整性的深入认识相对肤浅，存在着重视程度不够、工作措施不到位的情况。在档案利用过程中就存在着不足，比如在众多的馆藏档案中就缺少被利用的那份档案，暴露出档案完整性的缺陷。由此看出，完整性不仅是档案工作最基本的要求，也是档案工作优势和特点所在，这也体现了档案管理工作的差距。档案的完整性是指档案的数量和内容的完整。近年来，我校通过贯彻落实上级档案管理部门的有关硬性规定，加大了对档案形成源头的控制，在搜集整理、数字化、和入库保管等各方面强化对档案完整性的整治，防止档案的割裂与分散，通过征集工作也在一定程度上弥补了完整程度的不足。同时，我们还要清醒地看到，档案的完整性存在很多问题，日常工作中我们的收集和归档工作还不够细致，导致了档案的不齐全不完整，在整理和调阅中人为地分散、拆散情况时有发生。因此进一步加强档案完整性的源头控制，杜绝在管理中的随意性，加大征集力度，是进一步提高档案完整性的有效途径。

六、强化培训，完善机制

实现档案管理工作科学化，关键要靠一支政治素质过硬，工作作风优良，业务技能精湛，有能力能干事的档案管理干部队伍。随着信息技术、网络技术等大量系技术新概念被运用到档案管理实践中来，档案的存储、管理、利用模式都发生了根本的变革。只有加大对档案管理干部队伍的教育培训力度，不断提高其理论素养，业务水平和工作水平，提高创新意识和创新能力，才能提高当前的档案管理水平，才能实现档案管理的科学化、信息化，才能更好地服务于科学发展。实事求是的讲，档案管理工作是一项十分单调的工作，只有完善用人激励机制，才能拓宽用人渠道，把档案管理和档案专业继续教育情况记入个人业务考级范围，作为考核专业技术人员的重要内容和评聘专业技术职务的依据之一，确保做到专业人才进得来、留得住、用得上。谋一时只能谋一事，谋长远才能谋发展，档案主管部门要牢固树立“人才是第一资源，而且是最重要、最宝贵的资源”的观念。

（作者单位：济宁学院初等教育学院）