以数字化促进档案管理优化工作初探

文·李华

以数字化促进档案管理优化工作初探

文·李华

馆藏档案数字化既是建设数字档案馆的目标要求，也是实现档案利用信息化的现实需要。档案通过数字化，让档案利用做到“原件不出库”，是对档案的最优保护，也是提高查阅效率的最佳途径。自2015年起，莱西市档案馆计划用两年时间实现馆藏全部档案“存量数字化”的目标。到2016年5月底，已完成馆藏按卷管理档案11400卷，按件管理档案36826件共150万页的扫描工作。但是档案数字化所涉及到的档案审查、目录校对、档案整理、档案扫描等一系列工作，如何纳入整个档案管理体系中成为促进档案管理优化的有利抓手，仍是摆在我们面前的一个重要问题。

一、馆藏档案管理工作存在的问题

（一）档案精细化管理欠缺

莱西市档案馆现有馆藏档案全宗146个，共计9.7万卷（件盘）。其中，按卷管理的档案5.8万卷，按件管理的档案3.9万件。馆藏全部档案建立了案卷级目录数据库和文件级目录数据库，初步建成数字档案馆。但是，目前档案管理还处于粗放式工作状态，没有达到精细化管理新常态。我们每年进行馆藏档案检查，对照纸质档案登记簿和案卷目录，对每个全宗每卷实体档案进行了一一核对，做到实体档案、纸质登记簿与数据库内案卷数量相一致，案卷号准确无误，但是没有对馆藏档案进行逐卷、逐页、逐条文件级目录检查和质量核查；机读文件目录数据库建设还存在著录不规范、质量不高等问题；文书档案开放审查工作迟缓，未实现常态化，没有制定档案开放审查工作计划，对馆藏满30年的档案没有及时进行开放审查；对破损档案、亟需修复维护的档案没有做到精确统计，对家底的了解不深不透。

（二）全宗卷管理不规范

全宗卷材料不齐全、不完整。有些工作开展了，但缺少规划、总结及工作记录，比如每年都开展档案检查及档案整理、修复工作，但没有形成工作方案、计划、总结等凭证性材料及《档案检查登记表》《档案整理加工登记表》等必要的记录性材料，无法真实反映该全宗发展变化的历史面貌。

（三）档案数字化率过低

目前，莱西市档案馆馆藏档案数字化率占馆藏档案总数的1.3%，居于青岛市区市档案馆末位，与兄弟区市存在不少差距，这一现状既不利于档案的提供利用及原件保护，又影响了数字档案馆的建设进程。

二、优化档案管理的主要对策

（一）规范制度流程，促进档案管理精细化

档案数字化的基本流程主要包括档案审查、目录校对、档案借调、档案整理、档案扫描、图像处理、图像检查、数据挂接、数据审核、数据备份等环节，这无疑为全面核查馆藏档案情况、解决纸质档案管理中遗留的历史问题提供了一个重要契机。

制度健全、流程科学可以促进档案工作由碎片化向精细化转变。为此，我们加强了制度管理和流程管理，制定了《档案人员管理制度》《档案保密制度》《档案安全制度》《档案出入库管理制度》《档案数字化验收制度》《档案数据移交管理制度》等各项工作制度，并通过岗位责任制来确保各项制度的落实。同时，根据数字化工作流程设立了内容齐全、操作性强的《档案目录开放审查登记表》《档案目录核对记录表》《档案整理登记表》《纸质档案数字化流程交接单》《纸质档案扫描工作单》等工作记录表，对每个环节通过档案流程单进行过程控制，流程单与档案实体同步流转，流程有序、责任明确、操作规范，可以确保每一份档案的监管到位，责任到人、安全可追溯。

（二）强化鉴定先行，推进档案安全管理

在档案数字化之前，首先要做好档案开放鉴定工作，确定扫描范围，区分涉密档案和非涉密档案，数字化的同时完成机读目录的质量核查。为此，我们成立了以主要领导为组长、业务骨干参与的鉴定领导小组。根据国家档案局《各级国家档案馆开放档案办法》和《青岛市档案局档案文件开放审查办法（试行）》的要求，制定《莱西市档案馆档案鉴定制度》《莱西市档案馆档案开放审批制度》《档案开放审查工作流程》，建立鉴定工作台账，严格遵照开放流程，做好档案开放登记、统计、鉴定、审批工作，杜绝失泄密事件发生。

按照《青岛市档案开放等级鉴定暂行规定》要求，逐卷逐条核查文件目录，查看数据库内机读文件目录开放等级标准是否准确，初步确定C（内部级）、D（开放级）为应扫描档案的范围，鉴别出涉密档案和非公开档案；参照文件目录，由档案管理人员按全宗逐卷、逐件、逐页审阅档案内容，确定档案是否开放，再次形成应扫描档案范围；由领导审核把关签字后，最后确定应扫描档案内容。通过初审、复审、审核等步骤层次严格把关，以确保档案开放鉴定质量。

在开放鉴定的同时，做好对机读目录著录进行质量核查，提升目录数据库质量。对照实体档案内的案卷及卷内目录，逐卷逐条核对机读案卷级目录、文件级目录的对应信息（档号、文件题名、文件时间、责任者、文件字号、开放等级等），如有著录错误或不规范的文件题名、 责任者、起止页号等，及时进行修改、补充。

从目前工作来看，有相当部分的文书档案的卷内文件和已录入的文件级目录不能一一对应，特别是题名抄录随意增减，不能真实反映文件题名原貌，这就需要工作人员要以实体档案为基准，认真核查机读文件级目录，确保二者信息准确无误。另外，还存在“有档案目录无文件”或“有文件无档案目录”的情况。其中，“有档案目录无文件”，要根据实体档案情况，若卷内却无此文件，为以前缺失，要同时在卷内目录及机读目录上进行登记、备注；“有文件无档案目录”，要根据档号、原文内容进行及时补录。

（三）完善档案整理，全面提升档案基础工作

在数字化之前，必须对档案进行检查整理，查看页面是否平整、编号是否规范，是否存在破损页，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。

按卷管理的档案要视档案质量情况判断是否拆卷。莱西市档案馆馆藏文书档案形成年代久，数量多，质量良莠不齐，有的案卷订书钉、曲别针、大头针等金属物未拆除尽；还有的案卷存有圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写字迹等不耐久保存字迹的档案，不利于档案保存；有的文书档案则是公开文件与非公开文件共存一卷，扫描时要区分可扫描文件与非扫描文件。由此，我们决定文书档案、婚姻档案数字化进行拆卷处理，土地房产档案则因档案幅面大、页数多、案卷质量好等原因数字化时不拆卷。

拆卷后对档案上的订书钉、曲别针、大头针等金属物，应及时拆除并注意保护档案不受损害；若不耐久字迹的档案，则复印或扫描后打印一份与原件一并装订归档；档案的纸张若有破损，则破损档案要先扫描，由扫描人员填写《破损档案送交修裱登记表》与破损档案一并交给档案管理人员，经检查后进行修裱，待修裱后再扫描一次，对比修裱前后的图像质量，保留完整清晰的图像，脆化严重的无法扫描的档案则需先修裱再数字化。对未编页号或页号编制不规范的案卷要重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始逐页编号，并将原来编错的页号用铅笔划掉。如有跳号或编号出错的情况，也应重新编页码。

细致严谨的档案整理工作使案卷质量得到全面提升，档案管理状况得到全面改善，带动了档案基础工作的全面发展。

（四）严守技术规范，狠抓数据质量建设

档案数字化工作中要严格遵守《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005），按照案卷标明的页码顺序进行扫描，做到不缺页、不重页、内容完整；图像端正、无偏斜，清晰、无污点，准确，不失真；存储格式规范。加强环节管理，注重质量检查、抽查，通过“档案扫描---图像处理---质量全检---错误返工---质量复检---装订还原---质量抽检”，各个环节环环相扣，确保实现数据质量最优化。

另外，在扫描过程中要注意特殊情况，如扫描件和非扫描件的区分，像档案里保存有重份文件、档案里同时保存着档案原件和复印件，我们处理的原则是重份文件选择纸质完好、字迹最清晰的一份进行数字化，同时将重份文件所在页号、共有几份和对哪份文件进行了数字化等情况在《纸质档案扫描工作单》、机读目录的备注项中加以说明。如果档案原件纸张完好、字迹清晰，则对原件进行数字化、复印件不进行数字化；如果原件字迹模糊不清，则原件和复印件都进行数字化，并将数字化情况在《纸质档案扫描工作单》、机读目录的备注项中加以说明。

薄透、字迹褪变档案扫描，我们采用的办法是薄透档案用相同大小白纸衬底，再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时老化、破损现象，须在扫描后再进行修裱处理。

图像质检时，首先核对扫描的图像数量是否和案卷中文件的页数一致。如出现不一致有两种可能，一是录入原档案有错，可依照原档案更改；二是扫描出错，可能出现漏扫，要进行补扫。其次对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应按照档案原件及时进行调整。

三、档案数字化的思考

（一）统筹管理，做好数字化工作规划

根据馆藏档案情况，统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、档案内容、整理与扫描及质检工作的匹配、档案和数据安全、备份载体、数据管理等各个方面，制定馆藏档案数字化整体工作计划、方案，以实用为导向，依据“价值优先”“利用优先”的原则，将价值高的珍贵档案、形成年代久的文书档案、利用率高、可公开、易检索的专业档案优先数字化，要根据工作部署，分期分批，循序渐进，稳步推进，持续行进。

（二）安全至上，加强档案安全管理

制定数字化安全工作制度，强化检查监督，从日常管理上排除安全隐患。严格做好档案审查工作，规范调档程序，确保未解密涉密档案实体不出库房，确保数字化过程中档案一件不丢、一件不坏、一件不乱。数字化加工过程中要全程、全方位监控录像，严禁数字化信息带出场外、据为己有、随意传输，严防数字化过程和档案利用过程中的信息丢失、外泄，确保档案信息的完整与安全。

（三）着眼全局，促进档案优化管理

档案数字化工作不能单纯为数字化而数字化，要通盘考虑，厘清历史陈账，切实解决问题。档案数字化与档案开放、档案整理、档案维护、档案利用是一脉相承、息息相关的。档案数字化工作的重要目的就是要使数字化的档案为社会所用，档案开放鉴定工作应与数字化同期开展，实现数字化成果的即时性。数字化前档案目录校对整理工作，可以顺势对馆藏各全宗档案破损情况做到心中有数，使得档案修复保护工作有的放矢，对影响数字化扫描的破损档案进行即时修复，在一定程度上保证了档案实体的安全与档案信息的完整，实现了档案优化管理。档案数字化也变革了档案利用模式，实现在局域网的全文查阅，用数字化副本代替原件，可以大大减少对档案的各种人为损害或自然侵害，提高档案的安全系数，保障档案的安全。档案数字化工作计划、方案及在档案开放审查、档案整理、档案修复、档案扫描等工作流程中形成的审批单、工作记录单、登记表等要及时归档，每一全宗数字化工作结束后，要形成档案数字化工作总结，将档案数字化的卷数、文件数、图像幅数及档案修复的页数等进行记录，以上形成的所有文件材料均需放置在相应的全宗卷内，记录该全宗的历史发展情况，使全宗卷成为管理全宗档案的得力工具。

（作者单位：莱西市档案馆）