知识产权保护与科研档案创新管理初探

文·李林 尹爱玲

知识产权保护与科研档案创新管理初探

文·李林 尹爱玲

近期，习总书记在全国科技创新大会上指出：“要加强科研院所和高校合作，使目标导向研究和自由探索相互衔接、优势互补，形成教研相长、协同育人新模式，打牢我国科技创新的科学和人才基础”。然而，在监督检查中发现许多科研档案质量的缺陷，也是影响重大科技创新成果质量、维护知识产权人合法权益和科技人才健康成长的关键因素之一。本文从知识产权保护视角下如何推动科研档案工作健康发展。

一、常见科研档案质量缺陷

近年来，我国媒体报道和各级档案行政管理部门在执法检查过程中，发现个别科研部门和高等学院频出虚假科研成果和科研文件归档质量严重滑坡等事件，常见质量缺陷如下：

（一）负责人将科技成果据为己有

一些高校和科研机构科研项目负责人常常借口知识产权保护和防止泄密，将所有科研文件资料保存在自己手中，拒绝向单位档案机构移交档案，这是导致科研档案失控的主要原因。

（二）科研档案归档缺少核心内容

在档案机构保存的科研档案中，也发现了科研档案立项、获奖的材料较为齐全，但在科研过程中形成的证实知识产权的文件材料没有归档到位。比如科研活动中形成的分析测试报告及重要的试验、测试记录、计算结论、工艺配方、流程、操作技术要求等。这些文件的缺失，很容易在今后科研成果推广过程中发生知识产权纠纷。

（三）科研文件归档质量监管缺失

档案机构在科研文件归档过程中，缺乏有效的监管。一般是科研成果评审结束后，科研部门向档案机构移交档案时，档案机构仅履行了移交手续职责。对科研部门在项目立项、关键实验数据形成、科研鉴定过程没有很好的参与服务和监管，对移交档案的完整、齐全、系统、准确和合法性没有严格的验收，导致不少科研档案，特别是关键研究、实验文件和音频、视频等电子档案缺三少四，导致在科研成果推广过程中麻烦频出。

（四）科研技术保密工作漏洞较多

在科研档案管理和利用过程中，有些保密制度形同虚设，缺乏严格的接收、管理、利用环节中的程序和手续；对国有重大科研成果推广需要向利用者提供复制件时，是否按照《档案法》的规定报档案行政管理部门审批没有具体上报要求等，这些现状直接威胁档案的实体和档案信息利用的安全。

二、联合确定科研档案归档范围

目前，科研档案管理不到位，表现结果主要是科研活动归档文件的不完整、不齐全。在档案业务监督检查过程中，科研人员说归档不到位主要是单位科研档案归档范围过于简单，表述不准。因此，档案机构与科研部门联合制定好归档范围，这不仅是抓好科研档案管理的前提，也是奖惩考核的基础。

一般科研成果档案归档范围包含以下内容：

1.科技成果鉴定申请表（一式五份）（申请鉴定单位盖章）。

2.计划任务书或合同书。

3.研究工作报告（研究工作总结）。

4.研究技术报告（包括技术方案、技术特征、总体性能指标与国内外同类技术的比较、技术难度、技术成熟度、对社会、经济发展和科技进步的推动作用、推广应用情况及条件和前景、存在的问题和下一步的改进方法）。

5.具备责任追溯和权威测试单位出具的分析测试报告及重要的试验、测试记录、研究数据、台账。

6.设计工艺图表。

7.具有科技查新资格的科技信息机构出具的科技查新报告。

8.质量标准（国家标准、行业标准、经质量技术监督部门备案的企业标准）。

9.标准化审查报告。

10.经济效益分析报告。

11.用户使用情况报告（使用情况证明）。

12.环境监测报告。

13.行业主管部门要求出具的其它材料。

第1、3、4、5、7、10、11为每个项目必备材料，其余的根据项目需要提供。

上述资料和有关文件的内容必须真实可靠，引用文献资料和他人技术必须说明来源。

三、运用法治思维和方法推动科研档案科学管理

（一）强化全员档案意识和档案法治意识

打造科研档案管理一流水平，必须保障科技性项目负责人、形成者、管理者树立牢固的档案意识和档案法治意识，从部署任务开始就明确文件归档质量要求；在形成每一份文件、记录时，确保形成者按照规范书写到位；在每个工作节点档案管理者及时介入培训、指导、监督，确保最后应归文件的分类、整理、移交等工作的质量；按照档案法规要求，将应归文件拒不向档案机构移交，经催缴仍不移交的责任者将受到降级、撤职的行政处分。

（二）坚持科学建章立制原则，完善档案制度

按照党和国家档案政策、法规、标准，严格按照建章立制的工作程序，积极协调各业务职能部门，将归档文件质量要求与各业务制度、工作流程、岗位标准、考核办法相互兼容，确保归档质量；档案机构按照鲁办发【2014】40号文件、《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人社部、国家档案局30号令）《山东省行政处罚裁量基准》《山东省档案工作科学化管理规范》等内容要求，完善档案管理各项工作制度、服务流程和奖惩考核办法，加大档案管理制度的执行力度，防止制度空转或两层皮，确保制度运行质量。

（三）增强科研文件归档质量控制度

根据国家档案规范要求，在项目确定之后，首先要按照“四同步”管理要求（归档文件质量要求要与项目部署、检查、验收、总结等关键节点同步进行质量控制），建立文件收发登记台账、完善考核记录等措施；其次，严把科研成果验收关，在制定科研成果验收方案中，要明确单位档案机构档案人员参与验收活动，负责验收活动的全部文件资料收集、保管、鉴定和质量测试工作，防止个别科研人员将鉴定完后的科研文件材料抽走；第三，严把科研成果申报奖项关，在申报材料盖章上报之前，档案机构必须提供科研档案归档质量检测结论，凡是归档文件质量有瑕疵的单位不予上报，整改到位后才能上报。

四、知识产权发生侵权纠纷应注意证据文件的收集

无论是选择何种途径来追究侵权人的法律责任，知识产权权利人都需要向有管辖权的人民法院提供包括证明知识产权权利有效的证据以及表明知识产权被侵害的证据，档案管理者必须要及时收集和提供相关文件资料，为维护单位合法利益提供档案信息的支撑服务。

知识产权权力有效证据首先是涉案知识产权的所有人或者利害关系人；其次是涉案知识产权真实有效并受我国法院保护的文件、记录。例如，专利权人起诉的，应当提交证明其专利权真实有效的文件，包括专利证书、权利要求书、说明书、附图和最新专利年费交纳凭证，提起侵犯实用新型专利权诉讼的原告，应当提交由国务院专利行政部门出具的检索报告等；商标注册人起诉的，应当提交商标注册证及续展注册证书（如果是国际商标注册，则需由国家商标局发布该国际注册在中国有效的证明）、商标权人变更的相关文件以及其他证明商标权属的证据；著作权侵权案件中，著作权应当提交底稿、原件、合法出版物、著作权登记证书、认证机构出具的证明、合作创作的协议等作为其权利凭证。

知识产权被侵害的证据要注意收集要能够证明被告实施了或正在实施被控侵权行为。例如，被告的促销宣传材料、被告的产品样品、被告的产品销售合同、销售发票等等。此外，互联网上收集的相关信息也可以作为证据使用，但最好申请相关的公证机关进行公证保全。相关证人证言也可以作为证据使用，但证人必须出庭作证并接受双方当事人的询问、质询以保障其真实性。

未来社会，谁重视档案工作，善于管理好本单位的智慧资产，维护好自身的知识产权等各项合法利益，为推动自身事业的可持续发展奠定了良好的基础。

（作者单位：山东省化工研究院 / 济南大学）