档案安全风险及防治对策之我见

文·田黎华

档案安全风险及防治对策之我见

文·田黎华

新中国成立后的很长一段时期，影响我国档案安全的因素主要是政治、军事、环境等传统安全问题。随着档案载体多元化特别是新型载体的出现，我国档案安全形势日趋复杂。19世纪技术革命开始以来，档案载体就不再局限于纸张一种载体形式，纸张以外的照片、幻灯片、 微缩制品、磁性载体、光盘等都逐渐成为档案载体的 “新成员”。特别是计算机被普遍应用到社会生产生活各领域，电子档案载体已成为档案管理的又一新型手段，档案载体进一步向多元化的发展趋势转变。档案载体的演变，给档案安全管理带来了巨大的影响。不同载体的安全管理方法有许多相同的方面，例如，防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗是其共同性，但不同载体材质特性不同，须采取相应的安全措施进行保护或管理。多元化的新型档案载体的出现打破了原来纸质档案一统天下的格局，促使档案安全管理进入一个全新的时代。

一、影响档案安全的因素

一是内部管理不善。因为档案部门内部缺乏档案风险意识和安全知识、专门的管理机构和人员、相关的法律规范等引发的档案安全风险；业务操作不当：在档案的形成、保管和利用过程中发生的不安全因素。二是社会环境复杂。由于文档人员业务能力、技术条件和管理水平等因素造成操作不当甚至错误操作而引发的档案风险；人为蓄意破坏：故意篡改、销毁、盗窃档案或破坏档案保管场所等行为引发的档案风险。三是自然因素频发。档案自然风险是指人力不能或难以支配和操纵的 各种自然灾害发生所造成的风险，如雷电、水灾、火灾、霜冻、台风、 地震等会直接威胁到档案的安全。

二、档案安全管理的对策

国家档案局原局长杨冬权《在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话》（2010年5月12日）总结新时期档案安全管理取得的经验，这就是一必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线，把档案安全工作放在档案工作的首位，奠定档案事业安全、协调、可持续发展的坚实基础；二必须始终坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，一手抓安全防范，一手抓受损档案抢救和保护，努力避免和减少各种外来因素对档案安全的不利影响；三必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用；四必须始终坚持把安全督查与制度建设相结合，提高规范化管理水平，切实强化执行力，努力把各种可能的安全隐患消灭在萌芽状态；五必须始终坚持发挥科技创新的先导作用，不断为档案实体安全和信息安全提供坚强的技术保障。在坚持这“五个必须”的同时，笔者提出如下对策，以期为档案安全管理打下更清晰更坚实的基础。

（一）设施设备为基础

完善的安全设施是保证档案安全最有效的防护网。一是档案保管机构朝向应以东南为宜，要具备防潮、隔热等功能。尽量不用地下室或顶层。 要远离易燃、易爆场所。不要紧邻卫生间等潮湿、且有污染源等。二是档案保管机构应具备温度控制、湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉等设备。三是要适应数字档案安全管理要求，配全档案专用计算机、扫描仪、打印机、复印机、网络存储等设备。

（二）制度建设作保障

档案安全工作制度是档案安全管理软实力提高的前提。保证档案安全既涉及档案的实体安全又涉及档案的信息安全，体现在档案工作的接收、保管、整理、鉴定、利用、数字化等各个环节中。要针对不同的工作环节，细化档案安全工作制度。要重视建立档案异地异质备份制度。加强对制度执行情况的监督检查力度，确保各项制度落实到实处。

（三）技术运用是手段

依靠和运用现代科学技术的力量能更便捷、 更高效地进行档案安全管理。提高档案安全管理的技术水平有两层含义：一是加强智慧化档案保管机构建设，完善档案安全管理软硬件的技术配备，如档案库房的自动报警系统、智能的温湿控制系统等，降低风险发生的概率。二是将现代技术运用到档案安全管理的过程中， 完善管理网络技术和访问管理的环节，提高管理的效率，如利用数据库技术、权限控制技术实现档案信息的远程服务，减少对档案原件的利用，减少风险发生的机会；有效利用计算机技术、数学模型和科学的计算方法以提高风险评估的精准度。

（四）理论研究要加强

档案安全理论研究是一个需要不断研究、不断完善的课题，档案安全标准体系的建设更是一项长期而又复杂的工作。理论来源于实际，更要在实践工作中不断完善。鉴于目前档案安全研究现状，应尽快加强档案安全管理学科化建设。改革原有的档案保护技术学，根据新载体、新要求，充实新内容，建设“档案安全管理学”。

（五）管理素质要提升

人在管理要素中具有决定性的作用，并且档案工作是一项服务性的工作。因此，档案安全管理必须高度重视人的因素，提高档案管理人员的安全素质。通过组织培训、鼓励自学等形式提高档案管理人员各方面的安全素质；通过现代信息技术学习提高计算机管理档案的水平，避免因操作失误而造成数据丢失或删除；通过法制教育提高全员的安全保密意识和法律意识，增强管理人员的责任感等。在提高全员素质的同时，培养一批专业的档案安全管理人才，挑选熟悉业务、责任心强、保密意识强、 有经验懂技术的档案管理人员，让其负责档案安全管理工作，形成专人负责与全员配合并举的档案安全管理模式。

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［1］杨冬权. 在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话. 《中国档案报》.2010.05.19.

［2］范园园.浅议档案风险及安全管理［J］.兰台世界.2009（6）.

［3］周琼凤.论档案安全管理［J］.电力档案.2005（3）.

［4］《档案安全体系建设知识解读》.西安档案网.

［5］关于档案馆（室）档案安全设施设备配置意见.宁夏档案网.

（作者单位：杭州江干区城市建设综合开发有限公司）