人事档案社会化管理机构档案利用探讨

文·马玉祥

人事档案社会化管理机构档案利用探讨

文·马玉祥

中共中央办公厅、国务院办公厅2014年底联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出构建全方位、多层次的档案利用体系。这标志着长期以来，笼罩神秘气息的人事档案，随着人才自由流动政策的放开和服务人才流动的需要，有了合法的政策依据，揭开了神秘面纱，开始进入了服务民生、服务大局、服务发展的新常态。

一、人事档案实现社会化管理是必然趋势

传统的人事档案管理制度是组织人事部门和单位专门机构对档案进行专门保管，实行“人档合一”的管理模式。随着我国市场化进程的深入，以及户籍制度和人才制度的不断改革，不少自愿流动的“单位人”逐渐转变为“社会人”，聘用制、劳动合同制也渐渐地取代了职业终生制，职工在“ 就业→失业→再就业→再失业”之间，不断进行状态转换、工作流动和单位变换。同时，在国家大力提倡“大众创业、万众创新”和大力发展非公经济政策的引导下，将有一大批社会精英人才流向非国有组织和非单位就业组织。

在这种新的非公经济组织逐渐成为社会就业主渠道和人才主流向、非正规就业形式大量存在的情况下，传统的“人档合一”、组织人事机构专门保管档案的传统管理模式，必然会成为制约职工正常流动的藩篱。比如，有的员工从国有单位流向非公组织，导致档案无处落，有的国有单位以扣留档案为手段控制人才流动，有的高校毕业生因无法接收档案而不愿到非公经济组织就业，国有企业因档案管理不正规而不愿接收非公有组织职工或人才等，一度成为了制约人才合理流动的鸿沟。

实现人事档案社会化管理，是人事档案管理工作面向社会将人事档案交与社会托管机构进行管理，由社会管理机构而非单位承担人事档案管理职责，对其进行专业化、现代化、科学化、系统化管理的一种管理方式。人事档案的社会化管理是社会主义市场经济深入发展、促进人员合理流动、打破“单位人”向“社会人”转变瓶颈的有效措施，使人事档案管理具备了人员流动性和社会性两大特征，能够妥善解决“人档不分，档随人走”的局面，能够较好地促进失业人员、离校后未就业的高校毕业生、自主创业和自谋职业的从业人员、个体工商业者、灵活就业人员等流动人员和非单位就业人员，以及民营企业等社会组织机构的人力资源合理流动。所以，采用社会化管理模式，是人事档案管理的一个必然的发展趋势，是传统的政府干部人事档案管理模式的重要补充。

二、人事档案社会化管理机构工作存在的问题

（一）社会化服务意识不强

目前，开展人事档案社会化服务的托管机构多是各级人社部门所属的公共就业服务机构。这些机构由于受长期的传统干部人事政策影响，档案服务意识薄弱，对于新形势下的人事档案的社会性和流动性认识不足，只注重档案材料的收集、整档和归卷工作，只注重档案的安全存放和保密工作，对档案的服务功能认识不足，对如何利用档案资料服务人才合理流动认识不足，不注重对以档案材料为依托的各种人才服务项目的开发，表现为档案查询利用审批手续复杂、服务手段单一、服务项目不多等。

（二）服务能力有待提高

当今世界是一个非线性的、互补性、过程性、动态性的世界。它深刻改变了僵化不变的静止的档案存放方式，档案馆演变成为一个多层次、动态的、多方位的信息集散地。当前，人事档案社会化管理机构主要开展的服务项目是纸质档案材料接收、保管、转递等工作，基本没有开展光盘、磁盘、录音、音像等声像档案载体的收集、储存、归档和管理服务项目。服务内容限于传统的直观查询、出具证明材料，没有开展档案史实甄别、结论验证、政审鉴定等相关服务。服务手段只限于现场阅档，不能充分利用高科技手段，如电子查阅、远程发送、网上查阅等将信息完整、及时、方便地提供给利用者。

（三）保障支持能力相对薄弱

纵观全国人事档案社会化管理机构设置，多数都是作为公共就业服务机构的内设科室。在服务职能划分上，没有列入国家公共就业服务的基本服务目录，而只是被作为公共服务的延伸服务来对待，有的地方还作为拓展服务项目对待。这种机构设置方式，使档案管理规范化建设不能直接纳入财政经费保障机制，也不利于人事档案社会化管理机构根据自身业务特点开展相关社会服务。以山东省枣庄市为例，枣庄市是山东省的一个省辖市，辖五个区、一个县级市和一个高新区，总人口393万人，现有人事档案社会化管理机构7个，全部都是公共就业服务机构的内设机构，现存各类人事档案35万份，从业人员17人，远远不能满足人事档案社会化服务的需要。在经费保障方面，除市级每年财政列入预算10万元外，其他区（市）都没有业务基本经费支持，不仅没有档案管理必要的经费投入，连人员工资也难以保障，人事档案信息化建设工作一直停留在目录检索阶段。

三、人事档案社会化管理服务机构档案利用的发展方向

根据中共中央办公厅、国务院办公厅关于“构建全方位、多层次的档案利用体系”的发展思路，笔者认为，作为直接面对社会、面向基层的人事档案社会化管理机构，应该采取有效措施，着力打造“服务本人、服务社会”，“开放利用、有序利用、安全利用、保密利用”的“两服四用”工作机制，才能适应这种新形势，促进人事档案社会化管理工作再上新台阶。

（一）增强档案利用服务意识

档案的基本功能不仅是传承和纪实，它的最大价值是有效利用。目前人事档案社会化服务的托管机构多是各级人社部门所属的公共就业服务机构及其工作人员，部分人员对档案管理一直停留在传统的管理意识层面，把人事档案看得过于神圣和神秘，重管理、轻利用，缺乏服务意识，各级档案行政管理部门要组织人员认真学习中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，深刻领会中央领导关于“找准历史档案和现实需求的结合点，主动开发档案资源，自觉服务党和国家工作大局”的要求，充分认识新形势下的人事档案管理机构、服务对象和管理对象的社会性和流动性，进一步解放思想，简化档案利用的审批程序，充分利用档案信息资源，开发符合社会需求的服务项目，以积极有为的思想和行动，更好地服务企业、服务社会、服务人才。

（二）增强档案信息化服务能力

新时期以信息技术为代表的科学技术高速发展，渗入到了社会经济发展的各个方面。对于档案专业而言，办公自动化、无纸化办公等事物的出现极大地改变了档案工作的各个环节，充分利用高科技手段，实现档案管理服务手段创新与社会新技术同步发展，人事档案社会化管理机构适应新形势、服务新形势的基本要求。要组织力量将现有纸质人事档案转换为电子档案，广泛收集光盘、磁盘、录音、音像等声像档案载体，实现电子查阅、远程发送、网上查阅等，为利用者提供完整、及时、方便的档案信息服务，只有这样才能得到社会认可，人事档案社会化管理机构才能顺应社会发展，人事档案管理工作才能具有时代生命力。

（三）拓展档案应用价值

一是充分发挥档案的史料价值，为社会科学发展提供支持。个人档案虽然记载了个人信息，但也反映着当时条件下政治、经济、文化、社会的实实在在的、比较微观细致的信息，这些信息对研究当时的历史具有不可估量的史料价值。二是利用档案的记载功能，为诚信社会建设打下基础。诚信社会建设是社会主义市场经济体制的重要组成部分，诚信体系建设不仅需要把今后个人诚信情况记入档案，也要利用档案的过去记载，对个人诚信情况进行合理的评估、预测。比如，对于一些不法分子，利用其人事档案历史记录进行诚信分析，对于改造罪犯、打击罪犯甚至预防犯罪是非常有价值的。

（四）加强服务标准和相关法制建设

按照我国《档案法》《干部档案工作条例》《流动人员档案管理暂行规定》等法规，人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息。这些信息不仅涉及公民个人资料，还有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还影响了管理部门的公信力，甚至会产生法律纠纷。因此，保密工作始终都是档案管理部门的重要职责。当前，档案管理机构开展社会化服务还是一种自行行为，缺乏有效的激励监督机制，国家要尽快制订和出台全国统一的人事档案社会化服务工作流程、公开范围，规定档案查询、利用的主体对象、信息公开程度和责任追究等工作标准和相关法律建设，让社会化服务在可做、可控、有法可依的空间内有序开展。

（五）建立市场化的经费激励保障机制

目前，人事档案社会化服务机构的经费主要来源于地方财政和自身办公经费。人事档案社会化服务开展以后，服务对象不断扩大，服务内容不断增加和服务方式的改变，特别是档案管理人员由“服务舞台”的幕后走向台前，必然会增加人力、物力、财力的投入，致使工作成本成倍增加，经费问题成为人事档案管理社会化发展的制约因素之一。为妥善解决人事档案社会化档案管理机构的经费保障问题，建议国家继续采用市场的手段，来解决服务经费保障问题，尽快出台相关档案利用服务收费标准，以有偿服务的方式实现档案接收、管理、服务、利用的社会化，实现档案信息资源的社会化服务长效机制。

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［1］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话，中国档案，2015（1）.

［2］孙文鸿. 论档案服务中的社会化问题，山东档案，2013（3）.

［3］张明琴，丁静. 加快新时期档案电子化建设，山东档案，2013（5）.

［4］孙丽梅. 人事档案社会化管理模式探究，办公室业务，2011 （12）.

（作者单位：枣庄市人力资源服务中心）