高校外事实物档案的特点及管理利用分析

伴随我国高等教育国际化进程的不断加快，各高校对外交流与合作日益增多，在频繁的外事活动中产生了大量外事实物档案，它们作为外事档案的组成部分，具有较高的保存价值。然而，目前这部分档案的管理存在较多问题，档案的收集范围、分类编目、鉴定原则等缺乏有针对性和可操作的规范和标准，集中统一管理、有效保护和开放利用不能落到实处，管理的随意性较大。针对存在的问题，本文结合笔者所在的浙江警察学院外事实物档案管理实践，谈点个人思考与建议。

1 明确高校外事实物档案的特点

高校外事实物档案指高校与外国团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、教育培训、友好往来等活动中形成的具有保存价值的实物，这些档案具有以下特性：一是来源的复杂性。当前，高校出国访问的师生或外国来校访学、交流、学习的团体或个人不断增多，交流领域和事项日渐多元，由此产生的外事实物档案呈现出明显的来源复杂性特点。二是语种的多样性。外事实物档案来自不同国家、地区和城市，实物上印刻的语言和相关背景材料文字涉及各个语种，显现多样化的特点。三是内容的保密性。外事实物档案包括国外高校专家教授来校讲学时的讲稿、视频资料等，一些材料涉及知识产权保护和保密问题。四是形式上的艺术性。外事实物档案中有大量的书画、工艺品、美术设计作品等，反映了国外不同时期的艺术创意与审美观念，呈现出较强的艺术性。由于高校外事实物档案具有以上特点，所以在开展相关档案工作时，要在遵循普遍的管理制度规定外，结合其特点进行创新性的工作实践。

2 细化高校外事实物档案的收集管理

在制定相关规章制度方面，要结合档案的内容和特点，有针对性地做出相应规定。例如，浙江警察学院先后制定了《外事实物档案归档范围》《外事实物档案整理规范》等，对外事实物档案的归档范围、移交登记、整理分类、入库保管等都作了明确具体的规定。

在外事实物档案收集方面，要坚持及时和细致的工作原则。将平时收集与集中收集相结合、一般收集与重点收集相结合，扩大收集领域，丰富收集渠道和方法，及时关注、介入和跟踪学校开展的重大外事活动，事前、事中和事后都与相关部门及人员保持密切联系，全程了解相关档案资料的产生和流转，尤其对容易忽略、遗失的实物档案予以重视，及时收集到档案室妥善保管。收集重点是对高校发展和校园文化建设有重大意义以及有利于提高高校社会地位和具有重要查考利用价值的实物档案，这些档案的相关背景材料也要完整齐全。

在外事实物档案分类方面，要坚持科学合理的原则。可按照外事活动的不同内容，如访学深造、教育培训、考察交流、科研合作、学术讲座等进行分类，也可根据实物档案的载体形态，如证书类、礼品类、服饰类等进行划分，并根据形成时间先后、重要程度等因素进行排列编号。特别要注意的是，每件实物档案均需编制文字说明，说明内容包括档案编号、名称、特征、来源等，并与实物档案的检索目录内容相符合。

在外事实物档案保管方面，要坚持集中统一管理的原则。有条件的学校应建立专门的外事实物档案库，严格控制库房温湿度。对于不宜长期保存的实物材料，可通过保存影印件和清单的方式予以记录。有的实物档案是用特殊材质制作的，需要进行特殊保管，并在登记清单中予以备注说明。

3 重视高校外事实物档案的开发利用

一方面，要重视外事实物档案展览的举办，通过展览发挥实物档案的文化交流和宣传作用。在办展时，要结合高校中心工作需要和参观对象的需求，确定有价值的展陈内容。要根据高校工作内容的变化和参观对象的不同，适时更新调整展览内容。鉴于频繁的展示易对实物档案产生不同程度的损伤，对于年代久远、制作材质特殊的实物档案而言，应该从保护档案的角度出发，对全部或部分重要的档案拍照，并附上详细的文字说明，在办展时有选择地替代部分实物档案。

另一方面，要加强外事实物档案材料的编研。实践中，可对外事实物档案进行梳理筛选，编撰相关编研材料，如，制作高校外事实物档案系列画册，充分发挥外事实物档案的宣传教育作用，展示高校对外交流成果。例如，浙江警察学院把外事活动中收集到的国外警察服饰汇总梳理后，制作了反映国外警察服饰情况的精美画册，将相关服饰的来源、服饰所代表的意义详细解读出来，具有很强的参考性和可视性等，为学生了解国外警察服饰发展状况提供了最佳学习案例。

总之，加强高校外事实物档案管理与利用，具有很强的现实需要和拓展前景，迫切需要引起高校档案管理部门的关注与重视。