不让历史缺页——金华市加强临时机构档案管理工作侧记

金华市档案局

2016年，为深入了解金华市临时机构文件管理和档案工作状况，市档案局选取市委、市政府建立的多湖中央商务区建设指挥部等临时机构，深入开展走访调研，实地查看这些机构的文件材料形成、收集归档和档案管理等情况。这些临时机构承担着建设、拆迁、改造、协调等重要职能，工作期间形成的各种档案资料是见证金华发展历程的珍贵记录，也是日后相关工作查考利用的重要凭证，具有十分重要的保存价值。我们在调研中发现，全市临时机构的档案工作基础普遍薄弱，存在的问题十分明显，亟待改进。

一、临时机构的特殊性

此次调研主要围绕市委发﹝2012﹞104号、金委发﹝2015﹞10号文件设立的临时机构，并延伸走访了14个临时机构。调研发现，这些临时机构普遍具有以下特点：

一是机构设置特殊。临时机构属于常设机构之外的暂时性机构，与常设机构在业务上相互联系、工作中密不可分，甚至在一定情况下具有超越常规机构之上的权力。二是主管机关特殊。临时机构一般由一个或多个领导机关批准成立，有的没有直接的业务上级。三是工作人员特殊。临时机构一般没有正式编制和固定办公地址，其负责人和工作人员都是从各部门抽调来的，他们的来源单位分散、流动性大，政治素质与业务素质也参差不齐。四是工作任务特殊。临时机构的工作任务有很强的突击性与阶段性，不像常设机构的工作那样规范有序、有章可循。五是材料形成特殊。临时机构多处理事务性、专业性工作，所形成的文件材料只有极少部分是机关发文，其余多为“账外文件”。六是生存状态特殊。临时机构因任务而建，也随任务结束而解散，其组建和解散通常不向档案部门报备。

二、临时机构档案工作现状及问题

由于临时机构的特殊性，其档案工作处于十分特殊的境地。总的来说，临时机构档案工作无意识、无人员、无经费、无场所、无实体、无计划的状态是比较普遍的。分析存在问题的主要原因，可以归纳为以下方面：

一是档案意识淡薄。有些临时机构的领导认为常规工作才是必须完成的硬指标，而档案工作则是可有可无的。完成工作任务与开展档案工作区别对待，只抓工作进度，忽略档案工作；一些临时机构无分管档案工作领导，也没有专（兼）职人员，机构档案材料的收集与管理无人过问，档案丢失、受损或沦为“私有财产”的现象时有发生；一些临时机构撤销后人员回归原单位，文件材料或随意堆放，或被当作废纸处理，随着时间推移，临时机构工作状况也无从查考了。

二是人员专业素质不高。一些临时机构的工作人员责任心不强，又缺乏开展档案工作的专业知识，开展工作时不知从何下手，文件材料不登记、不整理、随意放置，材料的完整性和准确性无法得到保证，重要文件时常缺失。比如，调研发现，有2个机构已撤销，但当时的机构工作人员或者找不到所形成的档案，或者不了解档案工作的具体情况。发现问题后，市档案局虽全力追查，但还是没有找到相关档案。

三是主管机关职责不明。一些临时机构虽明确了主管机关，但主管机关档案部门对临时机构的档案工作情况不甚了解，或者不知道自身职责所在以及该如何进行监管；一些直属党委、政府管理的临时机构，由于主管机关档案部门的工作不到位，市档案局无法及时了解与掌握临时机构的档案管理情况，相应的工作监管与业务指导也未能正常开展。

四是后续管理中断。一些临时机构完成工作任务后即行解散，后续档案管理无人接手，机构形成的档案无统一接收单位，“账随人走，人走账丢”的现象频发。

三、加强临时机构档案管理的建议

（一）明确责任，加强领导

一要明确主体责任。各临时机构必须按照《档案法》、国家档案局8、9号令的要求，负责本机构文件材料的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案信息安全。二是明确监管职责。按照职能分工，各主管部门应将本部门建立以及下属的临时机构档案工作纳入单位综合档案室的统一管理中，对委托本部门管理的临时机构的档案工作也要切实加强监督和指导。党委、政府主管的临时机构，需要由档案部门会同市委办、市府办履行档案指导和监管职责，市“两办”应将此项工作纳入工作计划并统一部署，要将档案管理情况纳入对临时机构工作的检查与考核之中，要求机构撤销前先对文件材料进行整理，并由档案部门对撤销机构档案出具处置意见，列入档案馆进馆范围的档案由档案馆负责接收。三是建立监管体系。现有各临时机构应向档案部门、主管部门上报档案工作的分管领导、专兼职档案员姓名及联系方式，人员更换时要及时更新相关信息，建立畅通的档案工作指导和监管渠道，确保临时机构档案工作有人收、有人管、有的用。

（二）及时宣传，增强意识

档案部门及各临时机构的主管部门，应及时向临时机构的领导和工作人员做好《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等档案法律法规的宣传，大力普及档案知识，对临时机构专兼职档案员进行业务指导和专业培训，提升全员档案意识和责任意识。各临时机构应明确档案工作分管领导、档案管理人员，确保责任到人；要制定档案管理制度并严格执行，确保档案按时归档，并按规定向档案部门进行档案登记和备份。

（三）建章立制，加强监管

市档案局根据档案业务标准规范，起草《金华市临时机构档案管理办法》，报市委办、市府办印发。要对临时机构的文件材料收集、整理、归档、保管、利用、撤销后档案处置方法以及全宗管理做出明确具体的规定，统一工作标准、规范管理制度。市档案局和临时机构的主管部门要加强档案工作依法监管的广度和深度，定期组织检查，督促各机构完善档案管理，保证文件材料齐全完整、管理规范，防止档案丢失。

总之，临时机构虽然是临时性的，但档案收集保管绝不能“临时”。临时机构的档案工作成果与其他工作成果，对经济社会发展具有重要意义。临时机构从开始建立到结束撤销的过程中，形成了许多具有特色的重要档案，这些档案是记录一个项目、一个民生工程、一个区块建设的“孤本”，有着独一无二的凭证作用。在新形势下，按照国家法律法规的相关规定要求，切实加强临时机构档案工作，管理和利用好临时机构档案，是档案部门履行存史资政职责的客观需要，也是档案部门围绕中心、服务大局的责任担当。