中学生学籍档案管理刍议

邱建娥/青田县第二中学

中学生学籍档案是中学教学档案的组成部分，也是个人人事档案的组成部分，更是国家档案资源的组成部分。国家十分重视学籍档案管理，2013年8月国家教育部颁布了《全国中小学生学籍管理办法》（以下简称《办法》），并于2013年9月1日起施行。《办法》的颁布施行，标志着统一规范的学籍信息管理制度的建立，对于做好中学生学籍档案管理、推进教育现代化、深入实施素质教育、提高中学管理水平，都具有十分重要的意义。

1 中学生学籍档案的重要性分析

中学生学籍档案指中学生在初中、高中接受教育过程中所形成的、具有保存价值的多种载体的材料，如初中时的入团材料、高中时的毕业生登记表、综合素质发展报告、入党材料，等等。对中学生而言，中学生学籍档案对于其日后发展具有重要作用，关系到学生的升学、入党、就业、出国深造等方方面面。对学校而言，中学生学籍档案有助于提高中学教育教学质量，以及促进良好学风的形成。对社会而言，中学生学籍档案是用人单位选用人才、定职定位的重要参考依据，也是有关机构或部门检查核验学生毕业资格的重要凭证。

2 做好中学生学籍档案工作的建议

2.1 完善学籍档案管理机制

应加强对中学生学籍档案工作的领导，将学籍档案管理纳入学校整体发展规划中；建立健全各项管理制度，实行学籍档案集中统一管理；加大人力保障，落实管理部门和管理人员，形成校长负责，教务处、政教处、办公室等多部门联动，年级组长、班主任、任课教师等全员参与的学籍档案管理机制，确保学籍档案完整、真实和准确。

2.2 明确学籍档案材料的收集范围

中学生学籍档案收集范围包括：学籍基础信息及信息变动情况，学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学申请等），合素质发展报告（含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等），体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等，在校期间的获奖信息，享受资助信息，省级教育行政部门规定的其他信息与材料。

2.3 开展档案信息化管理

《办法》明确规定“学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。逐步推进学籍档案电子化，同时保留必要的纸质档案”，这为开展档案信息化管理提供了制度保障。随着经济社会和科学技术快速发展，传统手工管理学籍档案的方式已经无法适应现代中学管理以及社会利用的需要，这使得开展学籍档案信息化管理势在必行。浙江省于2005年建立中小学学生电子学籍系统，并于2010年全面实施中小学学生学籍电子化管理，这为开展档案信息化管理提供了成熟的经验与坚强的技术保障。开展档案信息化管理能够有效提高学籍档案工作效率及档案利用率，中学应加大对中学生学籍档案信息化管理的投入，确保工作顺利开展。

2.4 提高档案员综合素质

中学要严格执行《办法》规定，在上岗前对档案员进行岗前培训，上岗后要加强对档案员的业务培训与继续教育，不断提高档案员的业务能力与素质。同时，中学还要完善学籍档案工作的考核与激励机制，充分调动档案员的积极性、主动性和创造性，并保持档案员队伍的稳定性。需要特别注意的是，由于中学学籍档案涉及到的学生个人信息比较多，中学要特别强调档案员在工作过程中具备高度的责任心与保密意识，确保学生个人信息保密与学籍档案安全，维护学生权益。

2.5 做好学籍档案转出或转入工作

学生在转学或升学时，学籍档案应及时转至转入或升入的学校，原学校应保留学籍档案的电子版本，同时保留必要的纸质档案复印件。以学生升学为例，学生毕业时，学校应为每位学生打印一份毕业生信息表存档，同时将学生的电子学籍档案转入学校毕业生档案库中保存；再由学籍系统自动生成综合素质评价基本信息表，并及时提供给升入学校的招生部门。还有两种情况需要注意：一是学校合并，原学校的中学生学籍档案应移交并入的学校管理；二是学校撤销，原学校的中学生学籍档案应移交本地区教育行政部门指定的单位管理。