如何管好用好企业科研档案

文/吕敏

如何管好用好企业科研档案

文/吕敏

企业科研档案是企业在进行科研活动过程中的产物和结晶，是企业科技发展的决策依据。档案工作者应该加强档案管理工作，以便将科研档案所具有的意义和作用进行充分的发挥，最大程度满足社会和企业的需求

科研档案管理是企业科研工作的一种延续，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。因此，如何加强科研档案管理工作，将档案的作用更好的发挥出来，应该引起企业档案工作者的思考和重视。

一、根据科研档案的特点，规范档案归档工作

科研档案，并不是随着科研工作的完成而自然形成的。而是科研人员根据科研档案自身的特点和要求，在各阶段工作任务完成后，由该项目各阶段的负责人对形成的科研文件材料按其自然形成规律，并保持内在的联系，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），经鉴定后正式归档，向科研档案室移交、归档。

归档的科研文件材料应做到书写材料优良，文件的幅面和格式、编号方法和要求以及文件的审签应符合相关要求，并且装订整洁。归档的科研文件材料原则上是原件，因特殊原因只能归档复印件时应标注原因。一般归档一份，根据使用情况，可复制一定份数。

档案管理人员在认真检查和清点后，对符合科研档案归档要求的文件材料进行归档，形成科研档案；对不符合归档要求的文件材料，要及时反馈给项目负责人，按要求进行修订后重新归档。

二、增强档案意识，从各个环节加强科研档案管理工作

企业科研档案对企业技术研究过程进行反映，与企业科研工作紧紧相连，相互依存又缺一不可。企业科研档案的形成是否完整、准确、系统，档案管理是否到位并规范，对企业的发展至关重要。

超前控制。科研工作和建档工作实行“四同步”管理。即技术管理部门在下达科研计划时，同时向科研项目组下达建档任务，从项目立项开始就收集、整理科研文件材料；在各阶段检查科研计划进度时，要同时检查科研文件材料形成情况；验收科研成果时，同时验收科研文件材料的形成积累情况；评审奖励科技成果时要有档案部门出具专题归档情况证明材料。

注重保密。加强档案管理的保密工作，既是维护企业产品声誉的必要措施，也是提高经济效益、保护企业竞争实力的有效手段。遵循“严格管理、严密防范、方便工作”的原则，在科研档案收集、归档时，要保证档案资料的完整和及时；在科研档案的归档、复制、分发、借阅、更改、作废、销毁时，要制定相应的保密规章制度并严格执行，既要最大限度发挥科研档案的作用，也要防止失、泄密事件发生。

严管库房。库房和阅览室要分开，档案库房门窗要坚固，库房内必须保持适当的温、湿度，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等安全措施，档案库房要保持整齐、清洁。档案管理人员定期对档案进行检查清点、发现破损、虫蛀、退色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制、并做到帐物相符。

三、提高自身素质，在工作中勇于创新

随着企业科技水平的不断发展，科研工作的方式、方法有了很大变化。但目前很多企业科研档案管理人才缺少，档案管理水平偏低，与科研工作不相适应。作为档案工作者，应该具有奉献精神，安心本职工作，定期参加知识更新学习和继续教育培训，不断提高自身素质。

建立科研档案动态的管理模式。主动与科研部门、课题组、科研开发部门联系，介入科研部门的工作，主动向研发部门提供有价值的档案，注意收集成形资料，并加强科研成果转化阶段形成资料的补充工作，使企业档案管理工作在动态下运行并发展。

运用数字化的服务方式。加强计算机、信息、网络等知识和技术的普及，注重电子档案接收、保管等方法和技术的学习，利用网络实现各部门的共享作用，使档案的归档、查询、利用更加方便、快捷、准确。

加强档案信息加工工作。根据企业研发、生产、经营和管理的需求，编撰科研成果简介、文摘、汇编、手册、史料等深层次加工材料，为领导决策，各部门日常工作提供依据和参考资料，促进科研成果尽快转化为现实生产力。

（作者单位：陕西凌云电器集团有限公司技标档案处）