高校档案数字化建设与管理探析

文·范利 宋守君

高校档案数字化建设与管理探析

文·范利 宋守君

高校档案是学校精神文明成果的真实体现，伴随着学校文化的发展而发展。它最真实可靠地记录了学校的发展与变迁，是承载着学校发展历史的主要标志。目前我国高校的档案管理存在难度大、重管理轻使用、效率偏低等问题，采用档案数字化管理就提上了议事日程。所谓档案数字化管理，是指随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。高校档案数字化管理既是高校档案管理工作的大势所趋，也必将推动高校的档案管理工作更加电子化、科学化、规范化。

一、高校档案数字化管理的重要意义

（一）高校档案管理工作的迫切需要

一方面，高校档案作为一所学校物质文化、精神文化和制度文化的历史浓缩，在一定程度上可以代表着学校的历史发展状况，这是因为高校档案记载着一大批献身教育事业的专家学者、科研人才、知名教授，前辈们刻苦、严谨的治学精神。另一方面，当今信息网络技术正以无可比拟的速度充斥着现实社会的各个层面，档案社会也不可避免地被同化。在这个时代，档案部门已不再是档案实体的管理部门和封闭的信息藏储地，而是一个积极提供利用的服务机构。在这种情况下，仅仅依靠过去纸质档案的管理方式，是无法实现目前高校档案管理的迫切要求的。在某种程度上，档案数字化管理的采用就可以实现二者的有机结合。

（二）提高高校档案管理工作的效率

近几年来，随着各高校招生规模的扩大和教育教学改革的深入开展，高校各项工作都取得了长足发展，这造成高校的档案数量急剧增加，内容也越来越丰富。将档案进行数字信息化，不仅能使传统纸质载体的档案向机读档案载体转变，让整体运作过程控制在计算机和通信线路中进行，并能将传统的移交、分类、立卷、编目等一系列繁琐的程序全部通过计算机网络来完成。档案管理部门再根据归档范围通过系统进行有序辨别，保存有价值的机读文件，使其转化为机读档案。最终，各类数据库的建立，使高校电子档案“数出一门”，大大提高了管理工作的效率，保证了各类归档数据的及时性、准确性。

（三）提高档案工作者的能力和水平

高校档案数字化的开展，使档案工作进入一个崭新的工作环境，加大了良性循环。以往档案工作者为开发档案资源，为档案利用而进行的许多文献汇编、专题汇编等编研工作可大大减少，甚至可取消平时查阅，将更多的时间用于档案数据整理工作，及时将电子档案归档，尽快地提供利用。各级业务主管部门的档案工作者可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注明处理意见，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，大大减少了档案数据录入工作。工作人员仅编制相应的档号，整理上架，而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要集中将大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，将不复存在。

二、当前我国高校档案数字化管理存在的问题

（一）档案数字化管理的思想意识薄弱

受社会经济、文化发展条件的约束，现在很多高校从领导到学校教师都没有认识到加强档案工作的重要性，存在“‘说起来重视，做起来次要，忙起来忘掉’的现象”。主要表现在，一是学校领导对档案管理不重视。现在的学校领导要管教学、科研、学科建设、后勤保障等诸多事情。事情一多，有些领导就认为档案工作是可有可无的，可以抓也可以不抓。但档案工作具有很强的连续性，搁置时间一长，想抓的时候已经无从抓起。二是学校档案管理人员不重视。高校职能部门的档案管理人员多为兼职做档案工作，无法计入工作量。既然领导不重视，学校的档案管理人员就更加不重视了。

（二）档案数字化管理工作缺乏规划

档案工作是一项连续性很强的工作，只有加强对高校档案工作的严格规划，这一工作才能循序渐进地开展。但是，现在很多高校对档案工作缺乏基本规划，这些规划包括档案整理人才的培养、档案整理技术手段的提高、档案整理相关制度的制定、对档案材料的深层次加工等。毫无疑问，对档案工作缺乏规划是当前很多高校档案工作存在的普遍问题。

三、解决我国高校档案数字化管理存在问题的措施

（一）统一档案数字化管理的思想认识

高校档案数字化管理工作的顺利开展是各种因素综合作用的结果，需要领导的高度重视、各部门的积极配合、档案管理人员的认真工作。只有领导高度重视了，学校才能在技术手段提升方面、专业人才的培养和引进方面有所作为。只有学校各部门积极配合了，才能及时、准确地提交各种档案资料。只有档案管理人员工作认真了，高校档案才能准确无误地顺利归档。鉴于此，必须在高校营造重视档案工作的良好氛围。一方面，在全校范围内大力宣传高校档案工作的重要性，让全校师生自然而然地重视档案工作。另一方面，利用学校网站等平台，利用已有档案资料的精彩部分，如图片、视频资料等，提高学校师生对高校档案的感性认识。

（二）增加档案数字化管理的投入力度

目前高校档案的数字化管理难以完全开展，与学校的投入力度不够有直接关系。由于高校的人员流动比较频繁，学校部门设置相对复杂，加之学校合并、各项建设工作突飞猛进等原因，现在档案的数量要比以前多很多、内容也复杂很多。在这种情况下，还是仅仅依靠档案整理人员的抄抄写写，是很难把学校的档案工作做好的。这就应该增加档案数字化管理的投入力度，利用先进的技术手段，提高档案整理效率。

（三）提高档案工作人员的专业水平

在某种程度上，档案整理人员的专业水平如何，决定着一所高校档案数字化管理水平，档案工作者的素质是数字化档案馆建设较为关键的一个环节。因此，必须采取措施提高档案整理人员的专业水平。一是加强专业培训。针对目前的很多档案整理人员都是“半路出家”这种情况，加强这部分管理人员的专业培训。通过这种方式，提高他们对高校档案工作的认识水平、档案工作管理水平和管理能力。二是积极引进档案专业的专门人才。“术业有专攻”，档案整理也不例外。现在很多高校的档案整理人员中根本没有档案专业的专门人才，从而大大制约了档案整理工作的顺利发展。三是提高档案整理人员的计算机水平。高校档案的数字化管理工作离不开信息技术和计算机技术，需要档案管理工作人员必须达到一定的技术水平，才能得心应手地把这些技术用到档案整理工作中去。

（四）加强档案数字化管理的安全系数

“安全性问题一直是阻碍档案实现网络化的重要因素之一。档案信息网络化带来的最大风险之一就是网络安全问题。”一是机密档案信息的安全保密问题，它是预防计算机病毒入侵、避免网上黑客攻击的主要措施，应设置访问权限、身份识别等；二是通过摸索电子档案自身的规律和特征，主动借鉴和接纳外国的经验，摸索出适合中国国情的行之有效的法律法规保障体系，保障计算机系统运行的安全。三是加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用的应用软件不同，加上采集、录入、扫描等过程中疏忽等原因，都会引起各种各样的问题，必须设置监管部门，确保数据质量，从源头上减少建设过程中的错误。四是及时建立数据备份，它是一种预防电子档案被破坏后的补救措施。由于电子文件的读取设备或软件先于电子文件消失，因此，实现高校电子档案异质异地保存备份，能够大大提高电子文档保管的安全系数。

［1］张东华，刘名福.文化共生环境下档案文化发展动力研究［J］.档案学通讯.2010.（4）：4-6.

［2］商敏锋.档案信息网络化浅析［J］.兰台世界.2006.（l）：22.

［3］蔡清波.王玉爱.高校档案工作当议［J］.福建师范大学学报，1995.（4）：139.

［4］菅娉娉.论高校档案工作的可持续发展［D］.济南：山东大学，2008.

（作者单位：山东建筑大学）