关于地方志资料年报专题资料的思考——以广州市地方志资料年报工作为例

李玉平

（广州市人民政府地方志办公室，广东广州510091）

关于地方志资料年报专题资料的思考
——以广州市地方志资料年报工作为例

李玉平

（广州市人民政府地方志办公室，广东广州510091）

专题资料是地方志资料年报的选报内容和组成部分，分析了专题资料的概念，归纳了全国各地年报制度对其的界定；论述了年报专题资料在年报和地方志工作中的重要性；并以最早实施的广州市地方志资料年报工作为例，分析其存在的问题和产生的原因；最后试图提出几点提升年报专题资料的措施。

地方志资料年报；专题资料；主体资料；开发利用

地方志资料年报制度自2006年由广州市政府地方志办公室创建以来，逐渐在全国推广，目前，山东、北京、广东、宁夏、湖北等省、直辖市以及哈尔滨、长沙、成都、玉树等市也建立了年报制度，在全国地方志系统形成了较大的影响力。第五次全国地方志工作会议上，王伟光提出要“加大依法征集地方志资料的力度，建立和完善地方志资料年报制度”。《全国地方志事业发展规划纲要（2015—2020年）》也将“强化地方志资料建设”列为一项主要任务，提到要“加大依法收（征）集地方志资料力度，建立和完善地方志资料收（征）集、保存、管理制度，推行地方志资料年报制度并形成常态机制”。可见，在今后的地方志工作领域，年报工作将愈发重要，探索如何进一步提升年报质量以适应地方志事业发展的需要就成了摆在我们面前的课题。

在年报的内容构成中，专题资料是重要的一项，其他还包括主体资料、大事记资料、图片资料、人物资料、附录资料五项。较之后五项，专题资料的概念比较模糊，标准不一，难以把握，地方志资料年报承报单位（以下简称承报单位）在报送时存在很大的随意性，造成专题资料数量少、质量差，已偏离其设置的初衷。笔者主要以广州市地方志资料年报工作为例，结合全国已实施的年报制度，思考年报专题资料的概念和重要性，并分析存在的问题，试图寻找提升年报专题资料质量的途径。

一、年报专题资料的概念

“专题”是一个司空见惯的词，《现代汉语词典》解释为“专门研究或讨论的题目”。关于“专题资料”，《现代汉语词典》并无明确的定义。《如何搞好党史专题资料》一文指出“专题资料是专门的某一个问题的资料，包括重大事件、重要会议、重要人物的活动、重要的历史侧面或某一战线的重要活动”。①http://www.qhsl.gov.cn/Html/dangshizonghe/2008-12/31/100204355.html.这个解释在《现代汉语词典》对“专题”解释

的基础上细化了两层意思，一是对问题进行定性，必须是“重要的”；二是注明了问题的大致范围，如事件、问题、会议、历史侧面、活动等。

关于“志书专题资料”，《中国地方志词典》有特定的解释，“专题资料：整理方志资料的具体方法之一。即把采集到的各种方志资料进行提炼加工，再按各种专题资料编写。它用鲜明的观点统率材料，记录某一专题所涉及的某项事业在一定历史条件的发生、发展、更替和消亡的过程……它既是完善方志资料的重要手段，又是志书的“预制件”。［1］黄苇主编.中国地方志词典［M］.黄山：黄山书社，1987：358.这里将“志书专题资料”视为整理方志资料的方法，指出了专题资料编写的步骤、内容及作用。另外，对志书专题资料，方志界还有一种比较典型的观点，如《浅述第二轮志书中的专题资料》一文所指，“专题资料，就是对那些因受志书分类记事的束缚，不能展开或深入记述的重要和典型的事物、事件，分别作集中记述的资料”［2］詹跃华.浅述第二轮志书中的专题资料［J］.新疆地方志，2011，（4）：22.。这一观点阐明了志书专题资料产生的特殊根源是受志书体裁的约束，因而将其与一般专题资料区别开来。

关于“年报专题资料”，在全国的地方志资料年报制度中，也呈现不同的规定：

第一种以广东省地方志资料年报为代表。2013年4月22日印发的《广东省省级地方志资料年报编写要求》规定，“专题资料收录在本行业（事业）具有重大影响或代表性、典型性事件的资料”。对专题资料收入的内容作了限定：一是事件，二是要求“三性”——重要性、代表性、典型性。

第二种以广州市地方志资料年报为代表。2006年4月印发的《广州市地方志资料年报实施意见》规定，“专题资料是记载本行业（事业）发生的重大事项发展变化过程及其结果、影响的详细资料”。2012年5月修订后的《广州市地方志资料年报编写要求》与此基本一致，相同的还有《青岛市地方志资料年报主要内容及编写要求》《莱芜市地方史志资料年报制度》《吐鲁番地区地方志（年鉴）资料年报制度实施意见》等。这种解释在第一种规定的基础上，补充了专题资料记述的内容——重大事项发展变化过程及其结果、影响，无疑增加了专题资料的全面性、完整性、深度性，使得专题资料与主体资料能更好地区别开来，因为主体资料也会反映重要事件，但囿于体裁和结构不能完整记述。

第三种以成都市地方志资料年报为代表。2013年5月23日实施的《成都市地方志资料年报制度》规定“专题资料，是指从年度大事中选择重大的活动、项目、事件等，作为记述单元，进行详细记述”。相同的还有《玉树州地方志资料年报制度》。这种界定与上二种不同，它直接将专题资料的选题和范围限定在大事记条目中，不失为一种创新。

第四种是以哈尔滨地方志资料年报为代表。2009年11月24日实施的《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》规定：“年度化资料包括文字内容和音像、图表、照片等非文字内容。文字内容由综合性专题和单一性专题组成。其中综合性专题是对一个单位或部门一年工作情况的综合性归纳。单一性专题是对一项工作或活动的记述，包括开展的背景、采取的措施和工作结果。”此处的“综合性专题”应为主体资料，“单一性专题”才是本文论述的专题资料。本实施细则对专题资料的规定并无特殊之处，但将年报的内容划分为两类专题，比较特殊，自成一体。

从上面几种规定可以看出，地方志工作机构对专题资料的理解不甚相同，而从收稿情况来看，承报单位报送的专题资料更是五花八门、良莠不齐。加之专题资料不是年报的必报内容（主体资料、大事记资料、图片资料和附录资料为必报内容，专题资料和人物资料为选报内容），承报单位对专题资料重要性认识不够，一般“能不报则不报”，造成专题资料数量比较少。实际上，专题资料不仅对年报工作、对地方志事业发展都是非常重要的。

二、年报专题资料的重要性

年报是地方志资料的年度积累和储备，其制度设计最初的目的是服务于下轮修志工作，因此年报与志书的内容是基本吻合的。年报的主体资料、大事记资料、专题资料、图片资料、人物资料、附录资料可分别对应志书的分志、大事记、专记、图、人物、附录。实际上，年报的专题资料除可作志书专记的基础资料外，还是志书分志的资料来源。同时由于专题资料的完整性、生动性，亦是地方志资源开发利用的重要项目。

（一）年报专题资料是志书专记的重要来源

专记即专题记述，是地方志体裁“记”的组成部分。关于专记的来源，有说“专记原本不是志书固有的体裁，是从刊物或年鉴移植过来的”［1］王晖.再谈特载、专记与大事记略［J］.黑龙江史志，2007，（3）：23.］，也有说“旧志亦有设立专记，如民国版的《川沙县志》设‘川沙农民暴动'，《庐山志》中附有‘抗战斗争史实'［2］李升宝.对专记编写的浅见［J］.广西地方志，2008，（5）：19.，还有说“专记是新编方志的附录名称，语出《武汉市志·金融》送审稿”［3］黄苇主编.中国地方志词典［M］.黄山：黄山书社，1987：358.］。专记由于能够比较系统、集中地反映“专记”范围内发生的重要情况或重大事件；避免在某一条目中占据过多分量，形成条目之间轻重不均；同时重点突出，避免重复，在第二轮志书编修中得到广泛应用。而专记的编写，需要有针对性的搜集资料，其中包括各行业、各部门的资料。目前，承报单位报送的年报专题资料包括重大改革、重大政治事件、重大案件、重大自然灾害、重要科研技术或投资项目、社会热点和焦点问题等等，这与专记在选材上是一致的。同时，年报专题资料与专记编写写法也一致，都是采用集中记述的方式。因此，志书的专记可从年报专题资料取材，或直接将适合的专题资料用作专记。

（二）年报专题资料是年报主体资料的深化

2006年，广州市地方志办公室在规划专题资料时是基于提高年报的广度和深度，将承报单位在主体资料中无法充分记述的跨年度、跨部门的重要资料作全面、深入、集中的记述。这就与前面提及的《浅述第二轮志书中的专题资料》一文对专题资料的界定相类似，将年报专题资料视为主体资料的补充。

以广州市地方志资料年报工作为例，目前承报单位报送的专题资料大致分为以下几种类型：第一种是受限于篇幅，在年报主体资料中只能作归纳、综合反映，无法叙述过程的重要事件，需要以专题资料的形式集中记述反映。如2010年广州亚运会举办，广州海事局报送专题资料《广州亚运珠江巡游精彩亮相水上交通安全管控有力保障》，选取了该局参与开幕式一个点进行详细记述；广州港务局报送的专题资料《广州港务局亚运安保工作》，从领导重视、码头管理、监督检查、排除风险等方面全面回顾了该局参与的亚运安保工作。第二种是延续较长时间的某一工作或项目在本年结束或者取得较大进展，主体资料只记述年度情况，难以反映总体状况，需要以专题资料的形式完整记述。如交通运输部广州打捞局报送2007年报送的专题资料《“南海Ⅰ号”考古打捞专题》，详述了自1987年中国救捞总公司与英国海洋探测打捞公司签署合作打捞两艘沉船所载货物协议起至2007年11月28日重达5600吨的沉箱进入广东海上丝绸之路博物馆“水晶宫”的全过程。第三种是牵涉多个部门的工作，在本单位的年报主体资料中只能反映部分工作，不能窥见该项工作的全貌，需要以专题资料形式集中反映。如2004年南海救助局报送的专题《珠江口事件救捞系统联合抢险清污》，详述了广东海事、南海救助局、广州打捞局、海洋渔业等部门参与联合抢险清污的过程。以上几类专题资料突破年度和部门工作的界限，将某一事物的起因、发展、过程、结果作集中、全面、详尽的记述，是主体资料的重要补充，和主体资料一样可以直接用于下轮志书的分志

编纂。

（三）年报专题资料是年报资源开发利用的重要内容

年报除了作为地方志书的资料积累，也是地情资料库的重要内容。比起年报的其他内容，专题资料独立成篇，选材具有典型性、记述具有完整性、内容具有可读性，是年报资源开发利用的首选。如广州市地方志办公室2012年编纂出版的《广州创新报告（2001—2005）》，就从年报专题资料中选取了不少内容；2008年和2014年举办的《广州建城2222年广州之最图片展》和《科学发展十年巨变入载广州地方志大事图片展》两个地情展，其中大量资料也是出自专题资料；2015年启动编纂的《“十二五”广州大事纪实》也是首先从年报专题资料中筛选条目的。随着年报工作的普遍化和制度化，开发利用年报也将成为常态化，而对专题资料的开发无疑是年报资源开发利用的重要内容。

三、年报专题资料存在的问题

广州市地方志资料年报工作自2006年开展以来，每年都举办全市性的年报业务培训班，并编印《地方志资料年报选例》作为年报编写指南。《地方志资料年报选例》是从上年度的年报中选取质量较高的主体资料、大事记资料、专题资料、人物资料、图片资料、附录资料六部分辑录而成的。笔者在编辑《地方志资料年报选例》过程中，深感专题资料的选取是最难的。为研究年报专题资料的状况，笔者抽取了交通、港口、农业气象等领域30家承报单位报送的专题资料为范本进行分析，发现它们主要存在以下问题：

（一）专题资料缺乏

广州市地方志资料年报工作自2006年启动，2001～2005年为一次性补报（视为1次），2006年起一年报一次，以此计算，2001年至2013年应报送9次，如果30家单位每年均报送专题资料，收稿应为270份。实际上，由于专题资料不是必报项目，30家单位中17家承报单位从未报送专题资料，占56.7％。其余13家共报送了39份专题资料，其中报送1次的4家，报送2次的3家，报送3次的3家，报送5次的1家，报送6次的1家，报送9次的1家。可以看出，大部分承报单位没有报送专题资料，仅有小部分单位坚持报送。其中的差别不是单位本身缺乏专题资料选题，如广州铁路集团办公室、广州港集团等大型集团业务涉及广、工作覆盖面宽，不可能13年无一条符合要求的专题，而坚持每年报送的中交第四航务工程局却能每年能找到适合的专题。

（二）专题资料总体质量不高

从收到的39份专题资料来看，仅4份为年报工作人员编写，其余35份均为现成资料直接报送，内容包括工作总结、媒体报道、会议纪要等等。现成专题资料在报送也存在定位不准、价值不高、归类不当等问题。第一，将主体资料的内容作专题资料报送。专题资料与主体资料是详与略的关系，对同一事件，能简单记述的内容应作主体资料，需详述过程的内容可作专题资料，专题资料的内容应在主体资料中有所体现。而有些单位的专题资料内容概括、字数较少，且在主体资料中没有丝毫涉及，实质可作为主体资料报送。如市气象局2005年报送的专题资料《〈广州市气象建设方案〉的出台及实施情况》全文仅800字，在主体资料中亦未提及，就是将主体资料作专题资料报送。第二，将专题资料视为杂记，把其他部分收录不了的资料放入专题资料。如不少单位将“记全国××系统工会工作先进集体”“全国模范职工之家”“天灾无情人间有爱——某公司情系地震灾区”这一类党建、工会、企业文化建设等的内容作为专题资料报送。第三，将附录资料与专题资料混淆。某公司将“某公司2012年年鉴资料”“某公司2012年年度报告”等附录资料放入专题资料，另外，也有公司将《“永盛”轮首航碑记东北航道》等专题资料放在附录资料中。

出现以上问题，其原因是多方面的：一是承报单位对专题资料不够重视。由于专题资料不是年报必报内容，承报单位人员抱着“多一事不如少一事”的心态，对专题资料不予理会。二是承报单位没有掌握专题资料与其他类资料的区别，常混淆几者归属和分类。如将本该写入主体资料的内容放

在专题资料中，或将专题资料与附录资料对换。三是专题资料概念不清楚，选题太宽泛，自由裁量权太大，难以把握。关于专题的选取，有人甚至提出“直觉体验”［1］宋永平.方志学的理论与实践［M］.郑州：中州古籍出版社，1994.，而《广州市地方志资料年报编写要求》中专题资料的选题沿用的是志书专记的标准，对承报单位而言很难操作。四是专题资料编写难度较大，尤其是跨部门、跨行业的资料，要重新搜集资料和组织人员编写工作量极大。对身兼数职的承报单位年报工作人员而言心有余而力不足，所以只能找现成资料凑数。五是地方志工作机构对专题资料业务指导不得力，长期以来较为重视主体资料、图片资料等必报内容的培训和指导，没有认真分析、研究专题资料的具体编写要求和加以针对性的指导。

四、提高年报专题资料的编写水平

专题资料作为年报的重要组成部分，关乎年报的整体质量。加强年报质量建设，应针对年报专题资料存在的问题，采取切实可行的措施，有针对性地提升专题资料的编写水平，具体可从以下几个方面努力：

（一）提高认识，充分理解年报专题资料的重要意义

杨尚昆同志曾指出：“收集资料工作可以用两个字来概括：一要广，二要专。广是指所有的资料，即使是一点线索，也要想方设法加以收集。专，就是要有重点，搞专题。只有在广的基础上，才能专。”地方志作为全面系统记载一地自然、政治、经济、文化、社会的资料性文献，搜集资料时除了要扩大年报网络，做到覆盖面广泛、全面，还应突出专业性、深度性，有针对地搜集专题资料。专题资料是年报的选报项目，选报并非不重要，而是具有一定的收录标准，选取的是本地、本行业具有广泛性、综合性的重大改革，对经济社会发展有重大影响的科研技术或投资项目，影响较大的社会热点和焦点问题，较为复杂、涉及面较广的重要事物、重大专项工作和重要活动，重大政治事件、重大案件、重大自然灾害等，所以专题资料记述的内容更具地方特色和时代特色。专题资料通过全面、深入的记述展示全过程并揭示事物的客观规律，入志后还能提高志书的地方性、可读性和学术性，进一步发挥志书资政、存史、育人的功用，所以地方志工作机构和承报单位要充分认识到专题资料的重要作用。

（二）加强培训和业务指导，提升专题资料编写质量

地方志工作机构年报业务指导人员首先要加强学习，组织交流和研讨，提高对专题资料的理论认识和业务指导能力。同时针对专题资料这一薄弱环节，对承报单位展开培训。

培训应该突出重点：一是如何确定专题资料的选题。首先，从主体资料、大事记资料入手选择专题应先厘清三者的关系。专题资料是对主体资料未能充分记述的主要问题的细化和补充，专业资料的内容应能在主体资料中找到注脚。专题资料与大事记资料也互为补充，如《成都市地方志资料年报》就将专题资料限定在大事记条目中，这无疑比《广州市地方志资料年报编写要求》提供的专题资料选题更具有操作性，但各单位编写的大事记质量参差不齐，数量少则10条，多则上百条，而且多是反映领导活动、人事变迁、工作会议等内容，仅从其中找专题资料选题亦很难，但大事记资料可作为一条重要的线索。实际工作中，不少专题在大事记资料、主体资料、专题资料三种资料中均有记载，这种交叉正好印证了专题的重要。其次，牵头部门应从牵头工作入手报送专题。涉及多个部门的工作相对比较重要，作为牵头部门要形成专题资料报送，内容除反映本单位的工作外，还应全面反映参与部门的工作情况。

二是明确专题资料与其他内容的区别。前面已多次提到主体资料和专题资料有区别，这里主要是

指专题资料和附录资料也各有界限，不宜混淆。很多承报单位片面地将年报附录资料理解为单位工作总结，而将其他内容全部塞进专题资料。实际上，《广州市地方志资料年报编写要求》规定年报附录资料包括本行业（事业）具有重要存史价值的原始资料，如重要文件、政策法规、工作报告、工作总结、重要会议纪要、专题汇报材料、调研报告、报刊资料、人物事迹材料，以及各类统计资料等，范围远不止工作总结。承报单位要把握好附录资料的收录范围，明确其与专题资料的区别，对相关内容进行合理归类。

（三）实行广泛搜集和定向征集相结合，选择一批年度专题布置下去

为提高专题资料的数量和质量，除要求承报单位自行确定专题报送外，地方志工作机构还应主动选择一批专题安排给相关单位编写。如自2009年开始，广州市地方志办公室将“入载广州地方志十件大事评选”的候选条目作为专题资料的选题让相关单位撰写，上文中提到的4份由承报送单位编写的专题资料均来源于此。同时随着政府职能的转变，不少政府承担的职能已社会化、市场化，以政府部门为年报主要网络搜集到的资料已难满足地方志事业发展的需要，某些领域的专题需要通过其他渠道补充搜集，如委托专家学者开展专题调研，或与相关部门合作联合开展调研。近年来，广州市地方志办就采取政府购买的形式，对一些遗漏的、无承报单位或即将消失的重要专题进行定向搜集。

承报单位在定向搜集专题资料时，要注意拓宽资料来源，注重运用口述访谈、社会调查等方法，发掘有特色的典型材料。编写专题资料时采用纪事本末体，做到记述全面，即反映事物或活动的基本要素包括背景、时间、地点、涉及的单位或人物，经过、结果、影响等齐全，呈现事物的全貌；同时还要深入，选取与所记专题密切相关的背景性、过程性、细节性资料，增加记述的深度和广度；另外忌专业术语太多、忌空话套话太多、忌用观点代替事实。地方志工作机构人员也应对承报单位编写专题资料应给予及时和有效的业务指导，对报送来的专题资料进行认真审查和验收。

（四）加大对专题资料的开发利用，增强专题资料编写的积极性

年报紧跟时代脉络，是地方志资源中最鲜活的部分。而专题资料又是年报中最独立、灵活的内容，更适合开发利用。探索地方志资源开发利用的长效机制，要将年报专题资料打造成新的增长点和支撑点。一是可以汇集专题，出版地情书籍。如将近年来的专题分类、整理和编辑后，编成热点重点事件，纳入地方系列文化丛书出版；或者补充相关内容后，出版大事纪实，如广州市地方志办正在编纂的《“十二五”广州大事纪实》。二是加强与新闻媒体的互利合作，与媒体共同策划开办专题专栏。市地方志工作机构提供专题选题、基础资料和采访名单；媒体记者根据需要进行采访、并撰写稿件。专题专栏既可满足读者对媒体深度阅读的需要，也能推介地方志成果、宣传地方志文化，是便捷、高效开发年报专题资料和地方志资源的重要方式。三是筛选好的专题资料刊登在地方志刊物和网站上。地方志刊物和网站作为地情信息传播的重要平台，是提供地方志公共文化服务的重要载体。在与承报单位协商后，地方志工作机构可筛选一批合适的专题刊登在地方志刊物和地情网站上，既丰富了刊物和网站的内容，又增加了专题资料的点击率和阅读量，促进了专题资料的开发利用。

总之，年报专题资料作为年报的重要构成，既应纳入年报体系，整体运作，统筹安排，全面提升；又应切合实际，具体分析，多方配合，重点突破，以提高专题资料的编写质量。

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