浅谈新时期的图书与档案工作

张淑杰

（黑龙江省医院，150036）



浅谈新时期的图书与档案工作

张淑杰

（黑龙江省医院，150036）

【摘要】社会的进步，现代化技术的发展，职业环境的改善，信息化的普及，都在一定程度上改变了传统生活模式，各行各业也都发生了改变，图书与档案工作也受其影响发生了很大改变，下文就来探讨在这样的环境下如何做好图书与档案工作。

【关键词】新时期；图书；档案；信息资源

前言

档案、情报、图书都是记录人类知识的载体，是社会经济发展的重要记录，都可以被存储、传递与利用，在一定条件下可以互相转化。这三者都十分注重科学性与社会性及服务性，其最终的目的都是为了实现存储、开发与利用，发挥其最大价值，在当前环境下，图书、档案、情报都被赋予了新的内容，也发挥了新的作用。

一、图书与档案的关系分析

一直以来，人们对图书与档案的认识上都存在一定的差异性，从概念上来说，二者存在一定的相同性，但也存在一定的差异，下文就对二者间的关系进行阐述。

（一）图书与档案的概念

档案资料是资料收集的过程，那么在众多的资料中如何区分哪些是档案所需的资料呢，所谓资料就是在档案形成过程中对学习、工作与生产等有参考价值而收集与编写的一切相关的材料，其涵盖的内容较广，可以是图书馆中被束之高阁的书籍，也可能是街上随意派发的传单，也可能是一幅地图或者是一张照片。图书则与其不同，是以文字或图像等手段，记录或描述的信息进而达到目的的出版物，是人们表达思想、总结经验与传播知识的一种重要文化工具。

（二）图书与档案的共同特征

从上文的分析中我们可以看到，档案与图书都是知识的载体，因此，二者最大的共同点就是知识性与载体性。二者涵盖的内容、载体的材料、目的与作用、现代化的管理方式都有一定的重复性。从古至今，人们积累的知识大多记载于文献中。文献则是由档案、图书、情报构成的，不论是传统的文字、还是现代化的视频、音频，亦或是图片、符号都可以被归纳为文献。档案与图书都是社会实践的产物，都是通过一定的方式记录人类的实践活动，对人类知识的发展具有不可替代的重要作用。后人可以通过前人所著的图书、或者是收集的档案资料来查阅其所需的知识，利用这些知识武装自己，不断地战胜自然，提升自我，进而改善社会环境，创造新的历史，丰富档案资料。因此，档案与图书都是社会发展重要的信息来源。

（三）图书与档案的不同

二者存在相同之处，自然也会存在一定的差异，从其差异情况来看，最大的区别在于用途上，档案属于权威性的资料，而图书则属于艺术加工品，参考价值远远小于被不断完善的档案资料，档案资料是档案文献经过多次加工后的产品，参考价值与情报价值毋庸置疑。同时，档案具有界定性，其内容所呈现出的就是历史，基本上可以还原真实历史。图书则不同，其属于精神与艺术产品，多是当时历史的一种演变，也是一种延伸，作者的个人主义色彩浓厚，无法作为一种档案来反映某一人或者某一件事的真实情况，杜撰成分较大。另外，档案具有一定的区域性，但图书则不受地域限制。最后档案与图书最大的区别就在于根据分类，部分档案具有严格的保密性，唯有在一定范围内方可开放，但图书则与其相反，图书是发行范围越广越好。档案是为特定人群服务的，缺乏普遍性。但图书内容的广泛性与商品属性决定了其服务的范围涵盖较广，公众性较为明显。

二、图书与档案的未来发展

从上文的分析中我们看到图书与档案存在着一定的差异，但二者又存在一定的联系性，互相影响，具体来说，二者在未来的发展呈现出以下几个特点：

（一）纸质档案向电子档案转变

随着科技水平的提高，档案也逐渐脱离传统模式，从纸质载体向电子载体转变，管理系统也从传统的馆藏向数字化管理转变。从其特征来看，传统的纸质档案原生信息强，因此其原始性较强，凭证作用大。电子档案则是利用现代化的设备，在信息存储、输出与处理上与传统的档案都存在较大的差异，其效率较高，优势明显，不受时空的限制，资源共享性较强。但是电子档案也存在一定的缺陷，其具有不稳定性，降低了其可靠性与真实性。从长远的发展来看，电子档案要想完全取代纸质档案仍需一段较长的时间，但相信随着信息化的发展及人们意识的不断转变，纸质档案将不断向电子档案转变，这是未来必然的发展趋势。

（二） 档案、图书、情报将朝着一体化的方向发展

在社会科学研究领域中，档案学、图书馆学与情报学的发展渊源相似，发展历程大致相同，但二者分属于不同的学科，却存在一定的联系性。随着网络技术的发展，网络无处不在，发挥了前所未有的作用，缩短了图书、档案与情报间的距离，文献信息资源网络化、数字化将是档案与文献信息的必然发展方向，图书与档案将实现一体化的发展目标。

三、图书与档案间的联系是实现共享共建的前提

（一）图书与档案的共通性

从工作性质上来看，二者属于服务性行业，同时具有科学性与管理性的特点，其目的都是为社会的发展提供文化类的服务支持，为现代化社会的政治、经济及科研发展奠定基础，提供科学化的信息，推进社会的发展。从工作对象上来看，二者都是以文献信息为工作对象；从内容上则是做好信息的采集、加工、存储与利用；同时二者都十分重视管理与利用；方法上也存在一定的共通性，都是通过编目、检索等方式完成的。另外二者都属于重要的知识财富，只是载体不同而已。二者都是利用不同的载体将有价值的文献信息存储起来，便于后期使用。另外，二者间还可以互相的转化，如果经过分析，图书的书稿具有考察价值则可以将其转化为档案保存，而档案也可以通过专业人员的修订，重新改编，将其转化为图书，供更多读者使用，提高其利用价值。正是由于这种共通性，为实现信息资源的共建与共享奠定了坚实的技术基础，为实现统一管理创造了良好的条件。

（二）二者相辅相成

众所周知，保密是档案最大的特征，正是由于这一特点，同时受到传统观念的制约，我国诸多档案从建档至今都被束之高阁，利用率较低，而图书行业则不同，其一直紧随时代发展步伐，实现了信息化办公的目标。随着科技化的发展，信息网络化的建立，传统的档案管理也必须做出相应的调整了，发挥其档案文献特有的本源优势，为更多读者提供服务。档案管理部门必须要走出传统的管理模式，脱离固有的思想，走出封闭状态，加大开发力度，为社会各界提供更加优质与高效的服务。在这一点上，档案管理人员可以学习图书管理人员，完善自我，学习更多现代化的专业知识，提高管理技能，满足时代发展的需求。图书行业亦如此，必须要不断完善管理技术，与社会化服务步伐相一致，增加图书的门类，满足不同行业对图书的需求。

四、图书与档案工作发展的基础

要想实现图书与档案行业的长远发展，必须从现在起步，不断完善自身条件，加强基础建设，具体来说，要做到以下几点：

（一）建立并完善现有的管理机制，增强法制化建设

管理人员必须要根据实际情况协调二者间的信息资源，建立全国性的管理机构，制定合理且全面的共建共享发展规划，对自动化与网络化的建设发展实行统一化的管理。同时，要立足实际，完善信息资源共享的法律与法规，实现资源共享的同时也要做好权益的保障工作，保障各自的利益。

（二）加大技术保障，吸引更多专业人才

从根本上来看，发展是人的发展，图书与档案行业亦不例外，这就要求，图书与档案行业人员不断完善自我，善于利用现代化的技术进行管理，整合现有的管理体系，同时要对不断更新的知识有一定的了解，不断学习，方能满足发展的需求。在经济高速发展，国际化进程加快的环境下，信息资源已经成为决胜性的资源，档案、图书行业的开发与利用对推进社会信息化进程具有不可替代的重要意义，因此，相关人员必须要做好准备，加强技术实力，更好地为社会发展服务。

五、结束语

综上所述，我们看到二者要想实现长远的发展，不能脱离实际，不能单独行动，必须要联合起来，实现优势互补的目标，将二者融合起来，实现双赢的发展计划，推进我国的现代化进程。

参考文献：

［1］叶淑然.图书情报档案一体化管理体会［J］.软件，2014（3）.

［2］朱焕芝.论图书、情报、档案一体化［J］.合作经济与科技，2013 （3）.

［3］徐翠艳.网络环境下图书、情报、档案一体化建设初探［J］.经济研究导刊，2013（25）.

［4］薛金玲.高校图书情报档案一体化管理探讨［J］.科技文献信息管理，2012（1）.

【中图分类号】J270

【文献标识码】A