关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议

王春敏 刘敏 李素敏

摘    要：农业科研档案是非常珍贵的农业科学资源，对发展农业生产和促进农业科技进步具有重要意义。随着当前农业科技的不断发展，农业科研档案管理工作重要性日益凸显。笔者从农业科研单位档案管理的特点着手，并结合作者多年档案管理工作的体会，分析了农业科研档案管理现状和存在的主要问题，提出了加强农业科研档案管理的对策与建议。

关键词：农业科研档案;管理;对策;建议

中图分类号：G271           文献标识码：A          DOI 编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2016.01.028

Countermeasures and Suggestions on the Management of Agricultural Scientific Research Files

WANG Chunmin， LIU Min， LI Sumin

（Tianjin Crops Research Institute， Tianjin 300384， China）

Abstract： As precious resources， agriculture scientific research files are of important significance to enhance the agricultural producing and agricultural science and technology. With the development of the agricultural science and technology， agriculture scientific research files are becoming more and more important. It analyzed the present situation and problems and advanced countermeasures and suggestions according to the understanding and the characteristic of agriculture scientific research files.

Key words： agriculture scientific research files; management; countermeasure; suggestion

农业科研档案是农业科技工作者在科研活动中形成的文字、图表、数据、声像、电子材料等的总称，是对科研活动过程中科技工作者的思路、材料、方法、数据、结论的真实记录，是总结经验教训、分析科学规律、保护知识产权的重要依据，是宝贵的知识财富和信息资源[1-3]。认识当前农业科研档案管理的特点和现状，深入分析农业科研档案管理存在的问题，探索如何进一步加强农业科研档案管理工作，对于提高农业科研院所的科研水平、提升其科技创新力具有重要的现实意义。

1 农业科研档案管理的特点

农业科研档案是农业科研工作的第一手资料，是对科研工作的详细和真实记录，也是农业科研单位管理创新、技术创新和提高竞争力的一种重要智力资源[4]。农业科研档案的形成不同于一般文件档案，具有以下特点。

1.1 农业科研档案种类多、数据量大

农业科研档案往往涉及不同的学科和领域，记载大量的科研数据和成果。以天津市农作物研究所为例，农作物科研档案既包括水稻、小麦、玉米、马铃薯等粮食作物，也包括大豆、红豆、棉花等经济作物。同一作物的科研档案往往既包括基因定位、克隆和转基因等基础和应用基础研究学科内容，也包括新品种选育、种子生产技术研究、配套栽培技术研究等应用学科内容，甚至包括种子生产、中试示范、品种推广、农产品深加工等研究内容，基本覆盖了产业链的全部关键环节。即使新品种选育单项科研档案也是包括育种计划制订、组合配制，夏季当地后代表现和选择、冬季南繁加代后代表现和选择，定型品系在不同生态区域内示范表现情况，参加国家或省级品种区域试验情况等方方面面内容，十分复杂。

1.2 农业科研档案收集范围广、收集周期长、形成时间分散

项目是科研的核心，农业科研也不例外。农业科研论文的发表、科研成果鉴定和登记、专利和品种权申请等往往都围绕项目进行。随着经济水平的提高，国家对农业科技越来越重视，一个课题组所承担的科研项目类型也往往比较丰富。既有同国内外其他科研团队联合执行的合作项目，也有本课题组独立承担的各种类型的项目，甚至一个课题组在某个时期内同时承担几个不同类型的科研项目，因此农业科研档案收集的范围较广。农业科研周期一般较长，例如一个农作物新品种从组合配制到获得审定证书往往需要七到八年，甚至更长[5]，时间跨度大形成时间分散，导致农业科研档案的收集周期也比较漫长，少则三五年，多则十来年甚至更长。

1.3 农业科研档案专有性、保密性和成果性强

农业科研档案是农业科研活动的真实记录，因此其专有性和保密性较强。但由于农业科研研究周期的长期性，科研过程中和成果应用后所涉及的地域的广泛性，导致农业科技成果的可控性和保密性。例如农作物育种既要夏季在当地种植，还要海南或云南南繁加代。有些成果既要在当地应用，还要在相同生态区域内应用，有时候一个品种适宜种植区域甚至达到几百万公顷，涉及几个甚至十几个省份。再加上农业生产中繁殖后代所用材料既包括籽粒，也包括根、茎、叶、苗等多种形态，极易发生侵权行为，而且被侵权后调查取证不易，往往难以辨别，鉴定过程较为复杂，造成保护困难。而农业科研档案则因为真实详细地记录了相关科研活动，成为农业知识产权保护中最直接和有力的证据[6-8]。

2 农业科研档案管理现状和问题

2.1 认识存在不足，管理力量薄弱

多数农业科研单位往往只重视科研项目的申请、执行和成果申报等工作，对科研档案工作的重要性、复杂性和专业性认识不足。认为只要档案保存无差错，检查能过关就可以，档案工作不纳入年终考核范围，因而科研人员普遍不很重视档案工作。此外，部分单位档案管理人员为科研部门人员兼职，而且管理人员多数不具备档案管理的专业知识，管理力量薄弱。

2.2 收集难，档案不全

客观上，多数农业科研工作者档案意识模糊或缺失，不了解归档的要求、范围和重要性，在一些科研活动中，对资料收集不重视，不能及时、有效、全面、系统地保存有价值的档案资料。在科研活动结束后，部分科研人员缺乏归档意识，一是存在认为档案材料留在自己手里用起来比较方便的思想，二是某种程度上不愿意核心内容材料和成果公开。不能做到及时归档，使一些原始调查数据、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里，久而久之，遇到打扫卫生、调换办公室或搬家等无意中被当作废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。这些行为严重影响了农业科研档案的系统性、完整性和真实性。

2.3 管理手段落后，利用程度低

随着社会进步和农业科技的发展，农业科研档案数量也日益增多，同时光盘、U盘、硬盘等记录载体种类的日益多样性，农业科研档案的收集、整理和利用也越来越复杂。传统农业档案管理工作多采用纸质管理，往往以年份和种类作为分类依据，在不知道具体的时间和关键类别的情况下，要查询档案只能采取大范围逐一查找的方式，不仅要耗费大量时间，更不利于档案的保护，已经难以满足和适应时代的发展。同时由于农业科研工作周期长，涉及面广，科技文件的形式和积累需要一个漫长的过程，这就导致农业科研档案管理中存在重视保管、轻视利用的现象，科研档案一旦归档就被放置，很少借阅，利用程度较低，影响了档案的高质量管理和开发利用[9-10]。

3 加强农业科研档案管理的对策与建议

3.1 统一思想，提高认识，高度重视

应清楚地认识到科研档案管理不光是档案管理人员的事，而应该是全体科技人员的行为。单位负责人乃至各部门都要切实认识到档案管理工作的重大意义，把健全档案管理作为实现信息共享、提高工作效率的重点抓手，充分认识到档案管理工作也是农业科研工作的重要组成部分，推动档案工作的开展是全体科技工作者义不容辞的责任，树立“档案工作没做好、等于今年什么事情都没做”的责任意识。

3.2 进一步明确科研档案的保管范围，重注平时收集整理

农业科研单位档案的保管范围应该涵盖所涉及的农业科技的活动全部[11]，主要包括：（1）科研准备阶段的各级相关文件、项目申请书、项目合同书（计划任务书或立项批复）、项目预算书、项目实施方案等;（2）科研实施阶段的年度工作计划和试验设计、各种类型试验的原始数据和统计分析，项目执行过程中涉及的图片和视频等资料，项目取得的论文、专著、专利证书等知识产权资料，国内外学术交流和学术会议等;（3）科研总结、结题验收阶段的工作报告、技术报告、应用报告、资金决算报告、查新报告、技术鉴定报告、结题验收报告等资料;（4）成果和奖励申报阶段的申报申请书、奖励公告、奖励证书等资料;（5）推广应用阶段的成果转让合同、技术服务合同、成果应用意见反馈等资料。上述档案材料的收集、整理应该多在平时下工夫，每项科技活动结束后立即对档案材料进行整理，并保存至相应的分类档案盒中，以利于最后的统一归档。

3.3 加强培训，提高档案管理人员的业务素质和能力

当前农业科研档案管理人员接受培训的机会很少，接受培训的人员范围也比较狭窄、培训对象较为单一，往往是本单位专职或兼职档案员一人参加，很少有全体农业科研相关人员参与档案管理培训的机会。另一方面，随着社会的不断发展进步，农业科研档案不再仅仅包括原始纸质文档，还包括一些电子数据、影像资料等，新型记录载体的出现对档案管理人员也提出了更高的要求。同时档案工作连续性强，需要档案人员较长时间学习，探索新途径，寻找新方法，在传统档案服务的基础上依托网络展开方便快捷管理，有计划地对原有目录数据进行整合，使电子文档管理系统更加科学化，信息资源网络系统更加安全化，实现电子数据直接查询。这就要求档案人员光有责任心、耐心和细心是不够的，还需要掌握适应当前形势要求的档案知识，熟练计算机应用。

3.4 健全档案管理制度，提升硬件保障水平

建立健全包括档案工作岗位责任制度、归档制度、借阅制度、保密制度、备份制度、库房管理制度在内的各项档案管理规章制度，并组织部门负责人和档案人员进行不定期学习，分析总结档案工作目前存在的不足、查找原因，为下一步做好档案工作明确思路。并组织相关部门负责人定期进行督导检查，注重平时档案管理工作，使各项档案工作日积月累、循序渐进，避免“临时抱佛脚”的现象发生。要不断加大对档案管理工作的资金投入，在进行档案库房建设时，要按照国家的相关要求，充分考虑防震、防火、防盗、防水、防霉、防虫蛀等安全因素;加快信息化建设，购置档案管理专用的扫描仪、数码相机、计算机、移动硬盘等设备，努力提高档案管理的硬件保障水平。

参考文献：

[1] 王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998.

[2] 国家科学技术委员会，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定[EB/OL].[2015-11-16].http：//www.law-lib.com/law/law_view.asp？id=105233.

[3] 马万福.农业科技成果管理[M].石家庄：河北科学技术出版社，1990.

[4] 张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].2版.北京：中国人民大学出版社，2008.

[5] 张天真.作物育种学总论[M].3版.北京：中国农业出版社，2011.

[6] 邹华英.知识产权保护视野下的农业科研档案管理[J].云南科技管理，2012（5）：37-39.

[7] 张汛.知识产权保护视角下的农业科研档案管理存在的问题及对策[J].现代农业科技，2013（21）：301-302.

[8] 李雪梅，王博翰，杜海英，等.新形势下农业科研档案管理模式探讨[J].河北农业科学，2011，15（3）：164-165.

[9] 刘紫霞.农业科研档案的编研与利用[J].开封教育学院学报，2013，33（4）：261-262.

[10] 梅盈洁，邱俊，荣刘军，等.加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平[J].农业科技管理，2011，30（2）：14-17.

[11] 郭秀萍.对农业科研档案管理的几点认识与思考[J].甘肃农业科技，2010（1）：38-40.