浅谈国有企业行政管理信息化——防城港务集团推行行政管理信息化

黄雪春

（防城港北部湾港务有限公司 广西防城港 538001）

浅谈国有企业行政管理信息化
——防城港务集团推行行政管理信息化

黄雪春

（防城港北部湾港务有限公司 广西防城港 538001）

信息化的发展已经不是最近发生的事情了，但是信息化的应用在某些企业却是刚刚起步或者在试建设阶段。本文将结合本人近几年在防城港务集团有限公司参与信息化建设的心得和运用行政管理相关知识来谈谈国有企业行政管理信息化。

国有企业；行政管理；信息化；防城港务集团

1 引言

近年来，在北部湾三港经济区掀起了信息化建设的热潮，由广西北部湾国际港务集团总组织，先在防城港务集团有限公司试行推行信息化建设。在推行期间，信息化建设投入大、周期长、见效慢，在企业中会有部分干部职工仍然存在对信息化建设不愿参与、等待观望、停滞不前、甚至回避排斥等现象。笔者认为，只有正确认识信息化建设对企业行政管理工作的作用才能澄清种种模糊认识和错误观点，从而更好地推动信息化建设加快发展。本文将结合本人近几年在防城港务集团有限公司参与信息化建设的心得和运用行政管理相关知识来谈谈国有企业行政管理信息化。

2 防城港务集团信息化前之状况

在推行信息化之前，防城港务集团的管理很多都是手工化，管理观念陈旧、管理基础薄弱、管理手段和方式落后，决策随意、制度不严、纪律松弛管理水平低下等。信息技术部门没有得到重视，多年来在集团里，信息化部门只是被认为是修电脑的，维修的，却没有人认识到信息发展的重要性，以致信息手段一直被埋没。员工们用手工作业不亦乐乎，再累都加班加点，但他们却不知道要是使用信息化，他们的工作将轻松很多，效率会高很多。

3 推行企业行政管理信息化的重要性

如今社会科学技术在突飞猛进的发展，国家也在宣传互联网加的思想，说明信息化是当今多么多么主流的建设。企业的行政管理工作也需要适应社会的信息化发展要求，实现信息化管理。随着市场经济下企业间竞争的加剧，企业对信息化的要求和依赖度越来越高，企业中管理信息系统逐渐成为企业的主导。企业信息化对企业行政管理也有重要的影响，首先就是企业信息化可以促进企业行政组织结构的扁平化。管理信息系统能向企业各类管理人员和各个组织提供企业内外部信息和各种经营分析和管理决策功能。许多决策也不必完全依赖中层和基层管理人员提供信息，促使企业的行政组织结构由原来的金字塔形向组织结构扁平化发展。企业信息化能够提高行政组织结构的灵活性和有效性。现代企业要求其经营管理具有灵活应变的能力，能够灵活应对随时产生的变化。在网络方便的管理信息系统的支持下，企业的行政管理效率进一步提升，这也是企业适应时代发展要求的客观体现。信息化的好处有：①信息化可实现企业行政管理的现代化；②信息化可提高企业行政管理的效率；③信息化可推动企业行政管理的变革；④信息化可提高企业市场竞争力。

4 防城港务集团推行企业行政管理信息化的成效

经过几年的磨合、推进，防城港务集团的信息化工作有了明显的成效。信息部门得到集团更多人的关注，信息人才得到更好的待用。企业各部门的联系更加紧密，处理问题更加有效率了！下面将从推进的几个信息化项目为例讲述防城港务集团这几年推行企业行政管理信息化的成效。

4.1 企业行政管理信息化的要求和内容

首先，我们要学习《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》中明确指出的要义：政府行政管理、社会公共服务、企业生产经营要运用数字化、网络化技术，加快信息化步伐，积极推进电子政务的建设。

即，我们企业应以业务需求为导向，重塑企业管理的业务流程，提高行政效率电子政务在企业部门间的应用，加快信息传递速度，简化行政运作的环节和程序，缩减甚至取消了中间管理层。中间管理层的存在容易使信息传递速度降低，并且易造成信息失真。现代信息技术使执行层与决策层直接沟通，这样不仅提高了信息传递的速度和效率，而且优化了行政管理的组织结构，降低了行政运作成本，极大地提高了企业管理效率，“信息化”仅仅是手段，而“行政管理”才是目的。

4.2 防城港务集团行政管理信息化推行后的变化

（1）办公自动化。在集团内全面使用OA办公自动化系统，实现对集团内部文件（收发文）进行拟办、审核、领导批办、领导签发（会签）、审核文稿、打印文稿等在计算机上完成，真正做到了无纸化办公，缩短了公文处理周期。并且还可以发布单位公共信息，使集团在获取、传递、宣传报道、利用信息资源方面，更加灵活、快捷和开放。

（2）预算管理准确、及时。全面预算管理作为一种重要的管理控制手段，日益得到国内众多企业的重视。如何根据所处行业特色和自身管理特点，建立适合自己的全面预算管理体系，以及如何利用成熟的信息化工具提高预算管理的效率，改善预算管理的效果，是我们企业关心的问题。全面预算管理涉及内容广、部门多、预算指标之间的钩稽关系复杂，涵盖生产、业务、材料、资金、收入和成本等数据。需要的数据多、细且要求实时、准确，而数据间的联系复杂，手工难以掌握这些数据。传统的预算编制数据所反映的角度较单一，难以满足管理上精细化的要求；公司部门多，预算编制过程中需要的协调工作量比较大，以致预算管理数据不准确、效率低，效果不理想。从船舶预报，进港，受理，卸船、装船、汽车火车进货、提货计划，作业到理货汇报等，各种资料通过作业人员操作录入系统，系统可以自动产生船舶在港动态表、单船装卸进度表、货物日进出库表、作业票等报表，使各部门能即时掌握内部作业、资源运转的信息，给预算管理提供了重要的基础数据。为全面预算管理工作提供更细化、准确、及时的数据资源，提高预算管理效率。

（3）采购工作公开、合理、高效率。广西北部湾国际港务集团有限公司电子招标采购平台的推进，使集团的采购（含物资采购、基建工程采购、机电设备采购）、计划提报、询价采购、招标采购、合同管理、结算管理、仓储管理等业务流程重组并公开透明化、信息化；管理、负责人员在熟悉掌握在平台上做申请、审批等工作，方便和高效的实现集团各部门所需物资的采购工作的落实。

（4）监控系统的应用，领导层不再累！近几年，集团广泛应用监控系统办公平台，大大提高了管理监督效果、降低了管理成本、提高企业管理的效率。监控系统通过各个架设在不同生产现场的摄像机，将现场的视频集中传送到监控室，管理人员不用亲临现场，在监控室中或通过上网就能同时对多处生产现场实施监督和管理，大大提高了监督效率，及时发现生产过程中存在的违规现象，及时纠正，降低重大生产事故的发生的可能性。提高生产现场的文明和安防状况，有效的监督生产现场工作环境和生产秩序，减少不文明行为，做好防盗工作。作为企业的管理层，越来越多的时间被业务处理和常规工作所拖累，因此他们往往很少能抽出时间去生产现场、了解生产现场情况、掌握生产现场第一手的资料，视频监控摄像头作为一种对生产一线的实时反映的工具，在一定程度上缓解了管理人员的工作时间，使得他们在出差的过程中也能够随时了解生产区的情况，大大提高了其对生产现场的了解程度，提高了工作的管理效率。

4.3 关于国有企业推行行政管理信息化的建议

综上对防城港务集团推行企业行政管理信息化的案例分析，本人对国企推行行政管理信息化总结出几点建议：

（1）人才的聘用。信息化的建设，人才是根本。要培养更多的掌握信息化、熟悉业务的才人，不仅能在技术上给予分析，还能结合集团业务给予技术上的可行性建议。更加顺利的推进信息化的应用。

（2）设备的准备。信息化，是先进的，是不断发展的，先进的硬件设备是必须的。

（3）新旧人才的调配。合理调配新型人才、旧老员工，能使企业的信息化推进更加顺利进行。

（4）部门间的沟通。信息化，每个信息化系统都不是单一部门使用的，而是涉及多个部门，环环相扣的。若不加强部门间的沟通，信息化系统是使用不起来的，是推行不下去的。

（5）成立信息化推进小组。一个信息化推进小组，可别小看，小组里都是重要人物，各部门的一把手、决策者、信息化技术人才。一把手参与进来了，重视了，员工自然积极学习使用，一把手传递二把手，二把手再往下传，信息化就这样一传十，十传百的开展起来了，应用起来了。

（6）及时、合理应对不可预估的困难。万事开头难，但总有办法去解决去应对，要的是积极的态度去应对，闯过去了，事情就继续下去了。

5 结语

新事物，人们都需要一个时间去了解它、接受它。通过防城港务集团信息化试点，可以发现系统推进过程中存在的问题及找到相应的对策，信息化实施后哪些管理规章制度需要完善和补充，哪些要优化流程的。其他港区在总结防城港务集团信息化推进的经验和教训，建立健全企业的信息化推行制度，完善企业信息化的管理规则，修正信息化系统对需求的实现偏差，为更高效的推进企业信息化的实施奠定基础。

企业信息化建设、实施和不断的深化应用，不仅激发了企业的生机和活力，使企业的管理水平得到提高，企业的核心竞争力得到了增强，也为践行“两化融合”以及行业信息化示范做出了应有的社会贡献。防城港务集团决心将在推进企业信息化建设的道路上继续探索，不懈努力，为提升管理水平做出更大的贡献。相信，钦州、北海港也会在信息化建设的道路上走顺并为广西北部湾的发展做出更大的经济效益。

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F203.9

A

1004-7344（2016）25-0001-02

2016-8-18

黄雪春（1986-），女，汉族，广西贵港人，助理工程师，研究生，主要从事信息化系统管理工作。