公共图书馆读者活动档案的收集与管理——以古田县图书馆读者活动档案的收集管理为例

李 芳 （古田县图书馆 352200）



公共图书馆读者活动档案的收集与管理——以古田县图书馆读者活动档案的收集管理为例

李 芳 （古田县图书馆 352200）

摘要：读者活动，是公共图书馆活动的重要内容。读者活动中形成的许多档案，真实记录了图书馆读者的活动过程，包含了读者服务工作的内容和特点，有极其重要作用。然而这部分档案资料经常被忽视。本文结合古田县图书馆读者活动档案的收集、管理和利用，谈一些体会。

关键词：公共图书馆；读者；活动；档案

一、读者活动档案的重要作用

1.为确定读者活动主题提供参考。通过对以往读者活动档案的分析、总结，可以归纳出读者喜闻乐见的活动主题，进而确定好本次活动的主题内容。比如，古田县图书馆曾经通过对多年读者活动情况的分析，发现少儿类活动最受欢迎，近年来举办的“六一节少儿现场绘画比赛”“六一节少儿作文演讲比赛”“文化共享绘出梦想”“迎六一少儿绘画比赛”等，从报名到参赛的整个过程，少儿及家长都积极参与，收到了良好的社会效果。

2.为制定读者活动方案提供借鉴。读者活动方案包括时间、地点、内容、规模以及宣传、组织等各方面因素。在制订方案时，有必要对以往的活动档案进行深入分析、研究，吸取成功的做法和经验，以取得事半功倍的效果。如在确定活动的规模时，通过对以往读者括动档案的分析，进而确定本次活动的规模大小；在组织宣传方面，通过分析以往的档案资料，可以取长补短，制订出更为科学、合理的活动方案。

3.为更好开展读者活动提供保证。读者活动档案如实地记录了图书馆举办每项活动的思路、方法和过程。通过了解这些档案，有利于分析图书馆读者工作的情况，掌握他们的需求和爱好，为今后的读者活动及图书馆工作提供正确的方向，更好地为读者服务。

二、古田县图书馆读者活动档案管理的特点

根据每年开展的丰富多样的活动进行分类归档管理，主要有以下几类：

1.全民读书阅读活动档案

为营造全民“多读书、读好书”的良好风气，积极推动全民阅读活动的广泛开展，古田县图书馆每年都开展“书香八闽”全民读书月系列活动。包括“数字资源阅读推广”“经典国学图书展销”“你读书我买单”“少儿阅读辅导”专题讲座、“读书与人生”专题讲座活动、“读有益书、做文明人”活动、“书香伴我成长”少儿读书征文活动、“美文诵读活动”等，这些活动内容丰富、形式多样、创意新颖，我们就把历年来的阅读活动归类成档。

2.翠屏讲坛活动档案

为丰富读者精神文化生活，发挥县图书馆的社会教育职能，古田县图书馆每年开展6—8次翠屏讲坛活动，这些讲坛内容丰富多彩；包含留英博士姚丽云的《“互联网+”时代的电子商务》讲座、台湾著名儿童文学作家子鱼的《亲子阅读—简单事情重复做》、厦大金融系大学生的《数列知识大串讲》、福建省老子研究会会长李德建作了《共享和谐智慧互联网—老子文化启迪下的互联网思维》、蓝田书院教席江贻旭作了题为《为往圣继绝学——认识我们先贤》的国学讲座等等都按时间先后作了全面、整齐、完整的归档。使查档时一目了然。对图书馆今后开展活动起了很大参考和借鉴作用。

3.历年图片展活动档案

每年的重大纪念日我们都举办一些图片展例如：建国60周年举办了《倡导阅读、喜游世博》图片展、举办《盛世中华——建国六十周年》图片展、建国65周年举办了《走向复兴——庆祝中华人民共和国成立65周年图片展》《抗日战争图片展》等。这些内容档案有很大的保存价值。

4.共享工程展播活动档案

古田县图书馆共享工程多媒体播放厅每年在节假日和服务宣传周期间都开展节目展播活动，例如《童心向党、快乐成长》《文化共享心向党 》《中华勤学故事》《中国典籍与文化系列讲座》《中国霸王花》等等系列优秀节目展播活动，还有《开国英雄》《抗日小奇兵》系列动画片展播活动等。同时利用共享工程资源下乡到平湖、鹤塘、大桥、大甲等乡镇演播节目等。

5.其他活动档案

其他不定时、不定期开展的一些活动另建立一个档案。例如：军民共建活动、暑期为未成年人开展“健康网络、远离网瘾”活动、举办“文化共享工程青少年网页设计竞赛”培训班、《数字资源检索方法与技巧》培训讲座、“文化共享杯”摄影作品征集等。

三、如何加强读者活动档案的收集、整理

1.提高读者活动档案的归档意识

读者活动过程中形成众多的材料，主要包括活动方案、活动内容、参加人员、照片、总结、活动征文、演讲文稿、智力竞赛试题等。应重视对这些材料的收集和整理，多渠道宣传档案工作，增强职工的档案意识，加强培训，提高归档意识，为读者活动档案的收集整理工作打下扎实的基础。

2.认真建立读者活动档案

为了保证档案文件的完整性，通常从活动开始之初就要认真进行收集，以确保材料的齐全和完整。特别是照片档案，它是活动过程的真实性记录．每次举办活动时，应该安排专人负责摄影，抓好读者活动照片的收集、整理工作，并根据照片档案管理规范进行整理和建档。

3.制定读者活动档案收集标准

档案人员要在充分了解读者活动档案的基础上，要制定可行性的档案收集标准，明确不同类别读者活动档案的收集内容，把 活动方案、活动总结、活动照片、媒体报道、签名记录等材料 按标准地收集完整。

4.积极主动收集读者活动档案

图书馆档案人员在读者活动档案的收集中，要充分发挥主观能动性，积极主动参加读者活动，才能全面掌握读者活动档案的形成情况，以便及时地、有效的地做好档案收集工作。

5.加强读者活动档案管理现代化建设

实现读者活动档案管理的现代化是提高档案管理水平的重要手段，图书馆应该安装档案管理软件，建立数据库，从而提高档案管理工作。

6.建立和健全读者档案管理规范化制度

档案管理工作在进行时一定要有相应的制度，这样才能使档案管理工作形成规范化，要完善检索体系，编制案卷目录、案卷文件目录、专题目录等，避免在工作中出现矛盾和冲突，才能在服务工作中实现档案的真正价值。

7.加强档案信息安全管理

在信息化时代，信息的安全工作要引起足够重视。随着档案信息化进程的深入，必须建立严格的管理制度、负责的管理人员，管理好软件资产，以防引入潜在的安全漏洞。

总之，加强读者活动档案的收集和管理，在图书馆工作中起了举足轻重的作用，因此，除了要重视读者活动档案的收集、管理外，还要不断学习、探讨，确保图书馆读者活动档案收集更加完整、准确，以促进读者活动工作的顺利开展。

参考文献：

[1]郭海岚.做好图书馆档案管理工作之浅见[J].黑龙江档案，2014（03）.

[2]冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变.档案学研究，2002（3）.

李芳，大学本科，档案馆员。福建省档案馆学会会员。

作者简介：