浅谈加快高校档案信息化建设

董丽彬沈阳理工大学

浅谈加快高校档案信息化建设

董丽彬
沈阳理工大学

随着信息技术的迅速发展，高校档案信息化建设成为当务之急。成为当前高校档案管理工作者认真思考和不断探索的问题。要想为科技档案使用者提供更好的服务，档案工作者必须创新服务理念、服务手段和服务能力，从而使学校工作更好的发展。

档案工作；信息化

高校档案信息化建设是高校档案工作业务建设的发展客观要求。档案工作发展速度很快，规模也是越来越大，相对档案部门的数量和门类增多，由原先十大类迅速增加到现今十二大类，增加了电子档案和声像档案，从过去的纸质档案增加了以磁盘、光盘多种类型为载体的档案。此外，还有很多高校建立校史馆对校史进行研究，成立教学评估专家组对教学评估及科学研究等方面进行监督指导，很多高校利用档案中蕴藏的丰富信息为教学科研工作中发挥了不可替代的作用。因些，加快档案的现代化建设的进程，是高校档案信息化化建设首要任务，以创新发展为契机，给利用者提供优质的服务。

一、档案实体管理模式创新

档案信息化是根据档案工作实际情况,在档案管理过程中,根据运用现代化信息技术,对库存档案资料信息进行处理,开发档案信息资源提供各方面利用.高校档案信息化,就是从实现档案信息化和网络化,实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的具体化,达到档案信息资源的共享,由此可见,信息化是档案管理工作的必由之路.作为高校档案管理者,应树立强烈的职业创新意识,以现代化的信息资源和网络平台为依托，利用高科技手段和计算机设备提高管理综合档案的能力,实现馆藏档案资源数字化和资源化共享,我们学校正在努力规划和实施方案，实现档案资源数字化和网络信息化。因此，我们在原有的基础上，更进一步提出符合自己整改方案，使学校档案馆配置设备上进入先进行列，使软件和硬件者能答到要求，加快馆藏档案数字化的进程。除规划和具体实施外还应购置一些专用技术设备等。如：配备一些计算机、高清扫描仪、复印设备等。使高等学校在规范管理和标准化管理上更加完善，档案信息资源的数字化建设工作和信息资源共享建设方面具有创新服务机制，档案管理工作在新形势下发挥服务功能，提高档案工作服务质量，为档案利用者提供准确快捷的服务。

二、档案服务管理方式创新

1、建立“电子档案数据管理中心”.档案馆与各有关部门加强密切联系,建立“电子档案数据管理中心”.电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档的电子文件,并在网站提供有限制性或非保密电子文件查询,利用服务项目,充分发挥利用率高的优势,实现档案资源最大化共享.其优点是覆盖面广、丰富,利用率高。

2、实行在线档案服务方式.档案管理部门,主要是通过查档人员到档案室调阅档案来实现档案信息利用,这些档案利用方式的效率不高,有时还有可能查阅的不完整,没有机查档案准确,其档案价值得不到发挥.因此,传统的档案利用方式就相应要有所改变,需要提供更加快捷的新服务,在线档案服务便是这样一种方式。

3、开展现行文件阅览服务.为适应新形势的要求,进一步转变工伯职能,提高工作效率,建立现行文件阅览服务,以全方位、多层次、多方式为社会提供现行文件查阅服务工作,最大化的满足社会,提高工作效率和服务水平。

三、档案管理还存在一定不足

随着社会的发展和进步,对科技档案管理工作提出更高的要求,科技档案管理工作中存在一定的不足,为了使科技档案管理能够与时俱进,实现科技档案管理科学化和规范化,使其与现代化档案管理方式相适应,就必须克服档案管理中存在不足的现象发生,采取有效的措施加以完善。

1、档案信息化建设重视不够.学校领导对档案馆工作不够重视,在设备、资金等方面投入不多,现在设备满足不了工作需要,服务器急需更新升级,库房严重紧张等问题需要解决.因此,馆内人员要及时和领导反映和沟通,取得领导对档案工作的重视,为档案工作增加设备及经费,使档案信息化建设有基础保障。

2、档案信息化系统安全有待提高.信息化建设过程中一定会与网络有着紧密联系,一些保密信息被窃取可能性很大,确保网络安全是非常重要的.因此,我们要采取一切措施,建立完善管理体系,防范于档案信息资源泄密,避免档案管理工作保密问题发生。

3、档案工作缺乏计算机专业管理人员.随着信息化建设步伐不断加快,档案信息化建设已提上档案事业发展的重要议事日程,档案部门缺乏即懂档案现代化管理方面知识和技能,又掌握计算机管理等现代科学技术手段的全能型人才.长期以来,由于众所周知,档案部门想要的人要不到,想留的人留不住,再加上教育结构不合理,没有采取有效措施行业内部培训计算机专业人才,这样技术人才得不到保障,近几年我们馆内一直都在申请调入计算机专业人员,都没有落实到位,现阶段即使完善设施也不能实现设备和人员完美组合,不能充分发挥信息现代化的作用.严重制约了档案现代化信息化建设。

总之,档案管理信息化建设对于学校和我国教育都有十分重要的意义,是时代发展的必然趋势.各类学校应该根据自己的情况建立属于自己的档案管理系统,对于出现问题进行及时的分析,克服一切不利因素,投入尽量多的人力和物力,采取有效措施保证档案管理信息化建设工作顺利进行,以适应时代发展的需要。高校档案正处于从传统管理向信息化管理的过渡时期，档案信息化建设是社会信息化对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现化代方式转变，由实体档案化管理向信息化管理发展必然选择，使高校档案工作在信息化建设中实现跨越发展。

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