加强土地档案管理提高管理效率的建议

刘明飞

摘 要 土地档案管理属于一种隐性工作，表面上它的作用和价值并不明显，但其实质是一项服务社会、服务经济和服务民生的基础性工作。尤其是随着社会的进步科技的发展，土地档案管理的地位、作用、价值、标准和要求也都发生了相应的变化。在当代社会主义的要求下，充分发挥土地档案管理的作用，更好地为社会和国土资源部门服务。

关键词 土地档案；管理效率；信息化

中图分类号：G271；F301 文献标志码：B 文章编号：1673-890X（2015）36--02

1 跟随时代步伐做好土地档案管理工作

土地档案管理工作要随着时代的发展而发生改变，要摆脱传统的管理模式。土地档案管理有其自身的特点，它更加要求实用性、真实性、客观性、资料完整性和图像完整性等，所以管理上要更加严格缜密[1]。

现代社会已经步入了信息时代，如果采用传统的管理方法，以文件、文档等形式进行贮存，不仅信息贮存效率底下，还可能存在滞后性，对后期土地利用和规划存在不利影响。所以要跟随时代的步伐，采用最先进的管理方法——网络管理。网络管理具有诸多优点[2]，第一，网络管理方便快捷。网络管理在单位时间内的工作效率是传统方法的几倍甚至几十倍，有利于节省人力资源和经济支出，并且在资料查询和传递方面更加方便；第二，信息储备量大；第三，贮存种类多样，网络贮存没有格式限制，并且文字资料和图片资料可以结合储存。

2 加强档案队伍建设

2.1 加强工作人员业务培训，提高业务素养

土地档案管理工作的好坏主要取决于工作人员的业务能力和业务素养，所以要加强工作人员的培训十分必要。优秀档案管理人员要自身的业务能力过硬，能够从工作中总结经验，需找方便快捷高效的工作方法。根据《档案法》的要求，对于档案管理人员的培训要采取“请进来”和“走出去”相结合的培训。培训邀请业内专家进行授课，引进最先进的管理技术和管理设备，提高办公效率。专家授课是间歇性、定期性的，所以工作人员要提高自己的学习能力，不断扩展自己的知识范围，提高自我的综合素质[3]。同时，档案管理人员要积极配合业务部门所组织的培训，端正培训态度，努力成为业务过硬的素质高的精英人才。

2.2 加强对国土资源档案管理人员的政治思想教育

土地档案管理人员是工作的核心基础，他们的重要性不言而喻。首先，作为工作人员要有兢兢业业、勇于奉献、团结协作的工作态度，雷厉风行的工作作风，而且要有乐于奉献的工作精神。时刻把讲学习、讲政治、讲正气放在首位，认认真真履职，老老实实干事，要自觉遵守档案资料的保密性。二是提高自身的思想觉悟，机密性文件坚决保密，感情与工作要分离清楚，不能因为感情深厚而泄露秘密土地文件。无论是领导还是职员，不可以利用职务之便，以权谋私。凡未经领导或主管业务部门的批准，档案一律不得借阅或复印，以维护国土资源档案资料的严肃性，促进档案事业的健康发展，为经济社会又好又快发展提供最佳服务。

3 学习国土资源档案法，提高法治意识

作为土地档案管理人员首先要了解和掌握我国《档案法》的基本内容，它是日常管理工作的法律依据，要按照其规定完成自己的工作内容。《档案法》是土地档案管理工作的主线，必须进行有效地学习和宣传；同时，要强调土地档案管理工作在我国土地管理中的重要地位、作用和价值。另外，不断增强国土资源管理系统土地档案管理人员的管理意识，认真落实工作。

4 按照各地土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设

在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化，档案的整理要系统化，档案的保护要科学化，档案的管理要现代化；要积极探索对电子档案管理的新办法，把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案管理的范围，并纳入档案管理部门的监督管理之中。

5 建立分类明确的档案数据库

对土地档案的数据库进行分析，要充分利用计算机、网络等功能进行土地档案的信息化建设。首先，要建立电子影像档案数据库，实现对实地影像和图片的管理以及维护，该数据库的建立同时也可以与地籍管理系统数据间进行有效连接，并通过对土地登记申请材料的扫描，之后再完成土地登记，这样就可以生成电子影像档案，该类档案具有纪实性和重塑性。同时，文本档案和电子档案数据也因此而产生。要按照《档案法》和档案分类方案的要求，对在国土资源管理工作中形成的各种文件、材料、表格、臺账、图片和物件等，采取从总到分的方法进行分类。

一般情况下，可按照以下几种方法进行分类，分别是年度、问题、级别、保管期限4种。建立档案数据库要对材料进行搜集齐全，这也是进行土地档案管理工作的基础，一定要保证原始资料收集不发生遗漏、没有缺失等现象。

6 强化国土资源档案管理的长效性 提高档案的利用效率

在对土地资源管理过程中所形成的文字、图像号声音等资料，是对土地资源管理的真实反映。土地资源管理资料不仅能够反映出当前土地利用状况，而且可以为以后土地的利用和规划提供相关依据。土地档案管理是一项长期的而又艰巨的任务，在人们的思想意识中总会被误解成技术含量不高，作用不大的工作。认为土地档案管理工作存在滞后性，不能及时有效地反应实际情况。但是要看到土地档案管理的作用不是显性的，对于土地的长期发展具有不可估量价值。土地资源是不可再生的，是有限的，过度开发会影响子孙后代的生存和发展，如何才能够最大限度地开发土地价值而又不影响后代的发展就需要依据土地档案提供的资料进行研究。土地档案管理具有长效性，它能够记录每个时期的土地开发变化，保存的资料可以随时查询，保证土地利用价值的最大化。

7 及时更换办公硬件设施

办公已经走入自动化和数字化时代，合理利用办公资源，提高办公效率是必要的。尤其是对于土地档案管理工作更是如此。土地资源管理工作信息量大，需要采用先进的设备进行分类整理，保证资料的有序性、真实性、完整性和长久性。办公硬件设施落后，会严重影响工作效率；同时，可能导致资料的流失或失真，所以土地档案管理部门在条件允许的情况下要及时更换办公设备，保证办公设施的先进性。

参考文献

[1]万丽，张晓睿.谈如何提高国土资源档案管理与利用[J].黑龙江科技信息，2009（10）.

[2]郭志敏.浅析规范档案服务行为[J].山东档案，2001（1）.

[3]刘建伟.浅析国土资源档案管理存在的问题[J].商情：教育经济研究，2008（5）.

（责任编辑：刘昀）