浅谈高校档案管理信息化建设

谭春霞

摘要：高校档案管理是高校管理工作中非常重要的内容，真实的记载了高校发展的历史，可作为高校不断进步、创新、发展的参考依据。21世纪是信息时代，各种先进的信息技术不断涌现，并且深入到社会生产和人们的生活、工作中，传统的高校档案管理模式很难满足现代高校的发展需求，加强高校档案管理信息化建设是一种必然趋势。本文主要介绍了高校档案管理信息化建设的重要性及必要性，并且提出了几点建议。

关键词：高校；档案管理；信息化建设

中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）01（c）-0000-00

随着互联网信息技术的不断发展和普及应用，人们的信息意识也不断增强，信息已经成为继资本、劳动力之外非常重要的生产要素之一。高校档案作为高校最重要的信息资源，档案管理工作的地位也不断提高。在当前信息化时代背景下，高校急迫需要对档案管理工作进行信息化管理改革，加强档案管理的信息化建设，实现高校档案管理工作的网络化、数字化、规范化，充分发挥高校档案的作用，构建数字化高校校园。

1.加强高校档案管理信息化建设的重要意義

1.1是推动高校进一步发展的客观需要

目前，各大高校正在进行素质教育改革，很多高校都以市场需求作为办学导向，高校在改革的过程中也常常会遇到一些新事物、新问题、新动向，出现的这些新内容逐渐提高了高校进行档案管理信息化建设的需求。因为，随着高校的不断发展，相应的也会增加高校档案的使用主体，不仅仅包括高校领导、各院系及高校内部各部门，同时也包括各方投资者及债权人等。但是，高校档案管理的理念陈旧，普遍存在“轻利用、重保管”的思想，开放意识、创新意识相对缺乏，在很大程度上限制了高校档案管理工作的创新和发展。传统的高校档案管理模式明显滞后于现代社会发展步伐，高校档案管理想要和社会发展保持同步，就应该顺利社会信息化发展趋势进行信息化管理改革。

1.2有利于提高高校档案的服务水平

传统高校档案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校档案管理工作的内容比较多，工作程序较为繁杂，往往需要花费大量的人力，也会浪费很多时间，工作效率不高，而且很容易由于人为因素而影响档案质量。比如，档案装订立卷工作以传统手工方式操作，工作人员的劳动量就非常大。又比如档案信息检索工作，如果采用人工方式寻找，检索的时间很长，而且手续非常繁琐。加强高校档案管理信息化建设，可以利用现代化先进的计算机技术、网络技术、数字化技术等对等高校档案进行加工、整理，只要通过信息系统就可以完成档案管理、分类、查询等工作，而且可以通过计算机对以往档案的案卷、全引、专题等目录进行统一编目建立一个系统的计算机目录索引系统，这样可大大减轻工作人员的工作量，也可以提高工作效率，减少人为误差，提高档案管理质量。同时，档案管理信息化可使高校档案信息资源得到最大程度的开发、利用，实现信息资源共享，从而提高高校档案管理的服务质量。

2.加强高校档案管理信息化建设的建议

2.1提高高校档案管理建设的标准化

想要实现高校档案管理信息化建设，首先应提高档案管理的标准化，也即是指在实际工作中应严格按照相关的标准、规范执行，建立统一的工作标准和依据，从而有机组合高校档案管理的各项工作，尽可能提高高校档案管理的工作质量。目前，高校档案管理普遍存在标准不统一、各自为政的现象，而且档案信息化软件开发和信息化建设等方面较为分散，为此，应该安排专业的人员全面研究高校档案信息化建设建立一套全国统一的档案管理信息化建设软件系统，同时应制定统一的档案管理技术，而且应结合国内外档案管理标准以及档案管理发展趋势制定高校档案管理信息化建设需要遵守的准则。比如，文献索引标准、信息传输标准、通讯标准、网络数据库建立标准等。通过科学的组织、协调各高校档案信息化建设，确保各高校的工作管理软件统一，促进各高校档案信息的互联、互通，实现信息资源共享。

2.2加强档案信息数字化建设

传统高校档案基本上都是以纸质档案为主，需要占用很大的空间，而且工作量非常大，需要查阅时会花用很多时间，导致每年高校档案管理费用支出不断提高。而且由于纸质材料的特点，长时间很容易出现泛黄、粘连、发脆等问题，在很大程度上会损坏档案质量。加强档案信息数字化建设可以以计算机数据库为平台，利用一些特定的软件整理、排序、存放各种档案信息，便于查询、检索。而且数字档案可以复制，计算机数据库的容量非常大，可以存放大量的档案，因此相对于传统纸质档案，数字化建设具有便于管理、安全性高等优势。

2.3加强网络安全化建设

在高校档案管理信息化建设过程中，由于计算机网络的特点，安全保密问题也是需要重视的问题，高校应结合自身的实际情况制定一套科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，而且需要不断加强档案管理人员的安全防护意识以及技能。同时，应引进最新的计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加强档案管理人员队伍建设

人是高校档案管理工作的最终执行者和主体，想要加快档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要求具备良好的道德修养及职业素养。因此，高校应注重档案管理人员的培训工作，制定科学的员工培训管理制度，不仅应丰富档案管理人员的信息化管理知识，也要提高管理人员的业务技能，培养一支专业的档案管理复合型人才队伍。其次，应建立合理的考核机制，定期对档案人员的实践操作技能进行考核，并且将员工的工资和考核结果直接挂钩，这样有利于激励档案管理人员重视档案信息化管理，不断提高自身的业务能力。

总而言之，加强高校档案信息化建设是适应现代社会发展以及高校发展的必然趋势，高校应明确实现档案管理信息化改革的重要意义，加强高校档案管理的标准化、数字化、安全化建设，打造一支高素质的档案管理人才队伍，全面促进档案信息化建设发展。

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