档案信息化过程中的问题及对策

吴天顺

随着全国信息化、互联网飞速发展，档案信息化广泛利用。全面、便捷、快速地服务群众、服务社会，如何加快档案信息化建设是当今档案管理的必然要求。本文针对档案信息化建设中存在的问题提出实施对策。

1  当前档案信息化存在的主要问题1.1  软件、数据格式不统一。档案数字化软件的使用，缺乏统一标准、统一指导，各地市、各部门盲目上马，各自为战。经调研河南省范围内使用软件公司有量子伟业、上海中信、北京盛赞、清华紫光、新锐英城、世纪科怡、东方飞扬、泰恒、简帛、中信外包等20多家，个别名义上是公司，实际是一年至两年的代理商，甚至是一人公司。各软件公司开发的软件往往具有自定义数据的功能，再加上各单位情况不一致，上级部门没有统一数字化前的格式，造成了软件、数据格式的不统一。同时也造成主管部门接收所属单位的电子档案时，档号字段也没有著录，不能挂接，最关键的是公司倒闭将会引起更大不可挽回的损失。

1.2  档案整理质量不高。目前有些单位早期的档案本身整理就有问题，如页码漏编、跳号;题名拟写有误、过于简单;文件装订倒装、排列有误;页面破损等，这样扫描著录的电子档案是错误的。运用广州市档案局×副局长的话讲：“数字化前没有整理扫描的电子档案，是不负责任，是对档案的犯罪！”

1.3  数字化有泄密隐患。一是数字化前没有进行整理鉴定，有可能造成网络泄密;二是数字化企业人员的不确定性及电脑硬盘的失泄密现象时有发生;三是管理、监管不到位，后期服务、版本升级、黑客攻击等都有泄密隐患。

2  档案信息化过程中的实施对策

2.1  统一软件、统一格式。最好是国家研发统一的软件、统一的标准进行数字化，根据目前全国的情况，应借鉴云南省档案局的做法，选择两家相互制约、相互依存的数字化企业，根据国家档案局的统一标准，进行数字化处理，这样有利于后期升级、连接和管理，便于档案人操作。

2.2  数字化前整理鉴定事关重要。建议在档案数字化前，将每盒档案重新整理鉴定一遍，发现问题及时更改之后再进行数字化，避免数字化后进入数字档案馆诸多问题的发生。

2.3  严格管理，加强责任心，使保密制度落到实处。其一，要求数字化外包公司在承揽数字化期间，业务经理和工作人员不能调换，以制度管理所有人员;其二，数字化后的软硬件外包公司不能携带走，并且必须签订违约或破产后软件高端运行协议;其三，数字化前对档案必须进行鉴定，分别进行编号、扫描等处理;其四，网站的发布平台构建完成后，就要进行内容的录入和完善，这个工作也将成为档案部门的日常工作。因此严格计算机、互联网管理保密制度，在技术层面：部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员;在制度层面：建立严格的安全制度，杜绝非法操作;在管理层面：经常维护、定期升级、及时发现潜在问题，防止黑客病毒侵袭等。

3  小结

档案信息化建设是一项长期的任务，它具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定，等等，这是一个庞大的系统工程，它的实施是对档案工作理念及传统工作模式的一次革命。

可以说，信息化的档案信息管理模式及档案管理现代化建设对实现档案信息管理工作的社会化服务具有非常突出的现实意义。作为档案管理人员要积极创造条件，尽快实现档案管理的信息化，实现全省的档案管理的根本变革。

（作者单位：河南省档案学会  来稿日期：2015-08-15）