离校管理与服务系统需求的构建与思考

郭晓明+张巍+刘化总+李降宇

摘 要：文章从系统需求边界确立、业务梳理和改造、部门协同等方面分享了大连理工大学离校管理与服务系统的需求构建实践，并提出高校信息化建设中多部门、多业务协同系统建设需关注的三个重点。

关键词：离校管理；管理与服务；构建与思考

中图分类号：TP315 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2015）21-0047-04

引言

每年各个高校毕业生在离校时，都需要办理一系列离校手续。办理这些手续涉及多个部门，且办理时间非常集中。在传统的办理过程中，学生须手持高校离校管理部门自制的“报退单”到学校各相关部门单独办理并盖章确认，对于一些学生体量较大的高校，经常会出现排队办理的现象。这种离校报退方式，存在着学生“跑断腿”、办公部门负担重、工作效率低等诸多问题[1]，不但消耗了大量的人力、物力去服务学生的离校工作，而且不能有效地统计、分析学生的离校数据[2]。

为了改变这种状况，很多高校都在努力探寻解决之道。清华大学在2004年建成了毕业生离校事务处理系统，系统充分发挥了信息化系统高效、便捷的特点，优化了离校业务处理流程，大大提高了手续办理的效率，获得了良好的应用效果[1]。2009年复旦大学离校工作服务管理系统上线，以网上跨部门协同工作的方式办理离校手续，采用灵活可配置的离校手续办理方案以及便捷有效的结果反馈方式，体现了以人为本、全力服务于毕业生的理念[3]。2013年北京大学毕业离校系统正式启用，毕业生通过电脑或手机上网即可轻松查看毕业手续办理情况，系统完善了毕业离校工作相关机制，切实解决毕业生办理离校手续时多跑路、排长队的难题，实现毕业生离校工作的信息化、科学化、人性化[4]。离校系统作为跨部门应用的典型案例，对信息集成、数据交换、实时性有很高的要求[5]，信息化程度对离校系统的实施具有很大影响[6]。高校离校系统的成功实施和高校自身的数字校园建设有密切的关联，已有的数字校园建设成果为离校系统的实施奠定了良好的基础[7]-[9]。以北京大学为例，北京大学自实施数字化校园建设工作以来，已逐步建成统一的用户平台、统一的权限平台、数据交换平台等基础设施，为实现跨部门离校系统提供了有力支持[9]。

大连理工大学2009年开始学校的数字校园建设，包括校园综合服务门户、公共数据库及数据交换平台、统一身份认证平台，运行至今已经积累了比较全面的学校基础数据，各大骨干系统也在逐步建设完善中。2012年建成覆盖教学区的无线网络，2013年初步完成学校一卡通建设，当前已经基本具备了离校系统建设的基础条件。与此同时，学生、教师也被传统的离校报退模式所累，对利用信息化手段改善和规范现有离校流程有诸多期待。为了使大连理工大学毕业生离校工作流程合理化、规范化和便捷化，简化手续办理环节，加强部门间的协调配合，为毕业生提供优质的服务，营造热情和谐的毕业离校氛围，学校于2014年启动了离校管理与服务系统的建设工作。不同高校之间离校手续有很多共性，可以互相借鉴，但都各有特色，也不可完全复制。

本文从系统需求边界确立、业务梳理和改造、部门协同等方面介绍了大连理工大学离校管理与服务系统的需求构建实践，并提出高校信息化建设中多部门、多业务协同系统建设需关注的几个重点。

一、需求边界确立

信息化已经成为国家重要的发展战略之一，在着手信息化建设之前，高校须提升信息化建设的战略意识[10]。大连理工大学在考虑建设离校管理与服务系统时，规划把学校主校区、开发区校区、盘锦校区三个校区的本科生、研究生和留学生等学生的毕业离校、非毕业离校都纳入建设体系。盘锦校区是学校新成立的校区，其各项管理规则和制度还在逐步建设和完善之中，校区的离校工作还未开展实施过，相关的操作规程也还未形成。按照惯例，其他校区的各项规则和制度会参照主校区执行，有些例外情况则按照校区实际情况来调整。根据以上情况，学校形成了由主校区教务处、研究生院、国际教育学院牵头的部门，开发区校区、盘锦校区各部门为协助部门，主校区网络与信息化中心为协调部门的离校管理与服务系统建设组织构架体系，并根据学校实际情况采用以下需求构建思路：以主校区的学生离校工作为最初的蓝本，分别由教务处、研究生院与网络与信息化中心共同确立一个初步需求，之后由国际教育学院、开发区校区、盘锦校区参照已形成的需求根据自身实际情况作出修改、调整和完善，最终汇总形成需求。

本科生毕业、停学、休学和退学都需要学生办理离校相关事项，但在教务处的业务系统中，停学、休学和退学部分是纳入到学籍异动业务中，其本身有一套不固定的业务管理模式。这种类型离校发生的时间也很零散，每种类型需要办理的事项也不固定，灵活性太强，较难纳入到系统中完成。研究生则有毕业、结业、退学等离校形式，结业、退学随时都有可能发生，若是退学离校，则学生需要在线下完成7个盖章签字确认环节之后，才能最终进入离校办理工作中，手续繁琐。留学生的离校则更松散，特别是一些来参加短期学习的语言生，有可能随时离开。根据以上的情况，离校管理与服务系统中只纳入学生的毕业离校报退形式，其他离校报退形式采用原有方式进行。盘锦校区离校工作还未开展过，存在太多不确定因素，盘锦校区相关部门以自身实际情况出发，决定这次暂不纳入离校管理与服务系统的建设范围。开发区校区没有留学生，所以不开展相应的离校工作。最终确定了离校管理与服务系统需求的边界范围，具体如表所示。

二、业务梳理改造

离校业务是高校学生一条线管理中很重要的一环，只有信息和流程都梳理清晰后， 才能更容易地开发离校管理与服务系统[11]。学校已有的离校工作模式经过了学校多年的摸索和积累，已经形成了固有的业务流程和业务处理方式。为了更好优化学校毕业生的离校业务办理工作，学校网络与信息化中心结合学校实际，从整体性、全局性出发统筹考虑，在梳理所有离校环节的基础上对部分业务进行合理的信息化改造，使离校工作在整体上和局部环节都得到优化。

1.业务梳理

使用电子报退单替代了原先所有纸质报退单，各个环节的人员各司其职，统一通过离校管理与服务系统了解各项离校业务办理情况。学生根据电子报退单提示按需办理各项离校事项，所有必须办理事项办理完毕后，即可在规定时间段到发证部门领取毕业证和学位证。

图1是硕士研究生报退流程梳理图。其中部分环节因暂未有系统支持、或数据不能准确实时提供、或系统网络安全要求，只能通过数据导入的方式把数据导入系统。而图书借阅清缴、论文提交、档案资料提交、缴纳网络欠费等环节则直接通过系统对接方式实时获取结果数据并在离校管理与服务系统中直接反馈。

2.业务改造

通过业务梳理和系统之间的对接，简化了学生办理业务的流程，但还有一些业务环节值得商榷，需要进一步的理顺并改造，这些业务环节包括研究生纸质论文提交、研究生档案材料提交、学校网络与一卡通注销和退费、各项欠费的处理。

学位论文是学校研究生培养的成果展示，是学校的宝贵资源。研究生在离校时，需向图书馆、档案馆、研究生院、所在院系分别提交纸质论文，各个部门的收缴模式不一样，各自为政，无统一协调和收藏界定，存在较强的随意性，这种局面最终可能导致部分学位论文收藏的缺失，使学校学位论文收藏缺乏完整性和安全性，也给学生离校增加了很多不必要的工作。为了规范相关工作，学校几个相关部门联合商讨决定，取消学生离校时图书馆的纸质论文提交环节，由学生统一把学位论文提交至学校档案馆进行收藏。

档案材料提交是每个研究生毕业离校必须办理环节之一，也是学生排队最严重的环节。主要是因所提交材料中的“学位授予证明”领取时间较晚，导致学生必须推迟材料提交时间，这个时间和毕业证发放时间交织在一起，使近4000毕业生需在两天之内完成提交。为了有效改善排队现象，研究生院与相关部门沟通之后决定把“学位授予证明”这个档案材料交于各研究生辅导员进行汇总，之后统一交至档案馆。同时把原来两天的集中报退时间拉长到一周，让学生可以自主选择时间提交相关材料，学生提交材料之后可以使用学校一卡通进行刷卡登记确认。

学生在毕业报退期间还需要使用网络，需要使用一卡通进行消费，若要求学生离校期间完成网络和一卡通注销工作，则会影响学生离校之前的学习和生活。为了简化相关业务办理流程、为学生提供人性化的服务、方便学生的离校报退工作，毕业生在报退期间可免费使用网络，若账户有余额则在报退完毕之后与一卡通中的剩余费用统一通过财务划入学生关联的银行卡中，一卡通将在报退后统一停用注销，学生可以保留各自校园卡。

学生毕业报退时需缴纳各类欠费项目，包括网络欠费、图书馆图书借阅欠费、上机欠费等。以前是由学生到相应部门进行费用结算工作，而当前学校开通了一卡通网络缴费通道，学生在离校时若有欠费，只需利用网络或者一卡通终端缴纳完欠费即可，不需要到各个环节所在管理部门办理。

三、部门协同

离校管理与服务工作，除教务处、研究生院、国际教育学院等管理部门外，还涉及学校财务处、图书馆、网络与信息化中心、后勤处、档案馆、保卫处、招生就业处等许多职能部门。在学校离校管理与服务系统建设中，部门协同是关系到系统顺利实施的关键，按内容不同进行划分，在系统建设工作开展过程中，学校部门间主要在目标、业务和信息三个层面开展了有效协同。

1.目标协同

在学校十多个部门参与的离校管理与服务系统建设启动会上，各方达成了一致的建设目标，即用信息化手段提高毕业生离校工作的管理效果，同时为毕业生提供人性化的服务，这是各项工作开展的出发点。在此建设目标下，各职能部门各司其职：各个职能部门有效梳理与部门相关的离校工作，并积极配合相关部门开展工作；各院系做好学生的宣传和组织工作；网络与信息化中心安排了专门的甲方项目经理全程参与项目建设，进行需求调研沟通协调、项目实施监督等工作。

2.业务协同

系统建设让本来各自独立的业务通过互联网实现相互协同，这种协同一方面使整个离校流程很清晰，一方面也要求各个部门之间业务实现联动，在离校工作中开展紧密的合作。

3.信息协同

高校信息化一般要经过数据管理——数据整合——信息协同的发展阶段，目前大多数高校正在向信息协同阶段过渡发展[12]，有的高校已在信息协同应用方面进行了探索和实践[13][14]。离校管理与服务系统建设实现了学校一部分信息的协同，主要是离校系统与其他管理系统之间信息的协同共享，各个参与部门需要把离校业务工作产生的结果数据通过多种方式体现在离校系统中，以便相关参与方使用或参照。

部门间三个层面的协同并不是截然划分和各自独立的，而是相依相存的[15]，是离校系统顺利建设和实施的重要保障。

四、总结与思考

大连理工大学离校管理与服务系统于2014年4月开始建设，6月试用，有近7500人通过系统顺利完成毕业离校工作。离校系统建设各项工作的顺利开展，为学校未来多部门参与、多业务协同的系统建设提供了参照和借鉴。

1.重规划，更重实际

普遍上，高校在实际规划和建设中经常会陷入3个误区，包括对学校的整体发展缺乏远见、对学校现状与需求缺乏清楚的认识和对信息化建设的进度和规模估计不足[16]，这导致学校规划做的不实。此外，学校规划落地采用的具体方法不当，也将导致不能有效顺利地实施。高校的信息化建设往往是依靠软件供应商为主，而不同的软件供应商都有不同的信息化项目实施方法论，但是软件商的核心工作是销售软件和收款，如果高校主动性稍差，则项目运作的思路、计划、控制等很可能就完全按照软件供应商所预定的路线走[17]，最终高校会陷入被动，而结果则可能与实际的信息化规划产生较大的偏离。做好信息化规划固然重要，但是也不能太过依赖规划，必须结合实际的需求梳理、项目建设历程批判性地看待规划，可以适时对规划进行必要的修正，以使其能更好地指导信息化落地实施，从而使规划和实际建设两方面能齐头并进。

2.业务梳理和改造并重

高校的业务信息化改造已经成为高校信息化建设必须面对的问题之一，但因业务改造方向不清晰或业务部门不愿积极配合，使业务改造很难有效实施。业务梳理为组织中的各项业务绘制流程图， 并以此为主要手段来实现对组织现状的客观描述， 是管理咨询和信息化中的常用工具[18]。业务梳理可以增进业务人员、管理人员和信息技术人员对业务情况和组织现状的了解， 有利于获知流程中的值得商榷的业务和明晰业务改造的方向；还能够获得由组织结构图、业务流程图及其他相关图表形成的业务模型， 为业务改造提供客观依据。

3.做好信息部门的定位

当前已经进入全面信息化建设时代，在高校信息化建设历程中，涉及到多个参与方，各自发挥着不同的作用，在系统建设各个阶段，每个参与方须做好定位，充分发挥各自优势。信息部门是其中参与度最高的，其所处的角色是最不好把握的：首先他不能替代需求发起的业务部门，但信息部门需要参与到业务梳理和改造过程中，需对业务流程有一个宏观的了解和把握，否则系统的可控性将很低；其次信息部门不能把太多精力放在具体技术实现上，这是开发方的强项，否则会有越俎代庖之嫌。开发方人员流动较频繁，很多学校关注的内容很难在开发方内部传承和积累下来，学校不能太过依赖于开发方，而信息部门作为协调部门，在每一个开展的信息化项目建设中，需要了解各个参与方的优势和劣势，以此来确定自己所处的位置，最终平衡各方的资源，有效推进项目的建设工作。

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（编辑：杨馥红）