档案保管期限表问题及优化策略

王雅楠

天津市引滦工程尔王庄管理处



档案保管期限表问题及优化策略

王雅楠

天津市引滦工程尔王庄管理处

档案保管期限表确定档案保存期限的工具，在档案价值鉴定中发挥着重要作用。但是由于我国的档案保管期限表出现较晚，发展历程较短，存在内容条款宽泛、可操作性不足等问题。本文针对我国档案保管期限表存在的问题提出了相关建议，以期促进我国档案保管期限表的完善。

档案保管期限表 问题 优化策略

针对档案价值的鉴定，我国档案领域已开展了不少的研究和讨论，就档案鉴定的重要性、标准等也进行了深入的学术研究，这一系列举动对于促进档案价值鉴定工作的开展具有重要意义，奠定了舆论基础和理论基础。但是笔者认为，仅从宏观层面上进行研究是远远不够的，最终还是要落实到具体的微观工作当中。档案保管期限表作为连接档案价值鉴定理论工作和实践工作的重要环节，必须得到高度重视。本文就我国档案保管期限表存在的问题和优化策略谈谈个人看法。

1　档案保管期限表存在的问题

国家档案局颁布的《档案工作术语》对档案保管期限表的定义做出了明确规定，即规定档案保管期限的文件。文件归档保存时间的确定、档案资料的存毁鉴定等都需要以档案保管期限表为依据，可以说档案保管期限表是档案价值鉴定的最基础的工具。正所谓没有规矩不成方圆，档案保管期限表就是进行档案价值鉴定的依据和规矩。总的来说，目前我国的档案保管期限表主要存在以下四个方面的问题：

1.1效益性不足

全面性、发展性和历史性是我国档案保管期限表制定和修正的原则，这也导致了档案保管期限表具有严重的保守性特点，缺乏效益思想。主要表现为档案保管期限划分不科学，仅以档案的价值作为参考依据，并未将档案的保存成本纳入考虑范围中，很多保存价值较低的档案被划入了永久保存行列，占用了大量档案保存资源。以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为例，该文件明确规定将党代会的参会人员名单和会议议程纳入永久性保存档案，这就是典型的忽视了档案管理的效益性原则，因为这些资料并未体现出会议的内容和价值，不具有永久保存的价值。

1.2内容宏观单一

纵观当前我国已有的档案保存期限表，可以发现其基本都是站在宏观的角度进行档案的划分，重视档案对于国家和社会的的价值，主要涉及政策性和总结性的档案，内容宏观单一，反映社会生活的档案收集和保存不足，即使进行保存的档案其年限也较短。2002年，广东省发现了一批上世纪50年代至80年代间形成和保存下来的档案，也就是我们所说的“北水史料”。这批档案是广东省现存最完成的关于农民公社和农业集体化的资料，我国史学界对此给予了高度评价，然而这批价值不菲的档案却是在资料销毁的过程中被发现的。此外，从我国档案保管期限表的条款来看，其条款数量呈现出明显的下降趋势，这与我国档案数量激增、档案类型趋于丰富的现实情况明显相背离。总体来说，我国的档案保管期限表存在内容宏观单一、覆盖面较窄的问题。

1.3条款缺乏可操作性

当前，我国的档案保管期限表将档案的保存期限分为定期保存和永久保存两类，其中定期保存则又细分为10年保存期限和30年保存期限，尽管相较于以往的档案保存期限已经有了明显的改进，但本质上还是属于典型的“三分法”，工作人员的主观性很强，档案保管的时间跨度也相当大。与此同时，档案保管期限保存表当中存在大量的“重要”、“特殊”、“一般”等模糊词汇，对档案价值界定不清晰，不利于工作人员的具体操作。

1.4档案鉴定方式的单一

目前，我国关于档案保存期限的确定主要由档案管理人员根据档案保管期限表的相关规定确定，这种做法存在明显的缺陷：第一，档案价值认定工作不严谨。档案管理人员受自身认知的局限，很难对所有档案的保存价值进行正确的鉴定，导致很多档案的保存价值被忽略，甚至可能造成最重要的档案被遗弃损毁；第二，档案价值评定误差较大，由于期限表过于简洁，仅有文件的来源、形式、全宗等内容，因此划分难度大，造成的误差也较大。

2　档案保管期限保存表优化策略

第一，明确档案保管的具体年限。当前，我国的档案保管期限表将档案划分为永久保存、长期保存和短期保存三种类型，然而这一划分法存在诸多问题。因此，笔者认为具体化档案保存年限应当作为今后的改革重点。但是这一过程并不能一蹴而就，笔者也并非完全否定当前档案保管期限的划分方法，只是随着时代的发展，我们的档案保存期限应当逐渐具体化，最终过渡到永久保存和定期保存两种类型，定期保存的年限应当根据档案的保存价值来确定，如1年、5年、10年、20年......

第二，细化条款内容。当前，我国档案界关于档案保管期限表内容设置详略的问题一直存在争议。条款宽泛粗略，工作人员认为缺乏可操作性，条款内容详细，工作人员又觉得繁琐复杂。单从理论上来看，细化档案保管期限表内容有利于档案管理人员对号入座，增强工作的可操作性，但是单凭一份档案保管期限表，要将所有的档案囊括其中又是非常不现实的，然而适当细化内容又是尤为必要的。以我国1987年的档案保管期限表为例，当中有33项条款非常粗放，对档案的留存年限没有做出明确的规定，整体来看该文件毫无科学性和可操作性，档案管理人员的主观性和随意很很强，整个文件严重缺乏权威性。因此，笔者建议在现有的档案保管期限表内容之上，对部分条款进行适当细化，尽量标出各类档案的保存年限。

第三，合并档案保管期限表和档案归档范围。当前，已有不少基层单位将档案的归档范围和保管期限表合二为一，这样既简化了工作程序，也细化了档案保管期限表，令档案保管期限更加符合本单位的实际需求。

第四，加大档案保管期限表的管理力度。虽然加大管理力度并不属于档案保管期限表的改进范畴，但笔者之所以提出这一建议的目的在于提高期限表的权威。为确保档案保管期限表真正发挥辅助档案价值判定的作用，在档案保管期限表的保存和修订上，档案管理部门应当加大监督力度。基层单位进行档案保管期限表的修订时应当经上级部门同意，其审核工作由单位上级部门和当地档案管理行政部门共同完成。档案保管期限表实行谁审定谁负责原则，基层档案保管工作者只要按照规章制度进行档案价值鉴定和保存即可，无需承担相应责任。

第五，完善档案保管期限表体系。以文书档案的保管为例，我国在文书档案保管方面的期限表相当单一，文件保存价值鉴定、保存年限确定以及保存期满鉴定等不同环节，都使用的同一套保管期限表。那么档案保管期限表就身兼数职，既要负责档案文件的第一价值鉴定，也要负责其第二价值鉴定；既是各单位鉴定档案保管价值确定保管期限的依据，也是档案馆鉴定期满档案优化馆藏的依据。所以，必须根据档案价值判定的不同层次，制定出不同的档案保管期限表，构成完善的期限表体系。

3　结语

总之，档案保管期限表是开展档案价值鉴定的基础，能够在实践中促进档案价值鉴定工作的顺利完成。笔者认为当前的首要工作任务就是增强档案保管期限表的权威性和合理性，加大改革力度，完善档案保管期限报价值体系，并以此作为推动我国档案鉴定工作实践的助动器。

［1］刘淑妮，石慧敏.优化机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的思考［J］.档案学研究，2013，（02）：18-21

［2］华超杰.2000年以来我国档案保管期限表研究综述［J］.云南档案，2013，（08）：35-38

［3］吴琳.浅论我国档案保管期限表的缺陷与改进［J］.内蒙古农业大学学报（社会科学版），2012，（01）：177-178+193

王雅楠（1981.06-）女，籍贯：天津 学历：本科 职称：中级研究方向：档案系列