电网企业协议库存物资采购的ERP应用新模式分析

魏芳娣，李德山

（国网信通产业集团 安徽继远软件有限公司，安徽 合肥 230000）

电网企业协议库存物资采购的ERP应用新模式分析

魏芳娣，李德山

（国网信通产业集团 安徽继远软件有限公司，安徽 合肥 230000）

文章首先分析了电网企业协议库存采购模式的特点，提出现有模式带来的影响及弊端，提出新的管理模式及ERP系统信息化应用的新模式；其次，对新模式带来的管理成效进行了详细介绍。

电网企业；协议库存；计划申报；采购管理；库存管理

1　协议库存采购模式概述

协议库存采购模式是根据未来一定时间内物资采购需求的预测数量，通过招投标方式，确定多个供应商，并以协议形式将物资的单价、数量、价格、合同有效期等予以确定，与供应商分别签订大框架合同。在实际项目物资需求提出后，与供应商签订采购供货单进行供货的采购模式。

2　电力企业协议库存物资采购现有的模式

电力企业协议库存采购模式主要包括以下几个环节：（1）全年物资需求量预测；（2）预测物资需求量招投标；（3）确定中标供应商，与供应商签订大框架合同；（4）实际物资需求产生后，根据签订的大框架合同为实际需求物资匹配供应商及配送数量；（5）根据实际需求与供应商签订供货单配送合同。该采购模式发挥了招标次数少、采购成本低、人工成本少的优势，提高了采购效率，有效保障了物资供应。如A电力企业，下辖近100家子公司与分公司，每年年初上报协议库存预测需求后，根据实际需求匹配的供货单数量达3万笔，涉及金额近百亿，占其采购总额的45%左右，故协议库存本地化采购流程，尤其是国网整体部署了ERP系统后，所有的流程均要求在线提报，因此企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）流程的设计的优劣对物资的计划申报、物资采购、库存管理等都有重要的影响，以下将对现有协议库存采购流程的各环节进行介绍。

2.1 计划申报管理

需求预测阶段，各分公司、子公司汇总各类物料的总需求，按照每个物料形成备品备件的采购申请上报省公司，省公司按数量汇总各公司上报的预测需求至国网，国网进行招投标，确定中标供应商，并与供应商签订框架合同。

省公司则在框架合同签订完成后，以各公司需求预测时上报的每类物资的备品备件采购申请作为该公司实际项目的物料需求量，匹配框架协议的供应商信息，不需要各公司按当年开工项目的实际需求量重新进行计划申报。即计划申报阶段各公司申报的各类物料的预测采购申请与省公司匹配中标结果的采购申请为同一备品备件采购申请，与各公司实际需求的项目无关，无法对物料需求根据实际需求项目溯源，也对各单位协议库存物料申报的预测量要求相对准确。

2.2 采购管理

省公司协议库存匹配完毕后，根据原需求预测的备品备件采购申请，下发中标结果到各公司，各公司根据已匹配的大协议中的供应商、价格等信息，依据预测物资需求时的备品备件采购申请，在ERP系统中创建采购订单，与各公司实际需求的项目无关，亦无法追溯物料的需求来源。采购订单创建完毕后，与供应商签订供货合同， 形成采购供货单。

2.3 库存管理

待实物到货验收、入库后，均以备品备件的形式存在库存中，待实际项目开工需要物资领用时，物资部门便将物料从备品备件形式转移为项目物资，需求部门在需求的项目上挂接物料后进行发货。对物资部门保管员的业务能力要求较高，且工作量巨大，易出错。

3　电网企业协议库存物资采购现有模式存在的背景及带来的业务影响

3.1 现有模式存在的背景

A公司该协议库存的现有申报模式已持续数年，由于A公司下辖单位众多，全省的协议库存物资预测申报量、实际需求申报量、物料计划审核量、匹配量工作巨大，而省公司人员编制有限，项目工期要求紧张，故各公司年初只需根据当年项目批复情况，预测开工项目物资的需求总数提报采购申请，并作为协议库存中标结果下发后匹配中标结果的采购申请。各公司只需提报一次预测精准的协议库存物资采购申请即可，无需根据项目开工后，对逐个物料按照N个项目提报N个采购申请，提交至省公司进行审核与匹配。该模式在计划环节的工作模式大大简化，形成了一套固定的协议库存申报模式。

（1）减少了各公司计划员提报、审核、上报采购申请的工作量，可将物资的预测量作为实际需求量，一次性上报省公司。

（2）减少了省公司计划员审核采购申请的工作量，减少了省公司审核、下发中标结果、签订采购供货单合同的工作量。

采用 SPSS 17.0软件对表4中各指标数据进行主成分分析(PCA)[27,28]。由表5可知，共提取5主成分，累积贡献率达到100%。根据贡献率大于85%的原则，说明提取的3个主成分能够全面反映马铃薯脆片的品质信息。因此，选择第1主成分、第2主成分和第3主成分进行后续的综合得分和标准得分的分析。根据5个指标的特征向量绝对值大小可以看出，决定第 1主成分的指标主要是感官评价和综合评分，决定第 2主成分的是破碎力和含油量；决定第3主成分的是L*值和含油量。

3.2 现有模式带来的影响

（1）按现有模式提报物料需求计划后，某物资全年所有的需求合并为一个采购订单，若该物资存在不同的到货日期而库存保管员未分批收货，第一批物资到货后便一次收货完毕，则会造成应付暂估及库存金额过高，库存物资与实物不对应。

（2）以备品备件入库后，若该物料还存在未出库的库存，与本次入库的金额有差异，则会造成移动平均价现象，导致入库金额与出库金额不一致。

（3）从备品备件移库到对应的项目物资进行发货，通常会造成材料成本差异，需要物资、财务部门配合查找原因，完成财差分摊，增加了跨部门的协调工作量。

（4）入库后从备品备件移库到多个对应项目，工作量过大，且容易出错。

（5）计划、采购、库存环节均以备品备件形式体现协议库存物资，无法溯源物资的需求来源，追溯不到需求部门，可能会造成物资入库后无人领用的现象，造成库存物资积压。

4　电网企业协议库存物资采购的新模式

4.1 计划申报管理

各公司按月申报物资需求计划，同一物料细分到子项目或者台区项目，每笔采购申请均关联工作分解结构（Work Breakdown Structure，WBS）编码，各公司物资部门计划员根据同一物料编码，将采购方式为协议库存的N条采购申请，汇总数量、并取N条采购申请中的最小交货日期，合并为一笔备品备件的采购申请，上报至省公司进行框架协议匹配。并在ERP系统中将汇总前与汇总后的采购申请对应关系予以保存，以备后用。

4.2 采购管理

省公司为各单位上报的汇总后采购申请匹配协议库存后，下发中标结果到各分公司，各公司根据匹配过的大协议中的供应商、价格等信息，在ERP系统根据汇总后的采购申请创建采购订单时，还原汇总前的物料数量、WBS编码、交货日期等信息，形成N条采购订单，保证与原N条采购申请信息完全对应，并与供应商签订供货合同， 形成一个采购订单N行条目的采购供货单。

4.3 库存管理

待实物到货验收、入库后，根据采购订单中明确的物料、WBS编码、数量入库，在库存中形成明确的物料与WBS编码的对应关系，待实际项目开工需要物资领用时，物资部门则直接根据需求部门提报的需求发货。

5　电网企业协议库存物资采购新模式的变更和影响

（1）按新模式提报物料需求计划后，物资的需求计划则根据实际项目需求进行申报，在计划阶段完全与WBS编码对应，可追溯物料需求来源。上报省公司时进行同一物料的汇总，在不增加省公司工作量的基础上，中标结果下发后进行数据还原；在采购阶段创建采购订单时还原为原采购申请中的信息，保证不同项目的物资根据实际交货日期分批送货，避免了原模式中应付暂估及库存金额过高的现象；库存阶段，所有物资入库后有明确的WBS编码，避免了库存物资与实物不符的情况。

（2）按新模式物资入库后，物资直接入库到对应的项目，避免了旧模式中物资入库时产生的移动平均价，以及物资部门保管员从备品备件转移到项目物资时产生材料成本差异的情况，很大程度上减轻了保管员的工作量，减少了工作出错率。

（3）计划、采购、库存环节均与项目WBS编码对应，可溯源物资的需求来源，追溯到需求部门，避免物资入库后无人领用的现象，减少库存物资积压。

（4）新模式不仅满足省公司协议库存申报的要求，且在不增加省公司的工作量上，颠覆了原协议库存的申报模式，各公司以月为单位，按项目提报协议库存物资需求计划至省公司，省公司在框架协议匹配前要求各单位进行利库处理，保证库存物资及时领用，库存物资帐卡物一致，做到计划、供应、库存的有效配合，库存物资可溯源，提升了电网企业的协议库存物资采购管理水平及信息化应用程度。

6　结语

本文分析了大型电网企业协议库存采购的旧模式与新模式，并详细介绍了两种模式的形成背景与管理模式，以及新旧采购模式对电网物资协议库存采购模式的管理提升。在A企业新模式实践的基础上，已逐渐表现出对协议库存采购物资的管理流程的优势且大有获益，同时也希望为其他公司提供相应借鉴与沟通交流。

［1］程剑，郑慧琳，杨青山.浅谈基于协议库存模式下的物资采购管理［J］.物流工程与管理，2014（1）：41-43.

［2］施非，邬斌弢，张玉鑫，等.电力配网物资协议库存采购优化方案［J］.经营与管理，2015（11）：78-79.

［3］姜勇，陈卫新，薛祥，等.基于用户需求的电力物资协议库存分配模式设计［J］.江苏电机工程，2015（5）：29-31.

Analysis on the new mode of ERP application of protocol inventory material purchasing in power grid enterprise

Wei Fangdi， Li Deshan
（Anhui Jiyuan Software Co. Ltd of National Network of ICT Industry Group， Hefei 230000， China）

The article first analyzes the characteristics of the power grid enterprise protocol about inventory， and puts forward the infuence and abuse of the present model bringing about and the new management mode and the new mode of application of information technology of ERP system； secondly， the management effect bringing in new model is introduced in detail.

power grid enterprises； protocol inventory； planning reporting； purchasing management； inventory management

魏芳娣（1983— ），女，甘肃天水。