基于ACCESS数据库技术的台账管理系统研究

李少辉

安全生产是铁路运输工作的重中之重，而安全管理是安全生产的重要环节和基本措施。如何进一步提高铁路通信设备安全管理，西安铁路局西安通信段积极探索新方法，研究新对策，在保障安全的前提下，达到 “节能减排、降本提效”的目的。

1 现场台账管理的问题

通过调查发现，现场部分车间和班组台账管理方式存在着一定的局限性和安全风险。一线班组台账管理效率普遍较低，纸质台账浪费较严重，主要表现在以下几个方面。

1．现有纸质和电子台账局限性较大，无法实现设备和职工的动态、安全管理。台账信息重复，且设备和人员的台账数据不统一；而且静态管理台账容易引起设备、人员等数据丢失，甚至导致设备无故丢失，无法形成台账闭环管理，存在着安全生产和管理隐患。

2．一线班组纸质台账比重占台账总量的60%～65%；管理繁琐、费用高，由于管理人员采用手写方式频繁更新数据，容易出现错误，也存在着一定的安全隐患。

3．Excel、Word等传统电子台账占台账总量的35%～40%；种类繁多、较难实现统一管理、容易误删等，安全隐患多。

通过对铁路一线车间和班组的台账管理现状进行调查和分析，率先针对西安北通信车间CIR班组在台账管理方面凸显的安全风险、工作效率、台账经费等问题，设计开发了一种符合现场实际的电子台账管理系统——CIR班组信息管理系统。

2 系统设计

2．1 ACCESS2007技术平台

Access2007是Office2007家族的重要成员，作为一种新型的关系型数据库，能够帮助用户处理各种海量信息，不仅能存储数据，更重要的是能够对数据进行分析和处理，使用户聚焦于各种有用的数据。Access能够存取Access／Jet、SQL、Oracle或者任何ODBC兼容数据库内的资料，这使得Access成为一种较成熟的软件开发平台。Access2007有6个基本操作对象，即表、查询、窗体、报表、宏和模块，通过这些对象完成大量数据的显示、分析和处理。

基于Access2007的数据库设计应遵循以下原则：①满足用户的数据需求，以及功能和操作上的需求；②设计表的结构时，应考虑表结构在未来可能发生的变化，以保证表结构的动态性和适应性；③在关系数据表中，各个表之间的关联只能为一对一或一对多的联系，对于多对多的联系，必须将其转换为一对多的联系；④为节省存储空间，须合理设计表字段的属性。

2．2 系统开发

系统开发之前应检查Access2007是否已经完全安装并正常启动和退出，宏和VBA （Visual Basic for Application）模块调试是否正常，否则及时进行修复，以免为数据库开发带来困难。完成以上基本任务后，就可以正式设计所需要的数据库系统了。

第1步，建立空白数据库，为数据库命名，格式为＊＊＊．accdb；根据不同种类的台账，向数据库添加不同名称的空白数据表，合理设计表字段的属性。

第2步，数据录入，分别向对应的表中添加设备、人员等数据信息，当输入的信息不符合字段属性要求时，系统将给予提示。

第3步，根据基本数据表，创建查询、窗体、报表、数据透视图等元素，为数据分析和处理提供可操作对象。

第4步，根据台账管理的实际需要，对数据表、窗体等对象进行分类，例如，建立不同的分组，如CIR班组管理基本信息查询、CIR设备管理、CIR日常检修管理、CIR安全管理、CIR职教管理等。

第5步，切换面板界面及功能设计，依据不同的管理台账，通过宏命令或编写VBA代码，设计不同的窗体界面下的台账数据查询和分析功能。

第6步，数据库加密和调试，发现问题及时修改，直至满足管理需要。

系统开发完成后，登录主界面如图1所示。

2．3 界面设计

通过个性化的界面设计，用户可以快速、灵活地对台账数据进行操作。登录CIR班组信息管理系统后，主界面包括以下三部分。

图1 CIR班组管理信息系统主界面

1．Access2007功能区：通过 Microsoft Access2007基本功能操作区域，即开始、创建、外部数据、数据库工具等命令选项卡和导航工具，实现用户数据库的基本操作功能。

2．数据元素区：包括用户创建、设计的数据表、查询、窗体及报表等数据单元，可进行自由排序和分类管理。

3．快速操作区：用户可根据实际需要，通过切换面板功能灵活设计不同种类的台账搜索界面，直观形象；此外，快速操作区同时也承担着显示详细数据信息的功能。

2．4 系统功能

1．分类管理功能。系统的一个重要功能就是分类管理不同种类的台账数据，在基本数据区域，用户可对不同类型的数据表、窗体及报表等数据单元进行分组管理，包括CIR设备管理、职工管理、综合管理等台账数据。在快速操作区域，主要对系统中的各种台账信息进行分类查询，双击可进入相应的查询界面，如设备基本信息、职工信息、设备整治3种不同类型的界面，层次分明，方便操作。

2．数据查询功能。数据查询是CIR班组信息管理系统的一个重要功能，查询、搜索ACCESS台账系统数据的方式有2种：一是登录系统后，在基本数据区域选择相应类别组下的数据表、窗体或报表双击打开，查询所需信息；二是在快速操作区域点击标签按钮打开相应的数据查询界面，按提示输入关键信息搜索数据，如图2所示。

3．数据显示与编辑。在ACCESS台账和管理系统中，数据显示与编辑的基本单元是数据表，用户可根据数据表灵活设计生成 “窗体视图”、“数据统计视图”、“打印报表”等；此外，用户在同一个 “数据表视图”及其派生视图下进行数据编辑操作。数据有同步更新功能，在 “数据表视图”中，用户可进行数据添加、删除、修改等操作；在 “窗体视图”中，用户可进行数据修改，修改结果也显示在 “数据表视图”中；台账管理人员可根据 “数据表视图”中的内容设计生成数据统计柱形图，方便使用；此外，也可根据 “数据表视图”中的内容设计生成个性化界面的 “报表视图”，方便打印。

图2 CIR设备基本信息查询界面

4．用户数据校验。为保证台账数据的完整性和有效性，在Access2007台账管理系统中，可对数据表中的字段进行设置，一是设置字段的数据类型，包括文本、自动编号、数字、日期、货币、附件、超链接等格式；二是字段属性的设置，包括字段长度、格式、有效性规则、有效性文本、智能标记、是否要求必填和字符串为空等。通过对字段数据类型和属性的设置，当用户输入的数据与所设置条件不匹配时，系统提示告警，要求重新输入。

5．数据库加密和备份。数据库加密是ACCESS台账管理系统保证数据安全的必备条件，通过加密可防止非台账管理人员随意修改用户数据，用户登录数据库时要求输入密码；同时，台账管理人员可通过手动或自动方式，定期对CIR班组信息管理系统进行备份，防止数据意外丢失。

3 系统特点

结合一线班组安全管理的要求，基于Access数据库技术的CIR班组信息管理系统具有几下特点。

1．成本低廉。Access2007开发工具，可以在网上免费下载，无需购买；同时，系统的开发、设计、实现、调试与维护均由西安北站通信车间QC小组独立完成，节省了投资。

2．操作方便。Access数据库能够通过基本数据表容纳用户数据信息、图片、OLE对象和附件等元素，可以通过数据表创建用户查询、窗体、报表和数据透视表等对象实现用户信息的多角度分析和管理，并可根据需要灵活设计用户窗体界面，方便用户操作。

3．兼容性强。用户可将现有 Excel、Txt、Xml、数据库资料等电子台账实时导入CIR班组信息管理系统，并能够保持原始数据的完整性和准确性；此外，为了对系统某一类数据进行单独处理，可将数据库中相应的表导出为Excel、Txt、Xml、Word、Pdf等格式。

4．远程共享。利用现有的办公网环境，构建浏览器／服务器 （B／S，Browser／Server）模式，可实现信息管理系统的远程数据共享。基于B／S模式的数据库系统，只需要在前端客户机上安装浏览器软件，不需要安装和配置具体的应用程序，其中，Web服务器是连接前端客户机和后端数据库服务器 （安装于CIR班组）的桥梁，主要的数据计算和业务逻辑都在此实现。为防止数据被随意修改、删除，CIR台账管理人员可在服务器电脑上、查询编辑系统数据，前端客户机可实时浏览、查询CIR班组台账数据。

4 现场应用情况

对信息管理系统在现场的应用情况进行调查和数据统计，发现使用ACCESS数据库信息管理系统后，CIR班组在设备和人员安全风险管理、台账管理经费和工作人员效率等方面均得到了明显提高。

1．实现了台账数据的安全管理。由于同一个字段的数据能够自动同步更新，通过数据表关联，有效解决了不同种类台账中，同一种设备或同一名职工出现不同版本数据的现象。

2．实现了设备和人员的动态、闭环管理。实时跟踪设备从出库、运用、测试、故障、返修、再入库等每一个阶段的状态，防止设备丢失，有效实现设备安全管理；通过对每一名职工的工作、学习、培训、安全信息等建立专人档案库，动态管理职工劳动安全工作。

3．实现了生产班组台账资料的安全管理。解决了传统纸质、电子台账容易丢失和被误删现象，通过电子资料的分类、集中管理，以及数据库加密、备份功能，保证了管理资料的安全性。

2014年上半年CIR班组台账管理成本主要来自三方面：传统EXCEL等电子台账及电脑安全维护费占3%；购买纸质台账本及人工填写费用为11%；此外，15%的办公材料消耗中约有4%的文具用于纸质台账管理；因此，CIR班组在传统台账管理模式下，成本约占18%。

使用ACCESS信息管理系统后，2015年上半年CIR班组台账管理成本主要来自二方面：CIR班组信息管理系统及电脑安全维护费占3%，纸质台打印费用占2%，总成本约为5%，同比减少了13%，节约了台账管理成本。而且不难发现使用ACCESS信息管理系统后，CIR班组台账管理人员每周平均工作时间 （搜索、编辑数据、E－Mail、打印等）压缩了约15h。总之，CIR班组信息管理系统的应用，提高了班组的安全风险管理水平和效率，节约了台账管理成本。

［1］ 祁大鹏，黄先玲等．ACCESS2007实用教程［M］．北京：电子工业出版社，2010，1．