转型期高校档案部门“失位”、“失语”现象的形成与反思

一、高校档案部门“失位”、“失语”现象的发现

高校档案部门是高校永久保存本校档案的机构，是高校重要的信息文化中心之一。早期，高校档案部门被定性为高校保存和利用档案的内部教辅机构，在信息化和数字档案馆建设日新月异的今天，档案部门作为高校信息文化资源获取、公开、保管与利用的综合性信息管理与服务机构的存在日渐明确;在大学文化精神传承凸显重要性的背景下，高校档案部门又承载着开发、利用、传播大学文化的职能。高校档案部门正在从幕后转向前台，经历着一个重要的转型期。

然而，据笔者观察，目前高校档案部门的社会认知度还是较低，外界对高校档案部门的职能和功能缺乏了解，档案部门的形象和作用被严重低估，导致了档案部门“失位”和“失语”现象的出现。比如，文化教育功能是高校档案的主要功能之一，然而在高校相关活动中，档案部门经常处于被动配合地位，可谓“失位”;在一些能够为学校工作建言献策的重要场合，在攸关档案工作自身发展的关键时刻，档案部门又被排除在决策层之外，被动“失语”。 “失位”必然导致“失语”，而“失语”进一步加剧了“失位”，二者是一脉相承的命题，高校档案部门理应对此类现象深刻反思。

二、高校档案部门“失位”或“失语”现象形成探究

（一） 高校管理人员的档案工作认知偏差

认知偏差是指人们根据一定表现的现象或信息做出判断，从而出现判断失误或判断本身与判断对象的真实情况不相符合。认知偏差是非理性决策过程中的内隐认知机制，决策者在判断或选择过程中，很容易受到认知偏差干扰，影响管理决策的制定。

（1）高校管理人员对档案工作的认知偏差，体现在不了解档案工作的新形势，在管理决策中不能正确对待档案工作的诉求及档案工作与高校工作发展的步调和谐，而他们正是直接影响档案部门诉求能否满足的直接因素。比如，在校园建筑功能规划上，档案部门作为公共服务部门应该是设置于高校比较显著且交通方便之处的独立建筑。事实上，就算是在新建校区的高校，档案部门也往往从属于其他部门，无独立办公地点。按照档案馆的承重设计要求，最好置于建筑底层为宜，可是不少高校档案馆都是“高高在上”，无法安装档案密集架。很多高校将档案馆设置在学校偏僻角落，在平面图上也不加标注，利用者要费尽周折寻找档案馆的地址，让利用档案增加了时间成本。

（2）高校管理人员的档案工作认知偏差，还体现在对档案信息化工作重视不够。据笔者了解，北京、上海、天津等一些大城市的高校，不少学校未将档案信息化工作列入学校信息化发展大局中。档案信息化程度较低增加了利用档案的繁难，拉远了利用者与档案部门的距离。

（3）在大学文化建设和传承方面亦是如此。比如：筹建校史馆是档案文化功能的较好体现，但不少高校校史馆修建由校办或宣传部牵头，档案部门只是其中配合工作的小卒。由档案部门负责牵头工作的较少，而且往往是学校不够重视校史馆工作，其他部门不愿承担，档案部门被动接受这样的任务，本来的资源优势却变成了劣势，其后面临的资金、人力，各部门配合的困难可想而知。

（二） 档案利用过程中的信息不对称

利用者和档案部门的信息不对称影响了档案资源的配置和效率，在公众层面上影响了档案工作形象。在档案工作转型时期，信息不对称最突出的体现就是供需矛盾，一方面，为高校教育教学、管理、科研、大学文化建设需要和社会公众需求的档案信息资源存在较大缺口，采集困难;另一方面却是高校档案资源大量闲置沉淀，甚为可惜。主要有以下两个方面：

（1）利用者和档案部门在档案可以提供利用的范围、深度、广度上存在信息不对称。在很多高校内部，不少师生不了解高校档案的门类和内容，对与切身利益攸关的档案也是模糊不清。其实，档案部门可以提供的档案资源要远远超过目前为利用者所知的。在利用者掌握信息不全面的情况下，大部分档案资源得不到有效利用，造成资源浪费。据调查目前高校档案利用人员的范围较窄，局限在高校内部的部分师生。

（2）利用者和档案部门在档案提供利用的方式和手段上存在信息不对称。

档案利用者和潜在利用人群对档案工作的职能、功能，利用形式和方法缺乏认识，相当一部分人对档案工作技术手段的发展缺乏了解。现在很多高校档案部门都建立了网站，提供一些基本的档案信息和利用知识，有的甚至提供在线档案目录查询，非常方便快捷，而很多人还是不清楚这种情况，更习惯利用电话咨询方式或者直接到档案部门咨询解决问题，增加了自身利用档案的繁难。

（三） 高校档案从业者群体的“内卷化”

美国人类学家戈登威泽 （Alex-ander Goldenweiser） 最早用“内卷化”描述一类文化模式，即无突变发展和渐进增长，只是在一个层次上自我消耗和重复。这里借用这个概念指档案从业者群体长期从事一项相同的工作，并且保持在一定的层面，没有变化和改观。这种行为通常是一种自我懈怠，自我消耗。传统不良观念的影响，缺乏人员流动机制及综合素质不高是档案从业者“内卷化”效应形成的关键因素。

（1）传统档案室的管理体制、服务理念对高校档案从业者群体仍有较深影响，这让档案从业者在思维方式、工作态度和方法等各方面表现着相当的保守性。档案部门虽身兼档案行政管理与档案服务双重职能，但是从实际来看，档案部门普遍在档案资源建设方面执行力低下，这又自下而上影响了档案部门在学校内部权力分配体系内的地位。

（2）内部封闭，缺乏有效的人员流动机制也造成了档案从业者的内卷化。因为缺乏校内合理流动，外部新鲜空气进不来，与之相伴而来的是作风保守、固步自封、不思进取等不良习气。很容易产生内卷化的危机。

（3）从档案从业者的人员结构来看，老龄化比较明显，很多人学历、职业价值感偏低，工作进取心小。虽然近年来档案从业者的综合素质有部分改观，但是从总体上看，还是无法满足档案工作现代化的需求。

三、转型期高校档案部门“失位”和“失语”现象反思

当前，不仅是档案工作，高校其他工作也在面临时代变革带来的考验，如何在职能转变全局中“盘活存量”，赢得“就位”与话语权，档案部门要有清醒认知。档案部门要理顺和高校其他机构的关系，进一步放开档案利用，增强档案部门在高校的影响力和对公众的文化辐射。

（一） 积极营造档案工作变局，减少管理人员的认知偏差

高校档案部门大多脱胎于原来附属校长办公室的档案室，与校长办公室有先天关系，这种关系不但不应该被淡化，还应该有意识的加以维护，通过工作上的关联，加强与校办的工作和情感联系，减少管理人员的认知偏差，增强档案部门在重大决策时的影响力。现在很多高校把校史馆作为学校“软”环境建设的重要组成部分。高校档案部门在校史馆设计展览方面具有得天独厚的优势，要善于抓住高校建造校史馆的契机，通过积极建言献策和卓有成效的工作成果，在校史馆筹备和建设工作中占据主导地位，建成后争取将其划归档案部门管辖。这个过程必将提高档案部门在高校管理人员和师生中的认知度和影响力，校史馆对外开放后，是高校对外交流的重要平台，在引导广大师生、校友和社会人士加深对学校的认知的同时，也可以为档案部门积累人望。

（二） 扩大宣传，联合校内外机构协作共建，减少信息不对称

（1）多种方式、多种角度扩大档案宣传。档案部门可以效仿一些公共场所的做法，面对高校师生，专门设置开放日，通过实地参观工作场所、亲身体验查档流程、亲手实践档案装订和数字化加工、和工作人员交流，参观校史馆等，增加公众对档案工作的了解。

利用档案网站进行宣传也是提高档案工作认知度的较好渠道。高校档案部门要重视档案网站的建设，丰富网站内容，提供最新工作动态、编研成果、研究进展、档案工作制度和法律法规等信息，有条件的还可以提供在线实时问答、档案目录在线查询、留言板等服务。还要和校内外相关网站建立链接，方便访问。在不违背部分档案保密要求的前提下，将档案文化资源向高校管理部门、师生、社会公众开放，让更多人接触到高校档案文化资源宝库，提高档案资源和档案部门的影响力。

（2）联合校内外机构协作共建，比如和图书馆协作，构建一个集图书、档案文献信息资源开发利用为一体的体系，填补各自自身信息资源服务的不足。档案部门还可以联合图书馆进行新生培训，将档案馆的介绍利用列入新生教育的内容，在信息检索课程中增加档案文献检索知识，培养学生档案利用意识;联合人事处、学生处进行新教工和学生培训，让高校师生在入校时即可了解档案文化资源的内容和利用途径。

（三） 加强档案从业者的自身建设，削弱“内卷化”的负面影响

（1）加强档案从业者自身职业能力培养。档案从业者要摆脱传统观念束缚，学习必要的计算机知识、新式档案馆建设理论和方法。通过不间断的充电来补充新鲜养分，在潜移默化中促进工作能力的提升。

（2）改善工作环境。可以尝试利用现代管理学的方法来改进档案部门的风气。比如要打破小圈子的死水一潭，营造内部新鲜活泼的工作氛围，引入物质激励、情感激励等各种激励手段，良性竞争刺激其工作主观能动性;多和学校其他部门，校外团体交流合作，通过增加对外界的了解培养档案工作者的科学发展观和全局意识，摆正心态和位置，输入正能量。还可以采用一些公司企业的方法，比如定期组织拓展活动，训练档案从业者积极进取的心态和工作态度，培养团队合作精神等。

高校档案部门“失位”与“失语”现象客观存在且由来已久，我们只能通过优化自身行为把不良影响降到最低程度，随着高等教育改革发展和现代化技术手段的应用，导致 “失位”与“失语”现象的诱因也会发生变化，要多加警惕并预防。

本文为天津市高等教育学会“十二五”教育科学规划立项课题成果（批准号：125q149）系列研究成果之一

（作者单位：天津工业大学档案馆）