如何有效管理企业知识产权档案

企业知识产权档案是指企业获取、使用、管理和依法维护知识产权过程中，形成的具有保存价值的文件材料，其具体包括企业在商标、专利、著作权，商业活动中所形成的文件材料，还有企业反不正当竞争活动中形成的法律文件材料。企业知识产权档案主要包括商标档案、专利档案、著作权档案、商业秘密档案等，其中最为常用的知识产权档案主要是专利、商标和商业秘密三类档案。

一、企业知识产权档案管理存在问题

首先，企业不够重视知识产权档案的管理。企业的管理意识不强，企业管理层忽视了档案管理，他们对档案法律法规不够了解，对知识产权档案没有高度重视。企业仅仅追求经济效益，而没有看到知识产权档案给企业发展带来的效益，认为企业投入人力、财力属于浪费资源。还有一些企业认为知识产权档案管理是大型企业和国有企业的事，与自身没有什么关系。另外，企业的职员没有树立正确的价值观，部分职员认为档案管理工作是没有前途的，无论好坏对企业的发展都影响不大，是一项可有可无的工作。因此，在管理过程中，常出现消极被动、缺乏责任感的心态。

其次，企业收集知识产权档案的资料不全面。企业收集知识产权的文件资料处于被动阶段，企业档案部门仅仅发挥了其保管功能，业务部门上交多少，档案部门就保管多少，一些知识产权的文件资料只保存了部分内容，核心资料没有得到保存。企业知识产权档案的资料收集不全面，导致了自身权益难以保护。

第三，企业知识产权档案的管理不清晰。成功的大型企业，会组建专门的知识产权档案的管理部门，来负责解决知识产权方面的问题，保护企业的知识产权。但目前，我国企业没有统一的管理模式，其具体工作归属责任不明确，管理工作混乱。企业没有专门的档案管理部门，相关知识产权档案的管理工作通常由办公室或业务部门监管，工作人员流动性大，导致了知识产权档案管理工作出现断层。同时，企业没有制定相关知识产权档案的管理制度，对收集、整理和利用知识产权不规范，不利于维护企业的知识产权。

二、改善企业知识产权档案管理的具体措施

首先，要强化企业知识产权档案的管理意识。树立企业的档案管理意识是决定档案工作能否顺利开展的关键所在。要推动企业知识产权档案的管理工作，就要把着力点放在强化企业每个人的管理意识上，不断增强他们的档案意识。要不断加大宣传力度，使得企业管理层及员工都能认识到知识产权档案的重要性，进而投入人力、物力来支持档案管理工作。同时，创造良好的氛围，形成一种企业文化，使得企业上下形成统一的认识，凝聚力量做好知识产权档案的管理工作。

其次，要制定企业知识产权档案的收集和整理制度。从收集方面来看，企业要制定明确的知识产权档案收集制度，包括对收集范围、收集方式及收集时间的规定。在实际收集档案工作中，要先明确知识产权档案的收集范围，分别对专利、商标以及商业机密等档案制定不同的标准。比如，专利档案所涉及的文件资料内容较多，包括其发明、实用新型和外观设计方面的内容。具体要收集以下资料：企业申请发明创造和实用新型专利时向相关部门提供的申请书、说明书及权力要求书，如申请外观设计还有照片和设计图，这些申请活动形成的资料都要收集归档;相关部门审查专利材料之后，对符合专利授予条件的企业发放授权通知书、专利证书，这些资料也是档案收集的重要部分;在使用专利技术时，还可以向其他人进行转让或协议允许他人使用而产生的转让合同或许可合同，也属于档案收集的部分，归档时要确保收集完整。又如，商标档案收集要先了解商标活动的各个阶段，做好各阶段的资料收集工作。商标档案包括了注册、使用、管理、维护等过程中所形成的一系列文件资料，包括企业向相关部门提交的商标注册申请书、授权单位的核准文件，管理商标过程中形成的资料，变更、转让商标活动形成的资料，还有侵权纠纷案件中所形成的资料等，都要进行归档整理。

从整理方面来看，档案管理过程中，整理工作是重要的组成部分，其依据科学合理的分类标准来划分、组卷文件资料，并对资料进行编号整理，进而使得知识产权档案更为系统化、规范化、实用化。企业知识产权档案的整理要依据文件资料的特点和形成规律，实现档案的安全以及充分利用。企业在整理知识产权档案过程中，要尽量确保知识产权文件资料的完整性，将同一类的知识产权活动的资料划分为一个类目，使得其既有系统性，又具有延续性，便于企业对档案的查找利用。因此，在档案文书管理中，企业要单独设立一个“知识产权类”，将知识产权活动所形成的资料都归入其中，按照“一卷一案”的原则来整理知识产权档案。

第三，要明确企业知识产权档案的管理责任。企业知识产权档案管理体系是企业开展知识产权档案管理活动的必要前提，一个相对科学的管理体系要明确管理部门和职责，严格管理制度。要发挥企业知识产权档案真正价值，要依据企业的不同情况，采取不同的管理模式。对于知识产权活动较少，档案数量不多的企业，对知识产权档案的管理应由档案管理部门进行集中管理，对数量不多的知识产权档案进行统一管理。这些企业知识产权档案多为历史凭证，如分散于各部门进行管理，必然会增加管理成本，同时各部门缺乏相关专业管理知识，不利于保证知识产权档案的完整性。而对于那些知识产权活动较为频繁、知识产权档案数量较多、利用率较高的企业，应采用集中—分散式的管理模式，将企业在一定时期内所形成的知识产权档案交由企业设立的知识产权管理机构进行统一管理，但同时向企业的档案管理部门进行报备，使得其纳入企业档案管理部门的监管之内，确保知识产权档案的规范。

总之，企业对知识产权档案的管理是一项系统的工作，不仅需要档案管理部门的努力，还需要企业的各个相关部门的大力支持和配合，强化知识产权档案的管理意识，完善知识产权档案的管理体系，明确知识产权档案的管理责任，规范知识产权档案的管理制度，不断积累经验，扎扎实实地推进企业知识产权档案的管理工作。

（作者单位：上海大学图书情报档案系上海飞机制造有限公司情报档案馆）