论电子文件编研社会化

一 电子文件编研社会化的时代特征

电子文件编研是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的选题，将相关文件信息加工，编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。它基于信息的可加工性，把电子文件从冗余、分散、无序状态变为精炼、集中、有序状态，使零散信息加工成高附加值的有效知识产品，从而活化知识，生产新知识。

当今，电子文件编研社会化的时代特征体现为：

第一，电子文件可以在计算机强大功能面前零散存放，按需联机检索同一主题内大范围的相关信息，进行编研。由于使用联网计算机，信息可物理分散存储，逻辑集中查找。这样，在国家档案信息化工程已初见成效（如数字档案馆建设、档案网站运行等），档案数据库日益增多，网络触角遍布社会各个角落前提下，电子文件编研只要确定合适选题，即可进行相关素材的联机或网络检索，从而在全区、全国，甚至全世界范围内检索到相关信息进行编研。这样，电子文件编研不再局限为某个馆（室）藏，而是整个社会公开的联机档案数据库或虚拟档案馆中的电子信息及其它相关信息。即在网络时代，电子文件编研借助计算机进行广泛的素材搜索。如通过网络蚂蚁、登录联机数据库等形式。实现编研社会化。

第二，电子文件编研突出为经济、政治服务，满足市场需求的特点，实现服务社会化。它具体表现在编研选题紧扣时代步伐，配合国家党政工作，围绕学术前沿和学术发展动态，关注社会利用需求等。如针对需求较大的有关人生、家世、家族档案，个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物和事件、地方历史风貌、社会重大事件方面的档案，适时推出这类主题档案编撰史料、文件汇编、参考资料等，受到消费者广泛欢迎。

二 电子文件编研社会化的合作机制

电子文件编研是一项智力劳动。从题目的选定，素材的查找，文献的挑选、真伪的考订、文章结构的布局到撰写等，有一系列工作程序，需要花费大量的时间和精力。所以，以电子文件编研为主的众多档案文献编撰，尤其是其中的大型文献，一般是多方合作的结果，档案人员仅是其中一员。如正在开展的清史稿修撰工作，它是汇集了档案界、史学界、考古界、图书界等多领域精英。说明电子文件编研是一项多方合作的事宜，参编人员学科背景的多元化体现编研工作的社会化合作机制。现实中这种合作机制表现为：档案机构联合高校师生力量，企业档案室联系社会力量，影视制作组联合档案人员、档案学家、史学家、方志学家等进行联合编研创作。

从另一角度看，编研成品构成要素也并非全是档案，其中更挟夹一些考古发现、报刊新闻、图书情报、研究结论等资料。它受档案本身属性影响，如残缺性、零散性、片面性等，要求一部系统的编研成品能吸收其它营养成分。只要这些信息反映社会实践，并经考订符合事实或推理正确，鉴别其可采性后都可借用。尤其在当今信息整合、资源共享环境下，电子文件编研更不应忽视其它信息种类，应优势互补，适当借用。各类信息类型在电子文件编研中的结合使用体现该项工作的社会化合作倾向。

最后，编研成品出版发行的社会支持也体现其社会化的合作趋势。电子文件编研追求最大化的社会效益和经济价值，需要得到广泛传播。这就要求编研成品的公开出版发行。但目前，受自身及社会因素制约，档案行业本身经费紧缺，社会档案意识差，编研成品本身史实性强娱乐性弱，使其出版发行鲜少得到有效支持。经费的不足制约着电子文件编研事业的发展。它需要得到社会的广泛支持及与其它单位的合作。如国家专项资金支持或企业赞助，出版社的理解或采用市场化动作模式筹集资金等。其中值得注意的一点是，在编研成品出版发行中，应维护其真实记录性的本质特征，不能一味迎合某些消费者低级趣味而随意篡改内容。

三 电子文件编研社会化的激励措施

电子文件编研是一项系统工程，需要多方支持。但由于编研选题的综合性，相关素材的分散性，编研启动资金的不足，出版经费的紧张，及组织能力的不擅等，造成整个编研工作困难，使此项活动落后于时代发展。它需要充分运用和丰富激励措施，增加发展动力。

第一，争取多渠道的经费支持，夯实编研经济基础。

目前，我国电子文件编研经费来源主要有：国家计划，各级各类档案馆申请，个人立项，其它丛书合编等。由于电子文件编研较强的政治色彩，服务对象的单一化——多为政府服务，及市场动作的不成熟，使它不能像其它商品一样可从市场中畴集大量资金，而只能更多的依靠国家投入。为此，在国家方面，应增大投入力度。具体形式可以是：增加电子文件编研专项基金或增设相关资助立项项目。如每年国家的自然科学和社会哲学基金;把电子文件编研经费纳入整个档案事业开支体系，并稳定其比例;政府引导民间资本进入;采取优惠政策鼓励等。运用种种国家调控手段激励电子文件编研。

第二，保护知识产权，激励相关人员编研积极性。

知识产权是人们可以就其智力创造的成果所依法享有的专有权利。如署名权，获得报酬权等。它有利于保障产权所有者的精神和物质利益，激发创造发明，推动社会发展。但在我国，电子文件编研成品由于其公有性（如读者可免费在档案馆查阅或以赠送方式获取），某种程度上阻碍着编研工作的开展。它需要我们在分清不同编研成品性质前提下，运用知识产权措施激励相关人员编研积极性。把一些涉及市场需求，与单位或个人盈利密切相关，或在该作品编著过程中注入了编者大量创造性工作的作品，严格按知识产权保护规则管理，以尊重编著者的精神和物质获益权来激励编篡活动。

第三，鼓励档案公益性利用，增加档案利用频次。

这主要指一些人物传记、历史丛书、统计资料等的编撰工作，对于其中不以盈利为目的的编者，各类档案机构应向他们免费开放档案，可以允许他们大量使用开放的档案。以此激活可能永远沉睡在档案库房中的档案信息。

（作者单位：广西医科大学附属肿瘤医院）