香港地区高校档案网站建设的特点及启示——以香港八所著名高校为例

陈忠海 马双双

（郑州大学信息管理学院，河南郑州，450001）

由于历史原因，香港现代档案事业于20世纪70年代兴起，比内地起步晚了20余年。其档案工作深受英国的影响，被打上了“英国烙印”。体制原因造成了内地与香港在行政和业务制度上的不同以及档案管理方式与方法的差别。这种差别性造就了现阶段香港地区高校档案网站建设独有的特点。

1 香港高校档案网站的数据来源和调查方法

1.1 数据来源

2014年3月30日，笔者通过新浪教育高考院校库[1]所提供的已得到政府认可的香港八大著名高校作为样本，它们分别是香港大学、香港中文大学、香港科技大学、香港理工大学、香港城市大学、香港浸会大学、香港教育学院以及岭南大学，利用百度、google、维基百科等搜索引擎逐个查找并浏览，得到相关的网站或者网页。其中，香港大学和香港科技大学有自己独立的档案网站，香港中文大学是香港唯一实行书院联邦制的大学，有其自身的复杂性。其余的五所高校挂靠于学校主页或者图书馆，拥有与档案相关的内容或者有“档案（archives）”字眼形成的简单网页。

1.2 调查方法

由于内地与香港高校制度与管理方式不同，导致两地在档案网站的名称上也各不相同。内地高校的档案网站通常是以“本校名字+档案馆（室）”组成，而香港八大著名高校档案网站的命名由于历史和馆藏原因各有不同，域名和入口方式各异。八大著名高校的网站名称、域名和入口方式如表1所示。

几点说明：（1）香港中文大学是香港唯一实行书院联邦制的大学。它走“两条腿路线”：一方面，将具有历史研究价值的档案保存在中国文献研究中心，这部分档案并非是中文大学自己形成的档案（因而中心没有义务指导收集该学校的档案），而是对于研究香港地区乃至大陆地区政治、经济、文化具有重要价值的历史档案文献。另外一方面，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里。以学生成绩为例，香港中文大学并不保留学生个人成绩，而是允许学生个人携带成绩单和大学修业的资料。大陆地区的学生报考香港中文大学，不存在移交档案的问题，而只需携带简单的中学成绩资料即可[2]。因此，这里特别附上香港中文大学中国文化研究所网址。（2）香港城市大学并无专门的档案网站或者网页，但是经过搜索调查发现，其图书馆的一级类目“电子资源（EResources）”中含有数据化的档案信息。（3）香港理工大学和香港教育学院挂靠学校校网主页。香港理工大学的活动档案室只是学校活动和讲座的发布机构，并不是事实意义上的档案网页，而学校图书馆几乎承担了所有的资料查询和数字化的职能。香港教育学院的档案资料直接归位于该校图书馆馆藏，而馆藏中只有简单的馆藏档案资料介绍，不具备查询检索功能。高校档案网站是高校档案机构在互联网上建立的站点，它是以主页的方式发布各类档案信息并提供档案利用服务的电子文档集合[3]。如果从此角度定义高校档案网站，这两个高校并不具备高校档案网站的条件。(4)香港浸会大学和岭南大学的档案网站都依附于学校图书馆，开辟有档案专栏可供在线查询。

表1香港八大高校档案网站名称、域名和检索入口

2 香港地区高校档案网站建设的现状与特点

香港与内地的档案管理制度和管理工作方式有所不同。首先，主要服务对象不同。内地高校档案网站的服务对象面对的主要是小众化的教职工和学生，而香港高校档案网站的服务对象主要是面向社会大众。其次，高校档案馆藏介绍也不相同。内地高校的馆藏主要是学校建设和教育教学过程中产生的档案，而香港地区高校的馆藏主要是对香港的历史记忆或者本校历史发展变迁的记录。

认识到香港与内地这些基本不同点，在测评香港地区高校档案网站建设时，就不能简单地采用内地高校档案网站建设的评价指标和评价方法。因此，本文着眼香港地区高校档案网站建设的现状，总结出其建设的特点。

2.1 网站名称、运营模式和入口不一

由表1可知，香港八大著名高校档案网站或网页命名不一且复杂，究其原因是因为每所高校发展的历史和条件不一样。除香港中文大学中国文化研究所是以研究所的形式命名，突显出其网站内容外，其余高校几乎都以“Archives（档案）”“Collections（收藏）”等类似字眼命名。内地的高校有六种运营模式：档案网站独立运营、档案网站嵌入到图书馆网站中、档案网站与校史馆网站结合、档案馆校史馆博物馆三合一、档案网站嵌入到校园网建设、档案网嵌入到学工网[4]。而香港高校则只有两种运营模式：档案网站嵌入到学校校网和图书馆网站中，如香港大学、香港理工大学、香港教育学院、香港中文大学中国文化研究所的档案网站就在学校官网之中，其余的则挂靠在学校图书馆。无论是挂靠学校官网还是学校图书馆，八大著名高校的档案网站（页）大部分通过二级类目就能找到相关主页，如香港大学、香港科技大学、香港中文大学；有的档案网站（页）甚至要到四级类目才能找到，如岭南大学。检索入口的不一致，造成利用者对档案网站查询的积极性下降。

2.2 以英文为主的网站页面

香港是个国际化的大都市，也是双语社会。高校档案馆网站的语言版本有四种情况。第一，全为英语，无转换汉语繁简的小链接，如岭南大学、香港大学、香港浸会大学、香港科技大学的档案网站；第二，均为汉语，有简体和英文的转换小链接，如香港中文大学的图书馆馆藏网站、中国文化研究所和香港教育学院的馆藏网站；第三，英汉双语页面，如香港城市大学电子典藏；第四，英汉双语交叉出现，且可英汉繁简互相链接，如香港理工大学的活动档案馆网站。香港高校档案网站（页）以英文为主的页面，有利于采用国际标准并与国际接轨。但是，笔者认为最好设置可英汉繁简转化的链接，避免内地不懂英文的利用者访问香港高校档案网站时遇到语言障碍。

2.3 网站简单明了，突出香港厚重的文化和高校历史的变迁

香港高校档案网站采用突出历史文化感的古典背景图片，以及一目了然的一级类目设置，不用鼠标过度下拉即可了解整个版面布局和内容，比较突出的有香港大学、香港中文大学中国文化研究所、香港城市大学电子典藏等。

2.4 档案馆、图书馆功能有别，馆藏内容和工作范畴却无明显的界限

这是香港地区高校档案网站建设的一个明显而又很重要的特点。凡是挂靠在校图书馆的网站，档案网页类目显示在馆藏或者图书馆的数字化资源层里，二者杂糅在一起，使其既属于图书馆数字化资源，又具有数字化档案信息的特质，同时高校图书馆网站几乎承担了大部分档案网站的功能，即图书馆网站的馆藏和职能往往包含了档案馆网站的馆藏和职能，同样能够实现用户的查询和检索利用。如香港中文大学图书馆馆藏中含有的如甲骨数据资源等档案信息，虽然设置在图书馆数字馆藏之下，却能够起到相同的查阅咨询服务。

2.5 检索功能比较完善，人性化特色显著

国际化标准是香港档案事业发展的基石，处处体现出标准化、规范化管理。香港档案工作起步引用的是英国、美国的档案工作标准[5]。因此，香港高校的图书馆和档案网站（页）均提供了一定的检索平台并与国际接轨。如香港浸会大学提供有全文检索功能，香港城市大学有Advanced Search In All Collections（高级检索集合），在所提供的检索窗口可进行站内检索。还如香港中文大学中国文化研究所的文献总目等等。香港中文大学中国文化研究所的超链接在八所著名高校中是个典型的例子，香港中文大学中国文化研究所的一级类目“研究资源”，点击进入是独立于原网页的新网页，无返回功能。笔者认为，这样处理会使新网页缺乏“归属感”，若是提供返回功能，只需要增加与原网页的“互通”联系也可。

香港大学档案网站设有Guide to the Collections（馆藏指导），明确给出一个邮箱，利用者可提出问题和查询有关课题资料发往这个邮箱，会有工作人员给予答复，体现了人性化服务。香港高校档案网站的互动性虽然人性化，但形式单一，不具有即时性。

2.6 馆藏数量不多，馆藏内容展示多体现文化性

香港高校档案馆网站（页）的馆藏资源与内地相比还有一定的差距。香港高校馆藏数量有限，这里有英国侵略抢占香港部分档案的历史原因，也有香港政策方面的因素。据介绍，一般政府机构只有5%的档案通过鉴定，进入历史档案馆永久保存，这样不仅节约管理成本,还可以提高档案管理效率，降低行政开支[6]。尽管如此，香港高校非常重视对历史档案的利用，开办展览或进行数字化整合，以此记录高校历史的变迁和进步。如岭南大学创校125周年年纪念特刊（Lingnan 125 Glorious Years），内附岭南档案史料系列007-009号，另附有其他文章及珍贵历史图片，总结岭南大学自1888年创校至今125年的重要纪实及人物，将岭南大学的历史和文化的厚重感淋漓尽致地体现了出来。

2.7 数字化集成化程度高，缩微技术应用广泛且娴熟

香港的开放性、信息化及数字化程度非常高，并能将这些数字化信息资源有效地加以整合，集结成册在网上公开。如香港城市大学的电子典藏分为八大部分：第一，汉古籍特藏；第二，英国法律特藏；第三，1911至1949民国文献；第四，香港出版书刊；第五，手稿/书信；第六，海报/单张；第七，照片；第八，地契。每一部分点击进去，用户均可查看附有图片的数字化信息。其中还有Preview（预览）和Full Text（全文）供读者有选择性的查看，给浏览者一种虚拟实景阅读感受。为保护版权，诸如香港中文大学中国文化研究所的数据库，只能在本校图书馆内使用，外来用户可申请入馆查阅。

国际档案界普遍将档案缩微复制技术作为档案长期保护最为安全、有效和可靠的方法。一方面可以长久保存不损坏，另一方面节省占用库房空间。在香港，微缩技术应用无论是在图书馆还是档案馆应用都相当广泛[7]。如香港城市大学的电子典藏第七部分文革时期照片就进行了微缩处理。香港八大著名高校档案网站与内地高校档案网站建设面临的同样问题是，文字和图片的简单结合，缺乏音频、视频档案的渗入，显得单一、枯燥。

3 对内地高校档案网站建设的启示

迄今为止，香港地区没有自己专门的档案法，主要依靠行政安排管理工作，收集管理权限虚弱，档案管理过于分散，这一制度和法律上的双重缺陷导致香港档案事业仍然处于低迷时期[8]。香港档案网站受馆藏和政策的限制，整体发展水平虽然不如内地，但也颇具灵活性，仍有可以借鉴的地方。

3.1 采用中英文界面，方便国际交流

内地部分高校可以实现中英文界面的转换，但所占比例较小。一方面，内地高校要想走向世界前列，就要积极地与国际接轨，中英文可互换的档案网站界面可以吸引更多不同的用户，尤其是国外用户；另一方面，还可以加强内地与香港、中国与国际高校档案工作的交流与合作。

3.2 图书馆和档案馆的协同创新

香港八大著名高校的档案网站有一半是挂靠在校图书馆的，馆藏数字化后图书与档案的性质非常模糊，但是却有相近的业务流程和服务目的。图书馆可以利用档案编研成品进行数字化宣传和传播，而档案馆网站也可以利用图书馆先进的检索技术和良好的知名度来实现档案信息的传播。目前，国内外档案馆和图书馆协作共建已有许多成功的实例。在外国，如美国国会图书馆建立了档案机构与图书馆机构联网使用计算机进行信息收集、存储、管理和提供利用的图书馆信息网络系统，已有60多个档案机构参加了该网络系统。在国内，超星数字图书馆就吸纳了已有的档案信息数据库的内容，建立了国家档案文献库，划分为中国清史档案文献、民国史档案文献、中国革命史档案文献三个类别。该库收藏了中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆的重要档案文献，内容包括从明清至1995年期间最有权威性的150多万页的重要档案文献资料，在档案信息化方面迈出了可喜的一步[9]。

3.3 没有最好的，只有最适合的

内地与香港由于体制和制度的不同，校区建设情况的不同，在高校档案网站建设方面各有特色。香港作为国际化的大都市，高校网站建设在走国际化道路、以人为本等方面有值得内地学习的地方，但是香港也有急待出台档案法指导、馆藏不够丰富等缺点。高校档案网站建设没有固定的标准和最好的模式，最合适的就是最好的。一方面，内地和香港高校需要在各自体制和制度的基石上，突破瓶颈，“亮剑”特色，不断丰富和完善各自的档案网站，走适合自己的档案网站建设之路。另一方面，加强两地高校档案工作和学术的交流与合作，不断创新，在相互借鉴的基础上，彼此吸收优点和长处，就会逐步找到适合自己的高校档案网站建设的模式和方法，形成“香港特色”和“内地特色”。

［1］新浪教育高考院校库新浪院校库［EB/OL］.http://edu.sina.com.cn/college/.

［2］［8］曹玛琳.香港档案工作的收集、整理和利用特色——访问香港中文大学随感［J］.档案与建设，2009（8）:23-25.

［3］刘婧.高校服务性档案网站建设的实践与对策——以华中师范大学档案馆网站为例［J］.档案管理，2011（2）：38-40.

［4］王榕，曹玲.我国高校数字档案信息服务模式的归类分析——基于211高校档案网站的调研［J］.数字与缩微影像，2013(4):32-36.

［5］陈志远,张志强.标准化管理是档案事业发展的基石——江苏省档案管理赴港培训团印象记［J］.档案与建设，2010（9）:39-40.

［6］［7］葛霞，秦洪义.赴港培训思考点滴［J］.档案与建设，2011（9）:57-58.

［9］朱萍.让高校档案馆“热”起来——对高校档案馆与图书馆协作共建的探讨［J］.档案学研究，2009（2）:51-53.