浅议学校干部人事档案的管理和改革

包志芳

摘 要：干部人事档案不仅是考察和选择使用干部的重要凭据，更是国家档案管理工作的重要组成部分。对于学校而言，其不但是为贯彻执行党的方针路线，对选拔人才、知人善任进行服务的重要内容之一，更是隶属于学校管理的范畴。但是不可否认的是，随着社会科技经济的不断发展，以及多元化思潮的不断迸发，目前学校干部人事档案的管理出现了诸多问题，甚至会对整个学校的发展乃至社会的精神文明及文化建设产生重大的影响，鉴于此，充分认识和改正这些问题，并对传统的干部人事档案管理方法进行改革，是当下不得不去面临和解决的问题。本文以“学校干部人事档案的管理和改革”为研究对象，通过对其重要性、以及目前管理工作中所存在的问题进行分析认知，进而从思想认识、管理基础和质量以及人员素质等几个方面来指出具体的改革措施，望对我校学校干部人事档案的管理工作提出具体的、有针对性的措施与见解，促进学校档案管理工作的开展与进行。

关键词：人事档案管理；干部人事档案；管理改革

干部人事档案是国家档案的重要组成部分，是组织、人事等有关部门按照党的政策在培养选拔和任用干部等工作中形成的记载干部人事经历、政治、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料。干部人事档案以干部个人为单位，便于集中保管和提供利用。笔者在2014年12月参加了由南平市人事局组织的学校干部人事档案规范化整理的工作，有几点深切认识和体会：

1 学校干部人事档案管理工作的重要性

学校是培育知识分子和培养人才相对集中的地方，发掘人才、重用人才更是其一切管理工作的重中之重。而干部作为学校管理层面的灵魂人物，加强对其人事档案的管理工作，对于整个学校的档案管理工作而言，既是基础，也是不容忽视的存在。

1、学校干部人事档案是学校和干部教工的联系纽带

干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考资料。干部人事档案记载了干部的自然状况、社会关系和历史、现实的表现，把这些材料存放保管在单位组织人事部门，可使广大教职工对单位有一种归属感和信任感，加强了个人和组织的联系。同时，对干部、教工形成一种无形的约束力，促使他们能够更好地为学校的稳定和发展做好本职工作，使学校的各项管理工作能够顺利实施。

2、学校干部人事档案促进了教师队伍的建设管理

学校教师队伍的建设是学校培养适应我国经济建设需要的合格人才的重要保证。教师是学校教育过程中的主体，起着重要的主导作用，教师的素质和水平直接影响教育教学质量。学校干部人事档案真实地记录了全校每位教师的个人简历、学历水平、专业技术考核、思想品德、工作业绩等原始材料。学校依照这些原始材料，就可以了解每位教师的业务能力、学术水平，合理地使用每一位教师，使其在教学岗位上发挥更重要的作用。同时，在选拔优秀人才、评定职称时也可把个人人事档案作为重要的依据，从而调动教师的积极性，促进了教师队伍的建设和管理。

2 学校干部人事档案管理工作中存在的问题

事实证明，虽然目前我国大部分学校已经认识到干部人事档案管理工作的重要性，但是却不能从根本上理解解决很久以前遗留至今的问题，这些问题主要表现在干部人事档案管理的意识淡薄、管理机制和管理方法的落后以及管理质量的参差不齐。对于广大学校而言，这些问题的出现，是由多方面原因所造成的，唯有正确看待和充分认知这些问题，才能有目的、有针对性的找到解决的方法，才能更好的促进学校档案管理工作的开展。

1、管理的意识淡薄

干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节，管理好干部人事档案在干部选拔任用工作中具有重大的意义。由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项不引人注目、默默无闻的工作，因此有的同志会忽视了它的重要性。有的同志认为干部人事档案工作是人事档案工作人员的事情，与自己关系不大；有的同志虽然在口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不太重视。随着社会主义市场经济的发展和干部人事制度改革的深化，一些人产生了错觉，以为干部人事档案只是干部身份的记录，可有可无。这些认识和做法都是错误的、有害的，在干部人事档案管理过程中，出现了许多问题，可以说，管档意识的淡薄是制约干部人事档案工作的一个重要因素。

2、管理的机制和方法滞后

从这次的档案规范化整理工作来看，各个学校对干部人事档案的管理方法不同。有的学校干部人事档案隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室，个人干部人事档案材料非常不齐全。从工作性质上来讲，干部档案应与文书档案、科技档案、会计档案等一并归入校综合档案室管理。但是许多学校并没理顺关系，材料较分散。如反映教学情况、教学奖惩的材料没有及时归入个人人事档案，而是作为教师业务档案存放在教务处。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面地反映干部的真实面貌，不能准确地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。管理的方法也只是单一的传统模式，就是把记载干部本人原始基本状况的履历表、登记表、任免表、工资表装入个人人事档案，记载信息简单，不能全面反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，使用价值低，管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段。

3、管理的质量不高

干部人事档案管理的核心是提高档案的质量。但是从这次的规范化整理来看，各校都存在着档案卷宗质量不高普遍现象。有的个人人事档案没有及时归档，材料很不齐全，不能反映出个人的真实情况；有的材料没有经过认真鉴别，不应或重复归档，造成资源浪费；有的整理不规范，装订不整齐等状况，大大降低了干部人事档案的利用价值。

3 学校干部人事档案管理工作改革措施

1、充分认识新形势下加强干部人事档案工作的重要意义

胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”在新的形势和新的任务下，档案工作者应该从全局和战略的高度，认真深刻地理解上级的有关文件精神，进一步加强干部人事档案工作，改革传统的干部人事档案材料的陈旧观念和管理模式，充分发挥干部人事档案工作的作用。

2、夯实基础，狠抓业务工作

（1）注重人事档案资料的收集

人事档案材料的平时收集是档案完整性、齐全性、准确性的基础保证。在资料收集方面建立收集工作岗位责任制，使平时的收集工作落实到人，还要发挥档案工作者的主观能动性，改变档案员只满足于现状坐等接收，别人交多少就收多少，交什么就收什么的情况，采取各种有效措施，把应该归档的个人档案全部收集起来，调整和补充现有的个人档案信息，使个人档案材料更加完整齐全。与此同时，在高速发展的信息时代，一切工作都已节奏的快和准尉基本要素，因此在档案信息的收集和整理方面，快速可以使其增值、落后也有可能丧失一切价值。因此档案管理人员还必须无时无刻保持一种能够紧张、高效地工作状态，不仅能够依靠常规的判断与方法进行干部人事档案的管理和手机，还能够及时发现资料、及时归档。换言之，这需要其具备眼观六路、耳听八方的技能，需要其拥有敏锐的信息感知度，及时了解最先进的信息动态，做到及时收集，为领导的快速决策提供最最强有力的支持。

（2）注重人事档案的归档质量

明确归档的质量要求，要熟练掌握个人人事档案材料的范围，把应该归档的文件应完整地归档，遵循人事档案材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机能联系，保证归档档案的质量，提高人事档案的利用价值和意义。当今世界竞争的本质其实是人才的竞争，要想在竞争中求得生存、实现发展，归根到底就是需要注重培养人才、发掘人才。而对于学校而言，人事档案管理恰恰能为此提供最大程度的便利。因此，人事档案管理工作要注意真实、全面的反应人员信息，包括来自学历、职称以及外语、计算机等等级证明材料；收集和整理各类科研成果，包括学术论文以及期刊著作发表等情况。本着一切利于学校人才配置、利于人才培养和专业设置的目的，全面、高效、细致地进行此方面工作，提升档案管理工作的质量。

（3）注重人事档案的整理完善

档案工作者在收集完各种个人档案材料后要及时进行整理、分类，对多余或重复的资料进行筛选，从事人事档案管理人员应该及时定期地对个人资料进行收集和整理规范，保证个人档案信息能及时更新、充分反映出个人的现实情况，使其个人人事档案更具有较高的使用和利用价值。

3、更新思想观念，规范干部人事档案管理

随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前的状况看，现有的索引目录和检索案卷目录是远远不够的，档案管理现代化已提上日程。要大胆解放思想，改变过去那种把干部人事档案工作神秘化、孤立化的旧观念，要把干部人事档案和干部信息结合起来。同时，要冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，规范干部人事档案管理。因此要进一步完善干部人事档案查借阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对等制度，加强与形成干部人事档案材料部门的联系、协调，形成有效的工作机制，将工作落实到日常管理中，不断巩固和提高干部人事档案工作水平。

4、加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质。

做好干部人事档案工作，必须建设一支政治强、业务精、作风硬的专业人才队伍。学校干部人事档案管理人员应具备优秀的思想政治品质、埋头实干的优良作风、无私奉献的优良品质、扎实的档案专业基础知识和现代管理能力等。档案管理人员要经得起市场经济的考验，乐于奉献，具有良好的职业道德和吃苦耐劳的精神。学校干部人事档案管理员要通过自学、参加培训等形式，成为熟悉组织人事工作和掌握有关业务技能的多面手，深入研究新时期组织人事工作的特点和需求，增强工作的预见性和主动性，为学校干部人事档案工作决策提供高质量高效率的服务。

综上所述，随着改革开放的深入进行以及社会经济的快速发展，不同学校在其教育教学以及管理质量上都出现了“质”的飞跃。虽然不少学校在干部人事档案的管理上进行了一定程度的改革和创新，但同社会科技的快速行进相比，其还是存在着些许落后与不足，鉴于此就需要广大学校在充分认识新形势下加强干部人事档案工作重要意义的前提下，不断夯实基础、狠抓业务工作，并且随时更新思想观念，规范干部人事档案管理；加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质。唯有如此才能与日新月异的社会经济与学校发展抓概况相适宜，进而不断提高人事档案管理的价值。

参考文献

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