信息时代电子档案管理探究

张文菊

摘 要：随着信息时代的来临，信息技术已经广泛应用到社会各个领域，而在档案管理中信息技术也得到应用，使得电子档案得以出现，这是时代发展的产物，也是档案管理中不可或缺的一部分。接下来在本文中主要针对电子档案的特点进行分析，列举电子档案的优势，并提出相应的建议，促进电子档案管理水平的提升。

关键词：信息时代；电子档案；特点；优势；管理

1 引言

隨着科学技术的不断升级，计算机技术已经成为社会的主流，尤其是与通讯技术和网络技术结合之后，就诞生了电子档案，有效改变了传统手工档案管理模式。这里所提到的电子档案其实就是指社会实践活动中形成的、具有一定保存价值、可以通过计算机技术存储的记录信息，电子档案的存储方式和管理方式都与传统纸质档案有着本质上的区别，这是对档案管理的一次革命。那么电子档案究竟具有哪些特点和优势，能够快速取代纸质档案。

2 电子档案的特点分析

1、文件记录形式多样性

在传统纸质档案管理中，管理人员所从事的工作都是由人工完成的，工作量较大，效率较低，经常会出现各种质量和数据问题，而且在需要查阅档案时，必须要进行仔细翻阅，不具备查阅检索的功能，无法将档案的真正价值发挥出来。而电子档案是依靠了计算机技术和信息技术，只需要在计算机上录入档案信息，然后就可以实现分档、存储，文件记录形式多种多样，不会受到某些因素的限制。

2、非直读性

电子档案与传统纸质档案相比，具有非直读性，传统纸质档案可以通过人眼直观地了解到其中的内容，而电子档案必须要以数字编码的形式记录到载体上，然后通过将载体进行播放，这样才可以通过计算机看到电子档案中的内容，最为常见的就是磁带和光盘，能够有效压缩档案信息，在观看时需要经过解压和解密，这样就可以实现对电子档案的查阅。

3、依赖性

电子档案与传统纸质档案相比，对数据和背景信息有很强的依赖性，电子档案必须要依靠计算机网络才能发挥作用，还原电子档案的信息，而且电子档案前身只是电子文件，操作者容易将其混淆，必须要对电子档案进行背景补充，这样才可更好地对电子档案进行辨别，实现电子档案的真正价值。

3 基于电子档案的特点分析电子档案的优越性

1、电子档案的使用有效提高工作效率

在现代社会中，每天都会有大量信息的涌入，工作人员需要对信息进行收集、整理、存储、分档等工作，还要进行检索等程序，如果完全依靠人工操作，那将会导致工作人员工作量较大，出现各种问题。但是电子档案的出现有效降低了工作人员的劳动强度，还提高了检索效率和速度，工作人员只需掌握相关软件就可以完成对电子档案的处理和管理工作。

2、电子档案有利于对遗漏文件进行补漏

在传统纸质档案中，经常由于档案管理人员的疏忽，导致文件收集不全或漏记的问题出现，这就需要对档案进行重新整理，将漏记的信息进行填写，增加了工作量，浪费了大量人力资源。但是在电子档案出现后，就可以通过微机系统，实现对电子文件的查找，将所漏记的信息在电子文件上进行填写，然后就可以整理归档，不仅提高了工作效率，还节省了大量的人力资源，快速提升了业务水平。

3、电子档案有利于文档的保密

在传统纸质档案中，查阅者想要查阅相关档案，必须要找到整卷档案，然后逐一查找，在这个过程中就有可能造成重要信息的泄露，保密效果不好。但是电子档案采用的是电子文件形式进行管理，可以将整卷文件分离开，只需要检索某一部分信息就可以，不会导致其他信息的出现，这就增强了文件的保密效果。

三、在信息时代背景下如何提升电子档案管理水平

1、加强对电子文件统一管理标准的建立

档案管理部门要加强对文件和档案的同步发展，进行统一规划，在电子文件完成后，要立刻交由档案部门，要对文件信息进行检查，然后建档，中间各个环节都需要档案部门的统一监督管理；其次，还要加强对电子文件归档管理标准的建立，要将所有文件进行统一归档，有效保证文件信息的真实性和原始性。

2、加强对电子档案可转换性的严格控制

由于电子文件的特殊性，可以根据载体的不同，而实现文字字体和签名等方面的改变，然后只需要通过计算机的基本功能就可以实现还原，但是在这个过程中无法保障电子文件的原始性。不过可以通过计算机更高的功能实现对电子文件资料的保护，可以对文档进行只读模式设置，或者对重要电子文件进行加密处理，这样就可以有效降低文件信息的泄露。但是在形成第一手电子文档时，尽量要对电子文档进行备份，这样即使文档格式发生转换，也可以检查电子文档内容是否真实。

3、加强电子档案使用中的控制和管理

在电子档案归档时，必须要根据各个单位的实际情况，制定相应的电子档案管理制度，要注重对使用过程中细节方面的管理，要做到有章可循。首先要对电子档案的使用建立权限审核，根据不同人员的职能进行划分，必须要在系统上输入相应的权限才可以进行使用。其次，当电子档案使用完后，要对电子档案进行拷贝制作，尽量不要将原档案放在计算机上。最后，要加强对电子档案的加密，主要是针对一些重要信息，根据密级层次进行有效管理。

4、加强对电子档案专业人才队伍的建设

目前我国在电子档案管理方面的专业人才较好，这直接抑制了我国档案管理水平的提升。首先，要加强对档案专业技术人员的招聘，尽量选择一些职业道德较强的人员。其次，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。

4 结束语

在信息时代的今天，传统纸质档案管理模式已经被社会所淘汰，必须要加强对电子档案的应用，积极培养电子档案专业管理人才，加强对电子档案统一标准的制定，快速提升电子档案的管理水平。

参考文献

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