学校人事档案管理现状及对策分析探讨

摘 要：随着我国教育事业的不断发展，新教育体制的改进也促使着学校积极推进改革。就学校而言，做好人事档案管理无疑是顺应新时期发展形势并寻求改革创新的重要尝试。有效的人事档案管理可以在政治经济体制转型的大背景下更好地发挥学校人才培养优势。

关键词：学校人事档案；问题分析；对策；改革创新

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。学校教学科研、职称评定、人才选拔考核等都需要学校人事档案管理来提供切实依据，同时也是学校内部各项人事管理活动开展的重要依据，有助于提升高校人事管理工作的水平与质量，为学校教学科研工作的顺利进行提供切实保障。因此，应深入分析当前学校人事档案管理工作中存在的问题，探索解决对策，有利于管理工作走上规范化、科学化轨道，更好地为学校發展服务。

1 改进学校人事档案管理的必要性

对于学校人事档案管理来说，加强改革和创新是必然选择，以顺应社会发展的潮流。学校人事档案管理改革跟上时代潮流的发展，是基于社会发展背景、社会发展的需求的必然选择，同时也促进了学校管理的积极转型，开放和共享的必要性[1]。当前学校要想改革创新其必然之举就是加强学校人事档案管理，人事档案承担着学校人事信息的保存、资源的开发和利用等诸多职责，是学校教学科研管理的极为重要资源，坚持与时俱进，不断改进创新，消除以往的管理缺陷，同时也有利于提高学校整体管理工作水平与质量。就人事档案本身而言，加强管理改革是基于档案管理自身内在展规律所做出的必然选择，加强对人事档案的科学化、规范化管理，可为学校教学科研管理工作提供诸多益处，有利于管理创新与学术创新。

2 人事档案管理现状及存在的问题

1.档案管理水平有待提高。

学校人事档案管理工作，但由于工作任务重、人手又少，档案管理工作人员大部分为兼职人员。大部分档案管理者疏于应对，应付了事，对流动人员人事档案的管理还只限于将材料装好袋子，锁好柜子等简单操作流程，建立流动人员人事档案管理的信息化程度不高[2]。在建立学校人事档案管理库，提高信息资源使用效率，用现代化手段管理学校人事档案等方面缺少探索与尝试的意愿。同时也缺少有效的宣传方式。

2.学校人事档案管理交接手续不够严密

2.1档案管理人员大多不是专业任职，事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有很多管理员认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。由于学校的工作重点是教学，学校管理的重点是如何提高教学水平，改善教学条件，为学生提供优质的教学服务，而对人事档案管理不够重视，存在人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等问题。

2.2档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映他人的现实情况，导致人事档案的不完整。

3.员工对人事档案的重要性认识不足

在很多人看来，档案管理是无关紧要的工作。很多就连自己的人事档案在哪里都不了解；还有的人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而应由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

4. 学校人事档案管理手段落后

人事档案管理基本上是由人事科工作人员管理，因此，工作中存在的问题较多。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想的应用。

目前大多学校人事档案管理中信息化程度偏低是普遍问题，多数学校在档案数字资源建设方面重视程度不足，以致难以推进工作，影响了档案开发与利用、资源保存。信息化程度偏低直接导致了管理成本的增加，加重了管理负担，影响工作效率和档案服务，不利于学校人事档案信息的及时更新、归纳总结与利用，严重制约了学校管理工作的进步与人事制度的改革发展。

3 对策及思考

人事档案是对品德作风、业务能力、个人经历、政治思想，工作实际等内容的真实记载和反映，所以，加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门工作，为职工本人服务[4]。针对以上存在的问题，就人事档案管理工作提出以下几点对策。

1.树立全新的管理价值观

针对学校人事档案管理工作中存在的一系列问题，首先要从思想理念入手创新管理理念，改变管理人员的工作理念，引导人事档案管理人员树立全新的管理方式，档案管理价值观念，摒弃以往种种弊端，从思想上改变学校人事档案管理的方式方法。

2.程序交接的严格处理方式

人事档案交接是一项手续严密、认真细致、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符；二是对借出的档案要及时催还，并整理好借据，且在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散材料要分类存放、清理排序后及时存档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字、盖章，要做到对交接工作负责。

3. 强化档案管理意识，严格档案管理程序

3.1增强学校领导者的档案管理意识，加强档案管理硬件设施建设，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。应提高档案管理人员的综合素质，提高其工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全、完整，内容真实、可靠。

3.2 建立规章制度，积极主动做好档案收集管理工作

将制度明文规定，让档案管理人员做到有章可循，有度可依。建立人事档案转入、转出登记簿，人员借阅档案登记簿，职工档案材料移交表等。把那些由于历史原因造成的，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后查找提供材料。因此，我们在收集档案资料时要做到勤快、耐心、眼力以及时追补新的资料，真正达到人事档案的依据作用。

4.努力加强宣传工作，增加档案管理工作者的责任感

人事档案管理工作者应努力做好宣传工作，积极应对档案处理，力图把可靠真实的材料归入人事档案，努力做好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要细心负责，确保档案完整、真实性，充分认识到职工人事档案管理工作在人力资源开发中的重要性，不断改进工作方法类型以及工作方式，对工作模式不断创新，以提高工作效率，提高业务素质能力。在鉴别过程中，能明辨是非，应该坚决把那些虚假的资料拒之门外，不背其他事物所干扰，维护人事档案的真实性、完整性、可靠性。

参考文献

[1]廉香娟.对高校人事档案管理现状的思考[J]. 山西档案. 2010（S1）

[2]吕春蕾.浅谈我国档案管理现状及转变措施[J]. 现代交际. 2011（01）

[3]宫颜花.于档案管理现状与改革发展的探究[J]. 才智. 2013（07）

[4]李选艳.加强高校干部人事档案建设的几点思考[J]. 湖南商学院学报. 2000（02）

[5]房洁.聘用制下高校人事档案管理研究[J]. 山东理工大学学报（社会科学版）. 2012（01）

作者简介

孙勇（1974-）男，济宁学院附属中学组织人事处，助理馆员。