加强电子档案的管理之我见

文/山东省临沂市兰山区社会保险事业管理办公室　孙静

加强电子档案的管理之我见

文/山东省临沂市兰山区社会保险事业管理办公室孙静

【摘要】所谓电子档案，即具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料；目前，随着我国网络技术的覆盖面越来越广，档案工作也越来越多的实行电子化，并且随着信息技术的不断提高，其电子化程度也在不断更新，但仍然存在部分问题，为了满足使用者的更多需求，能够最大程度的服务于使用者，使其能够顺利的从电子档案中找到最精确的信息，进一步完善电子档案管理工作是非常有必要的；本文首先对加强电子档案管理的重要性进行论述，并对其使用途径进行相关介绍，其次，对电子档案管理及利用的完善措施做出自己的观点及看法，为今后更好的完成档案管理工作奠定坚实的基础。

【关键词】档案；管理；信息化；资料

在这个信息化时代不断更新的时期，越来越多的事业以及单位都对信息资料开始重视，并且在使用过程中也开始出现需求的多样化，所以，作为一名档案管理工作者，必须要放下传统的档案管理模式，而要开始适应电子化，不能将档案资源仅仅局限与文字资料上，要更多的将其图片以及视频等相关信息进行收集并存储，在使用者需要查看的时候，要以最好的方式展现出来，使其不仅可以查看到原始的文字资料，还能直观的看到相关图像及视频等资料，尽量让使用者能够得到更多更有用的档案信息，下文是根据工作经验，对如何加强电子档案管理工作的简要论述：

一、加强电子档案管理的重要性

所谓电子档案，即具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料，作为档案管理工作者，做好电子档案的管理从各方面都有着其重要的意义：

（一）有利于满足多样化需求。通常档案使用者都是对档案的原始文字资料进行查看以及利用，但是，随着人们各方面生活水平的不断提高，档案使用者也对档案的使用提出了更多更高的要求，他们不再局限于对文字资料的查看及利用，因为，使用者认为基本的文字资料并不能提供给自己所需要的相关内容，越来越多的人需要查看更直观的档案内容，例如图像以及视频，为了满足这一需求，就必须将档案实行现代化，现代化的档案管理即将档案进行电子录入，电子档案能够将原始的信息资源更完整的保存下来，而且存储形式及展现形式也较为多样化，所以，为了满足档案相关使用者的多样化需求，加强电子档案的管理是很有必要的。

（二）有利于节省人力物力。档案工作有着其自身的特殊性，在传统档案管理中通常会有大量的易破碎的档案资料，这些资料必须细心的保管才能保证其完整性，无疑这就需要工作人员花更多时间、更多精力去保管，这样不仅浪费人力物力，而且不一定能完全避免自然因素带来的档案资料的破坏，而电子档案的出现就为这一难题找到了很好的解决办法，其除了可以解决档案资料易破碎的原始问题，还能快速并准确、完整的将信息资料就行保存，这样一来，除了可以省去大量的人力物力，还能够保证档案资料的准确性和完整性，最重要的是电子档案存储后，在使用者需要查看时，可以轻松的对其所需要的内容进行检索，不用再需要大量的时间去查找某个档案，而且检索出的资料能够更直观、更能满足使用者的需求，由此看来，档案工作的电子化，能从根本上节省人力物力，并能够提高档案管理的工作效率。

（三）有利于提高服务质量。档案资料的完整存储，就是为了能够满足档案使用者的查看及需要，原始的档案资料不仅查看过程繁琐，而且查看内容有限，不能很好的服务于档案使用者，而电子档案的实行，使原来的档案资料完全达到电子化，档案管理的服务质量会有所提升，电子档案的目的就是使大量的文字资料能够通过电脑进行存储，并增加图像等等更多的相关信息，使用者可以更快速的通过网络进行查看，为了更好的完成电子档案的存储以及查阅，就必须要有专业的档案工作者来完成，这就要求工作者必须不断的增长自己的专业知识，掌握更多的专业技能，将其更好的发挥在电子档案管理工作中，从根本上提高电子档案的服务质量。

二、电子档案的利用途径

电子档案与传统的纸质档案相比，其不但有着快捷并且方便的特点，原始的档案资料，在使用者需要查看时，不仅需要时间查找，而且最终找到的资料还不一定是使用者所需要的，或者说只能找到使用者需要的一部分，而电子档案就很好的解决了这一难题，电子档案除了可以快速的存储，而且在使用者需要查阅时，能够更

全面、更准确的将档案资料提供给使用者，但是，其利用途径离不开相对应的信息技术基础，否则无法很好的发挥其优越性，而对于电子档案的利用途径大致可分以下三种：

1.电子档案的首要途径就是拷贝，这一途径是为了把使用者所需要的档案资料按照最原始的状态一字不落的展现出来，而在档案资料拷贝时，档案工作人员一定要注意文件的格式转换，尽量转换为使用者更方便查看的文档格式为宜；其次，如果档案资料使用者需要查看并且使用相关信息时，而其所处的环境又不具备电子文件的查看时，可经过询问使用者的需求，以及需要的具体档案资料内容后，将相应的打印件提供给对方，以便其及时使用档案相关资料。

2.所谓通信传输就是用网络传输电子档案，在不同的地点实现档案资源的传输，也可以将档案资料以准确的形式提供给相对固定的档案查询部门，能通过传真以及互联网络来完成，当使用者由于某种原因不能亲自到档案所在地时，档案部门应当采取通信传输这一途径解决此问题，通信传输可以为双方节省时间和财力。

3.直接利用可想而知就是利用档案部门对于档案相关资料的直接使用，使用者可以在档案部门的电脑上通过网络进行档案资料的直接查阅及其使用，直接利用可以使相同的一份档案文件在同一时间提供给不同的使用者查看，但是此方法有一定的约束性，此方法的实现和档案馆网络系统中能够直接利用的档案资料信息量有关。

三、电子档案管理及利用的完善措施

（一）提高工作人员对档案保护的意识。电子档案的利用工作可以说是非常复杂化的，因为电子档案需要更加专业的技术工作人员才能完成多样化的信息存储及查看，因此，档案的保护意识是每个档案管理人员都应当具备的，若要提高工作人员的档案保护意识，主要从思想和技术上人手，不仅要从技术上坚持负责认真的态度，更要从思想上认识到档案工作是不可轻视的，档案信息资料要在平时能够受到档案管理工作人员的可靠并有效的维护，在使用者需要的时候要给予充分的完整的档案资源，不论是电子档案的录入、存储，还是存储后的维护管理以及使用过程中的完整性，都需要档案管理工作人员有良好的态度来完成。

（二）确保档案信息的安全性。档案信息的安全性包括机密性、真实性以及完整性；机密性的呈现是指档案信息的使用只提供给合法的授权者，除此之外，他人不能随便查看，更不能使用；真实性则是要保证档案资料的收集以及整理的都应当具有合法效益；完整性可想而知是档案资料的内容方面，除了保证在整理及录入时要字句相同外，还要杜绝任何人的随便更改；只有为电子档案的管理安排一个较为可靠的安全系统，才能从根本上确保档案信息的安全性，电子档案资料不论是录入、存储，还是之后的管理工作，都离不开电脑的操作，档案资料的共享后，其他档案部门能够通过网络进行查看，而如今网络也存在一定的不安全性，在档案资料的存储以及共享查看的过程中，很难避免安全漏洞，而网络黑客则往往会趁虚而入，轻则是档案信息被更改，重则是档案信息被恶意删除，不论是被更改还是被删除，都将会给档案管理部门以及档案资料的使用者带来很严重的危害，所以，要事先有所防备，不仅要研究相应的预防办法，而且要准备必要的应急措施，以确保档案信息公开的安全性。

（三）档案利用方式要做到规范化。电子档案不是对所有人完全公开的信息资源，档案资源的利用必须要做到原则化以及规范化，提高内容要根据档案资料的实际情况进行给予，电子档案的保密程度也要做到规范化，对于有必要加密的资料一定要严格完成，并要对加密文件的密钥进行相关维护，以免被破解从而造成危害；而对于不能完全公开的档案资料，则以只读方式提供。

（四）提高档案工作者的专业素质。档案信息的电子化，离不开电脑以及网络技术的专业知识，这就要求档案管理工作者一定要有相关的专业技术知识，否则将无法完成电子档案的管理工作，因此，档案管理工作人员必须要具备熟练的技术，并根据工作需要不断充实自己，除了要学习档案管理相关知识外，还要对网络的管理及维护有所掌握，这样才能更好的完成电子档案管理的工作。

（五）确保重要信息完整。虽然电子档案有着纸质档案无法超越的性质，但是有了电子档案，也不能完全丢弃纸质档案，档案人员在录入档案信息的时候必须要逐字逐句的进行核对，以保证信息的原始性以及完成性，既要发挥电子档案的快速准确录入，又要避免纸质档案带来的人力物力的浪费，要对不同的档案内容以及档案密集度进行相应的管理模式，已达到对重要信息保存的完整性。

（六）建立合理的档案利用制度。档案资料不能完全对使用者进行公开以及拷贝，档案信息使用者一定要有相关领导审批，方能对档案进行查看使用；档案的使用以及管理制度一定要严格遵守并执行，对于档案的收集一定要确保其真实性，并对电子档案信息进行定期的维护更新，电子档案与纸质档案要共同保存，以便于必要时候两者进行互补，要对档案管理模式进行创新就必须要整合档案资源，这样才能更好的实现电子档案需求利用的价值。

四、总结

目前，网络技术的应用日渐上升，档案管理部门也不仅仅局限于纸质档案的使用，也逐渐进入档案电子化，电子档案也被越来越多的档案资料使用者所认可，档案管理部门要确保电子档案的安全性，在使用者需要查看使用时可以快速准确的提供出来，使得电子档案能够在人们的社会生活中发挥更大作用。