谈如何改善预防医学档案的管理

文/云南省地方病防治所　马荣

谈如何改善预防医学档案的管理

文/云南省地方病防治所马荣

【摘要】随着预防医学的不断发展，产生的档案也就越来越多，这就要求对预防医学的档案有一个科学化的管理，这样在调档研究时能够快速准确的找到对应档案，在对档案中案例研究时，也更加方便。本文通过对预防医学档案的特点进行阐述，对管理中存在的几个普遍问题进行分析，提出了相应的解决方案，为科学化的档案管理提出了建议。

【关键词】预防医学；档案管理；科学化

一、预防医学的档案自身的特点

（一）档案涉及的方面较广。预防医学的档案涉及的内容较广，主要有个人以及群体疾病如何进行预防和控制，如何预防社会疾病，社会管理在卫生防疫中的应用，相关的科学研究，以及预防卫生宣传等类型。这些档案所涉及的方面各有不同，相关的知识也比较复杂，有一定的政治性和机密性。

（二）档案的存在多种多样的形式。预防医学档案主要记录的是一些社会疾病的预防记录，包含的的疾病种类比较复杂，一般可以分为十个大系列，下面又分为十二个大类和五十四个小类，存在多种档案形式。

（三）档案有一个较长的形成时间。因为预防医学档案要从疾病的产生开始记录，以及怎么流行传播，最后如何进行防治都要有详细描述，整个过程的时间花费较长。像烈性传染性天花的出现到传播，最后预防一共历时了一百七十多年，所以档案的形成周期是不固定的，但一般耗时都较长。一个完整档案的记录不仅要对数据，事件进行详细记录，更要有时间上的沉积，这样才能完成预防档案的记录。

二、档案管理中存在的一些问题

（一）原始资料的归档不够完整。预防医学的档案一般内容比较多且复杂，相关的资料引用也较多，档案中一般会有大量的图表，整个档案包含的原始数据较多，档案整理起来比较困难，而且我国的档案管理现在正处在发展阶段，管理手段不够完善，对档案的收集整理以及保存无法做到科学管理，有时候还可能出现档案丢失的情况，造成档案存档不完整，影响档案管理的长远发展。

（二）档案的信息化程度较低。网络信息技术随着时代发展不断进步，逐渐被应用到预防医学的档案管理当中。但是我国档案管理的信息化程度较低，相关的技术也不完善，尤其是在许多农村地区，档案管理的信息化几乎是零，要想实现档案的全面信息化还需要很长时间。

（三）档案管理缺乏重视。有的卫生部门对于预防医学的档案管理缺乏正确的认识，没有意识到其重要性，缺乏完整的档案管理体系。相关的管理设备也不够完善，管理的知识也不够齐全，管理人员更是缺乏专业的档案管理知识，仍旧沿用传统的档案管理手段，越来越无法满足现代化档案管理的需求，许多新的疫病发生也没有做到及时的更新，严重影响了预防医学档案管理的科学化发展。

三、如何改善预防医学档案的管理

（一）提高对档案管理的现代化认识。一方面相关的卫生管理部门要加强对预防医学档案管理的宣传力度，认识到档案管理的重要性，提高管理部门的管理意识。另一方面，负责管理档案的人要知道自己责任的重大，才能加大对档案管理的重视。只有有了良好的档案管理意识，才能保证档案管理科学化的转变。

（二）加快档案管理的信息化过程。传统的档案管理设备已经不能满足现阶段档案管理的需求了，要加强档案管理的信息化。先进的网络设备是档案管理信息化的基础，应该加大预防医学档案在网络设备上的投入，配置先进的网络设施，建立起完整的档案管理系统，以互联网为媒介，使档案信息在网上可以资源共享，可以做到及时的信息交流。不能为了管理节约成本，而忽视硬件设备的完善，有了先进的管理设备才是档案管理发展的保障。

（三）提高人员的自身素质。培训专门的档案管理人员，教授管理学，计算机学以及预防医学等方面的相关知识，随时更新相应的管理技术，提高管理人员的自身素质，成了专门的档案管理团队，与时俱进学习先进的科学管理团队，有了管理人才的保证，才能保证档案管理的科学化。

（四）建立合理的档案管理制度。有一个科学有效的档案管理制度，是预防医学档案管理的核心。才能防止档案出现流失的情况，保证了档案的完整。只有有了成型的管理体系，明确各个管理人员的职能，做到分工明确，这样才能推动我国预防医学档案管理的发展和进步。要对档案管理的每一个步骤有明确的计划，这样，管理起档案来才能更加的高效。

（五）改良传统的档案查阅模式。可以改变以前单一的借阅方式，提供在线浏览的功能。不仅预防医学档案的存档很重要，档案的查阅也是档案管理的一个重要组成部分。随着预防医学档案的不断增多，传统的档案查阅方式已经不能满足查阅的需求，应该对其进行改良。以网络为媒介，利用先进的文献检索软件，快速、准确地查找档案。并对不同类型的档案进行新的划分，定制新的分类标准以应对越来越复杂的档案类型。有了先进的档案查阅方式，才能使整个档案的科学管理更加完善。

（六）保证档案资源的时效性。在信息快速发展的今天，预防医学的不断发展，发现的传染病案例也不断更新，建立一个科学的信息更新系统，对出现的新的疫病做到及时的记录，并实时跟进，不断更新有关的信息。确保整个预防医学档案内容的与时俱进，可以在新的疫病产生时，及时作出应对，这也是整个档案管理科学化所必不可少的。

四、总结

随着我国卫生事业的发展，我国预防医学的档案管理也需要随之改进，预防医学的档案是我国疾病预防的重要信息资源，为我国疾病预防的工作提供了可靠的理论依据，是疾病预防工作的重要组成部分。随着疾病种类的不断增多，传统的档案管理已经不能满足时代的需求了。在信息时代的技术保障下，预防医学的档案管理科学化越来越重要，对于整个疾病预防工作效率的提高都有着重要的意义。

参考文献：

[1]马荣.如何促进预防医学档案管理的科学化[J].中国市场,2014,05:56-57.

[2]赵远.浅谈如何搞好预防医学档案管理[J].河南预防医学杂志,2002,05: 319.