新形势下地质资料档案管理信息化建设分析

文/河北省地矿局石家庄综合地质大队 相小英

一、地质资料档案管理的现状分析

档案管理历来都是一个单位经营管理的重要内容，对于地质资料和档案来说尤为如此。档案管理的内容是十分繁琐的。

一方面，地质资料和档案是随着地球运动在不断变化的，经年累计的资料档案数目相当庞大，这给档案管理带来了相当大的困难，资料的核查和归档变得十分繁琐复杂。伴随着时代的不断发展和科技的飞速进步，地质档案资料的信息化一定是大势所趋。在地质单位中，不但包含专业的各类地质资料，还有各部门的行政类文件、基础建设类文件以及所有实物档案。这些都是由单位统一管理的，在这项浩荡繁杂的工程之中如果仅仅只依靠人工，不仅会在此项上耗费大量的大力资源和财物资源，而且还会出现错漏。

另一方面，传统的档案资料的防潮防尘也是管理文件的重中之重，一旦档案被因潮发霉、被虫蛀或是档案破损遗失，又没有备份，那么引发的后果都是不可估计的。传统的档案管理都是人工进行的，但是管理人员的职业操守和保密意识是有高低之分的，这就为档案管理工作增加了许多不定因素。很多资料和文件都是需要保密的，一旦发生信息泄露，会给负责人和单位造成很多不可估量的损失，带来很多不必要的麻烦。

因此，传统模式下的地质档案管理是存在着明显的缺陷和不足的，应该顺应时代的发展，紧跟时代的潮流，将地质资料档案实行信息化管理，以一种更为高效便捷的方式来适应社会的发展，也能够为单位更好的发展打下基础，帮助单位完善档案管理体制，同时这也是处于现代社会的大发展所不可抵挡的大趋势。

二、将地质档案进行信息化管理的优势

地质资料档案对于国家的政治和科研来说都是意义十分重大的，是需要长期保存的，如果继续延续传统的方式进行档案保管，势必花掉大量费用，单是防潮防虫外加库房租赁就是一笔不小的开支。而且，纸质档的档案是没有备份的，仅此一份，所以保管的难度是相当大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此类问题的发生。电子档的文件不仅可以随时查阅，还可以进行上传备份，计算机软件具有帮助档案管理人员更好的归纳、保管、查阅、更改、共享和应用等优点，还能节省人力、物力的成本，便捷高效。在计算机的网络已经相当普及的今天，可以说，一个单位如果没有跟上信息化的步伐势必会被社会的发展自然淘汰的。

档案的信息化是一个单位发展的大方向，不仅可以大量解放和发展劳动力，节约成本，还可以提高档案管理部门的工作效率。信息化让地质资料档案的收集汇编工作更为有效地进行，加快档案的整编速度，更好的为其他部门和社会提供服务。将资质档案信息化之后，档案管理部门的职能也会随之发生转变，从原来的整理和保管职能变成了现在提供电子信息服务的职能。这可以让单位更好更快的发展自身，进行现代化的转型。

对于档案的二次利用和查询来说，信息化也能提供便捷高效的服务。地质资料档案信息体系的建立可以使管理者在几秒钟之内就通过关键字检索或者分类查询的方式找到相应的信息，进行查阅、检验或是删改。这对于现代社会的高效管理来说有着莫大的意义，在一定程度上，它加深了管理者对地质资料的监控和管理。另外，实际应用当中，信息化的管理模式也十分实用。比如可以更快速的让社会各界在网站平台上查阅地质资料或是进行资料整理、收集，然后由系统自动反馈、整理、归编，从而有效地对档案进行使用和备份，让资料的运用在信息化的档案记录下变得更加透明化、公开化，从另一个角度上来说，地质档案信息化建设也具有保证公平性和监督性的职能。

地质资料和档案有相当一部分都是需要保密的，这就要求在档案管理工作中要十分谨慎，注意保密性，坚决不能把不该泄露的资料文件泄露出去。一旦发生资料丢失或泄露，会给保管单位带来严重的损失和一些法律的纠纷。因此，信息化的档案管理方式能够消除人为因素所带来的弊端和潜在风险。而信息化的档案管理则更需要提高安全性的警惕，时刻要保持高度的安全意识，为单位各类档案资料的安全做到未雨绸缪。

三、将地质档案管理信息化的方法和途径

（一）建立健全地质资料档案管理系统。一个完善的地质资料档案管理系统是进行高效的地质资料管理工作的前提和保障，处在一个科技如此蓬勃发展的时代的地质资料保管单位更应如此。一个健全的档案管理系统可以减少许多繁琐的人工工作，一切都由信息化来完成，不仅可以更好的保证的地质资料档案管理正确率，减少人为可能会发生的一系列弊端，还可以提高各部门的工作效率，加强部门之间的联系，可以在工作中通过信息化的档案管理系统来实现更好的统筹协调。

（二）规范管理软件的权限、加强信息数据库建设。地质资料管理系统的优越性自是不言而喻，但是还应该规范管理软件的使用权限。地质资料信息化后，如果将其开放，就失去了地质资料档案管理工作的意义和原则。毕竟电子地质信息的处理和归编过程还是一个严谨而保密的工作，对软件使用人员和归档处理人员都必须进行严格筛选，绝对不能发生泄露资料等不符合职业道德的行为。另外，数据库的建设对于档案管理系统来说也是相当重要的，一旦数据库成形，将会让地质资料管理系统更好的发挥其优势，做到智能化的管理，这将大大提高地质资料档案管理系统的优越性，能够保证地质资料档案管理工作的顺利进行。

（三）加强档案系统的安全保障措施。网络这个复杂的环境并不是那么安全可靠的，地质资料档案管理信息化的一大特点是将各类档案资料和客户信息链接到了开放而又鱼龙混杂的互联网上。因此就必须要求企业所采用的档案管理系统具有极高的安全性。互联网开放的特性会给不怀好意的黑客带来可乘之机，他们可以肆无忌惮的恶意攻击单位的管理系统，发送病毒致使服务器瘫痪，甚至盗取泄露单位的各类地质资料、机密信息。如果单位的地质资料档案被泄露，将使单位陷入十分被动的不利局面。因此对于电子化信息化的档案来说，保证信息安全，防范信息泄露也是不容忽视的重要工作。在安全系统中，一定要定期检测、杀毒，防患于未然，避免信息失窃的情况发生，要确保档案内地质电子文件的完整性、有效性和真实性。

四、结束语

档案信息化是加速地质资料档案管理现代化的客观要求，也是提高地质资料档案工作水平的必经之路。必须要重视这个问题，虽然在地质资料信息化的建设道路中也会存在各种各样的问题，但是任何事物的发展都是曲折的，因此应该正确的拿出积极的态度来面对所有可能遇到的难题和困扰，努力加强地质资料档案信息的现代化建设。

[1]潘丽莉,孙燕鸣.浅析地质资料档案管理信息化建设[J].资源与人居环境,2011(02).

[2]刘建华,张梅芬.地质资料信息资源开发利用的几点做法和建议[J].青海国土经略,2006(04).

[3]张红玥.做好当前地质资料清理工作的经验及成果分析[J].中国国土资源经济,2008(02).

[4]卿孝华.合理应用地质资料 扩大地质资料服务范围[J].科技情报开发与经济,2009(19).

[5]倪云英.论信息时代地质资料档案管理服务模式的创新[J].浙江国土资源,2010(12).