浅析网络环境下地方高校档案信息资源共享

肖永菊　韩　瑛

（湖北医药学院，湖北十堰 442000）

浅析网络环境下地方高校档案信息资源共享

肖永菊韩瑛

（湖北医药学院，湖北十堰 442000）

随着我国信息化程度的提高，已形成了网络环境下档案信息资源社会共享的氛围和基础。但从现阶段的发展来看，地方高校档案资源的共享尚处于起步阶段，按照地方高校档案信息资源共享的内在要求，要实现网络环境下档案资源的共享还存在很多问题。探讨实现网络环境下高校档案信息资源共享，进而推动地方高校档案信息资源共享实践，无疑将成为今后高校档案工作的主要发展方向之一。

网络环境 档案 资源共享

1　网络环境下高校档案信息资源共享的意义

（1）高校档案信息资源是指高等院校在教学、科研、党政管理和其他各项职能活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的原始记录。

（2）网络环境下的高校档案信息资源共享，是指高校档案主管部门在自愿、平等、互惠的基础上，通过高校和相关主管部门的统筹协调与科学规划，对档案信息资源进行网络优化配置，利用各种技术、方法和途径，开展共同建设和共同利用信息资源，以最大限度地满足用户信息资源需求的全部活动。

（3）实现网络环境下地方高校档案信息资源共享，首先有利于实现高校档案馆优势互补同一区域内的不同类型高校档案馆之间存在差异性，这种差异性正是具有资源共享的发展空间，寻找各馆的相对优势和特色所在并得以增强，从而，实现区域高校教学联合体内的档案馆优势互补，促进共同发展。其次有利于提高档案管理工作者的工作效率，档案管理实现网络化的自动化，能使档案管理人员从繁琐复杂的手工操作中解脱出来，改变档案的收集、整理、归档、保管等方式，和档案利用途径。三是有利于推动地方高校档案信息资源社会化服务进程，实现区域内地方高校教学联合体档案信息资源并让更多人利用。随着资源共享的不断深入，增强了地方高校与社会之间的联系，其社会化需求不断增大，从而推动了地方高校档案信息资源服务社会化进程，实现网络环境下高校档案资源共享具有现实意义。

2　网络环境下高校档案信息化资源共享现状

（1）档案管理软件通用性较差。目前地方高校档案管理软件很多，同时各具特色，虽然都能满足档案管理的基本要求，但档案各部门选用的计算机规格不一，档案管理软件也不能互用，无法实现资源的共享，就无法实现档案信息化管理，在很大程度上制约了档案信息网络化的进程。

（2）档案管理工作规范性较差。只有实现档案基础工作的标准化和规范化，才能有效实施档案信息网络化管理。目前，地方高校档案信息系统和网络建设难以协调一致，规范性、共享性、开发性较差，很难实现档案信息共享。同时，由于档案管理网络化相对滞后，档案自动化工作没有统一的标准，也没有全面统一标准的实施，致使档案管理规范性较差。

（3）网络信息资源的分布不平衡。作为网络信息资源重要组成部分的档案信息资源自然也是如此，这种分布上的不平衡客观上阻碍了网络档案信息资源的共享，而档案信息机构由于僵化的组织管理体制，各自为战，缺少地方高校馆际之间的信息交流，使这种不平衡加剧，直接导致档案信息资源配置的不合理，成为档案信息资源共享的障碍。

（4）网络环境下档案信息安全存在问题。主要是人文管理滞后据有关统计显示，现在90%以上的网站存在严重的漏洞。档案信息网络安全人才匮乏，是网站遭到攻击的主要原因。据统计，学校90%的网络管理人员没有受过正规的安全培训，地方高校多重教学质量，没有重视对网络安全的投入，很多站点的管理员都是新手，再加人员转岗变更，在操作中漏洞百出，很多服务器至少有3种以上的漏洞可以使入侵者获取系统的最高控制权，网络环境下档案信息安全无法保障。

3　网络环境下高校档案信息化资源建设对策

（1）搭建地方高校网络档案信息共享平台，实现校内档案信息查询。开发采用B/S模式，通过调研信息共享平台需求，设计数据库，通过概念设计、逻辑设计、物理设计，选择合适地方高校档案的数据库管理系统和相应的软件，进行信息共享平台的开发，系统功能:主要支持相关档案文件的导入、上传、批量自动挂接，实现地方高校各类公共档案的在线编辑制作与发布；支持地方高校各类公共档案专题数据库的增、删、改功能，支持各类专题数据库的整合制作；支持留言发布及审核；支持各类信息的统计，灵活定制各类统计报表；支持关键词检索、分类检索、组合检索、跨类检索及权限设置等多种查询方式。总之，开发统一规格，互联互通于地方高校档案信息化管理的软件，进一步推进网络化档案信息资源共享进程。

（2）档案管理规范化、标准化和科学化是实现互联互通、资源共享、业务协同的基石。在网络环境下，实现地方高校档案资源整合与共享，要解决的一个关键问题就是要加强标准化建设，构建一套完整的适合地方高校档案资源管理的网络化标准体系，这是实现档案信息资源共享的重要条件。信息资源管理标准体系主要包括三方面:一是总体标准，它主要包括档案资源管理的总体框架、术语标准和其他综合标准；二是技术标准，主要包括网络基础设施标准、数据库建设标准、档案信息安全标准等；三是工作标准，主要包括接入系统的各个信息服务机构的日常工作与服务标准规范、工作流程等。只有建立和健全科学全面规范的标准体系，才能实现地方高校档案信息资源的互联互通互用，才能最大限度地实现地方高校档案资源共享和发挥档案信息的价值。

（3）优化网络档案信息资源配置，实现地方高校档案信息的社会价值。传统的部分地方高校档案馆还处于一种封闭和半封闭的状况，档案馆门庭森严，设置受限，如查阅档案需要出具介绍信，档案信息常年“锁在深闺” ，且馆际之间缺乏信息交流，档案信息的社会价值没有得到很好的实现。如今，网络环境给档案信息的利用提供了一个开放的平台，档案信息资源的利用打破了时空的限制。一方面，要简化利用档案信息资源的手续，方便提供给社会公众及教职工更容易获取自己所需的信息，档案信息资源的社会价值才得以更充分的实现。另一方面，打破僵化的组织管理体制，通过网络，地方高校各档案馆可以获得其它档案，定期和不定期开展馆际之间交流，档案资源得到了优势互补，从而优化档案信息资源的配置，实现档案资源信息共享。

（4）建立网络环境下档案安全的制度屏障。在制度建设上，要健全档案管理制度，确保规范运作。一方面，要详细规定库房管理、档案借阅、保密、鉴定、销毁等各种制度；另一方面，细化档案人员工作总之，网络环境下地方高校档案信息资源共享，本质上就是各高校档案部门通过网络来实现档案信息存取，以达到资源共享的目的。对于地方高校档案资源来说，要实现信息资源的高度共建共享，首先要团结和依靠地方各高校和全社会信息服务业的支持，提高档案管理水平，发挥档案的重要信息资源作用，使档案信息资源得到最大限度的开发利用，为党和国家的经济、政治、教育等诸多事业的发展增添活力。

职责，促使档案管理人员按责行事。在档案管理过程中，严格记录程序，将档案的接收、借阅、复制、销毁等过程和结果完整记录在册，详细记录档案库房的管理、档案人员的培训和考核、非档案人员进入库房的审批及进出时间等情况。因此，对网络的运行安全，制定出严密的措施，提高信息安全意识，依靠先进的技术手段，减少失密、杜绝泄密现象的发生。建立健全和完善网络安全、信息安全等法律保障体系，严厉打击各种破坏档案信息安全的行为，为整合与共享打造起一道强有力的安全屏障。

［1］关迎辉.档案信息资源共建与共享［J］.信息化建设，2007：（3）61.

［2］向立文.档案资源整合与共享的实现条件研究［J］.情报业务研究，2006：（12）135-139.

［3］高德宇.关于网络信息资源管理的探讨［J］.甘肃科技纵横，2005：（5）113.

［4］卞昭玲.网络环境下档案信息管理服务研究［M］.北京：中国档案出版社，2007（15）.

肖永菊（1961—），女，汉族，湖北十堰人，湖北医药学院，本科，副研究馆员，从事档案管理学研究。