迟英娇
竣工材料的整理对后期资料的归档工作具有非常重要的作用,档案是对工程的全面反映和文字记录,档案在归档前统称为资料或材料,一个系统的工程从开工到竣工的一系列资料都是由相关资料人员在施工现场完成收集整理工作的,资料收集整理应坚持及时、准确、全面的原则,下面以煤炭行业单位工程为例简述几点单位工程材料整理时需要注意的事项:
1.资料人员应熟知《煤炭建设工程技术资料管理标准》的相关要求,建设项目开、竣工报告、检验批、实验记录等各项目的资料填写要求、注意事项在《煤炭建设工程技术资料管理标准》中都有明确的规定,资料人员在验收各阶段资料填写、整理是否规范时,应认真参考相关书籍。
2.竣工材料是对施工现场的真实反应,竣工材料须真实可靠,因此在竣工材料中严禁出现代签字现象,所有签字必须是本人完成,如果发现有代签字,所有资料应不予审核、接收,应扣除监理、施工单位适当的资料保证金,并对建设单位相关审核人进行相应处罚。
3.为保证资料的持久性,单位工程竣工资料中不得出现纯蓝墨水、圆珠笔等不耐久字迹,如有的检验报告确系蓝笔签名或是蓝色复印件,应在编好页后将其复印一份(附后)一并存档。
4.单位工程竣工材料原则上不得出现复印件,但由于有些厂商一批材料只能提供一套检验报告原件,有些原材料检验报告极个别确系复印件时,应在复印件上注明,超过1/6的复印件,将不予接收。
资料员在整理资料时应注意,各项材料的合格证必须是原件,在有些特定领域使用的原材料应按要求提供煤矿安全标识,合格证中不得出现复印件或是彩色打印件。
合格证需单独贴在A4幅面的白纸上,同一类型的材料集中粘贴,如有铁制或是材制较硬无法粘贴的合格证,需装入信封中,并标注商品品名及卷内顺序号。
5.页号的编写应注意:案卷内以每份材料为单位,从“1”起顺序编写流水号,有书写内容的页面一律要编写页号,需使用铅笔编写页码,编写时须保证清晰可见,扫描时能看清页码。
页号编写的位置:单面书写的材料在右下角编写页号,双面书写的材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号,图纸页号编写在图纸标题栏外面。
6.档号章应严格按照科技档案案卷构成要求,盖在每件材料首页的右上角处,并填写序号(即每件材料的在案卷中的顺序号)。
档号章的规格大小:
(单位:毫米 比例 1:2)
7.资料人员在整理竣工图时,应注意在竣工图编制完成后,应按标准折叠图纸(A4幅面),并将标题栏外翻。并在图纸正面右下角的标题栏上方空白处加盖“竣工图”章,如图面已满,可盖在图纸背面——标题栏外翻上方。
无论盖何种章,都应盖端正,不得盖反、盖倒,并要求印章清晰、完整,保证案卷的美观和清洁。
竣工图章的规格大小:
(单位:毫米)
8.案卷材料的装订:由于各地方的标准不一样,有装订成册的,也有按“件”装订,各内页按一定方式对齐,一般采用左侧装订,应将左、下侧对齐,10页以下的材料可用缝纫机轧边的方式,过厚的材料装订时要用白色棉线在卷面左边1厘米处,上下四等分打三孔竖向装订,结头位于背面。竣工图不用装订,采用风琴式折叠法装入档案盒。
9.资料整理齐全一套后,在不加盖档号章的情况下,即可复印,作为复印件归档,后一并加盖档号章。
10.资料归档时应注意严格按照资料交接程序办理相关交接手续,在交接清单中应注明资料的名称、种类、数量,档案管理人员应认真核对资料的数量,保证资料在交接过程中的完整性。
11.资料的归档是一个长期、复杂的过程,档案管理人员一方面要熟悉相关的专业知识,另一方面要跟上档案管理要求的变化,在资料交接手续办理后及时完成相关归档手续。
12.档案管理人员在编制目录时应将案卷目录和卷内目录分开编制,卷内目录应尽可能详细、准确,在条件允许的情况下可直接输入档案管理系统中,方便使用,但要求档案管理人员反复核对所输入的信息是否准确,避免出现错别字等现象。
13.目录编制完成后应完成相应的电子档案存档工作,随着科技的发展进步,电子档案越来越多的应用到我们的日常工作中来,根据档案管理的新要求,电子档案应与纸质档案同时存档,既提高了档案的利用率,还为档案保存的长期性提供了有力的保障。
14.电子档案存储时应注意存储设备的病毒查杀,切不可泄露单位的重要资料、信息,档案人员也应定期对自己常用的电脑进行病毒查杀,防止资料流失。
15.档案整理前应编制符合单位实际的分类标准,按档案资料内容进行归类,如煤矿建设项目工程主要分为矿建、土建、安装三大类工程,档案管理人员应了解所要归档的内容属于哪一类别资料,并根据资料性质进行分类。
16.档案的查、借、阅应有一个系统的流程,档案管理人员应严格按要求办理查、借、阅手续,并及时跟进档案的使用方向,督促借阅人员按时归还档案资料,切不可随意转借他人,造成档案资料的丢失。
17.在库房、阅览室内严禁吸烟,工作期间吸烟,应及时将烟头、烟灰、火柴杆等放入烟灰缸内,杜绝易燃火源,档案库房内外禁放易燃、易爆物品,档案管理人员下班时应将档案库房内照明灯全部关掉,切断各项用电器电源。每半年检查一次防火工具是否齐全、是否有效,档案人员下班应关好门窗,锁好大门,送上报警器。
18.各单位应根据自己的实际情况制定切实可行的档案管理流程和档案管理制度,明确各相关部门及相关人员的职责,并做好档案知识宣传、培训工作,增强相关人员对档案法律法规的认识程度,自觉遵守相关要求,提升对档案的认识程度。
由于有些工程项目从开工到竣工历经的时间长,导致档案的整理归档工作时间跨度大,在未完成系统的归档工作时,档案资料的利用频率高,使用时间久,极易造成档案资料的流失,档案管理人员应担起自身的责任,及时了解资料的动向,督促使用人员及时归还,必要时可采用相应的惩罚手段,确保资料的完整性。
目前,有些单位还没有意识到档案工作的重要性,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,对做好新形势下档案工作,对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平,具有重要意义。档案管理人员应加学习,不断提高和促进自身的文化水平,做好档案管理相关知识的传递,落实工作,为新时期档案工作贡献自己的一份力量。
(作者单位:国投哈密能源开发有限责任公司,新疆 哈密市839000)endprint