试谈电子档案管理在高校档案管理中的应用

胡羿

(荆州职业技术学院，湖北 荆州　434020)

试谈电子档案管理在高校档案管理中的应用

胡羿

(荆州职业技术学院，湖北 荆州434020)

摘要：本文针对电子档案管理在高校档案管理中的应用论题，说明了电子档案的定义及其特点；指出了高校档案管理的现状及问题；阐明了电子档案管理的优势与缺陷；论述了电子档案管理在高校档案管理中的应用。

关键词：电子档案;高校管理;问题;策略

以现代科技信息技术为基础的办公自动化和电子政务飞速发展的今天，掀开了电子文件的产生与电子档案管理工作的新篇章。电子文件已成为高校办公过程中的主体，也是高校政务信息管理的主体。怎样做好电子档案管理工作，需要不断努力去钻研和探索。

一、电子档案的定义及其特点

(一)电子档案。是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。

(二)电子档案特点。信息的非人工识读性。电子档案与纸质档案有着相同的本质,两者都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征。

二、高校档案管理的现状及问题

(一)工作量大。由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

(二)电子信息化程度有待提高。信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

(三)档案管理操作的标准程度不够高，由于不同的学校具有不同的情况，因此在制度与规范上存在一定的差异，导致各个学校之间的档案管理操作不能达到一致，甚至还会出现相互抵触的现象，这些必然给档案管理工作带来负面影响。

三、电子档案管理的优势与缺陷

(一)电子档案管理的优势。电子档案的出现，给传统档案工作带来了诸多的挑战，档案工作要适应未来的工作环境迎接新技术革命的挑战，必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新，并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，以适应未来对档案事业的发展要求。电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。

(二)电子档案管理的缺陷。电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。

四、电子档案管理在高校档案管理中的应用

(一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由当地档案管理部门建立统一的电子档案模板，统一文件类型，统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对档案形成单位的相关人员进行对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和软件。当地档案管理部门也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便当地档案管理部门的接收和管理；

(二)对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范。提高对高校档案管理信息化的人事，要重视相关工作人员的职业道德与安全操作的意识，加强培训，从而使档案管理工作人员具有较高的管理技能与职业素质，能更加了解档案管理中的要求与规范，并且具有熟练的电子档案应用操作技巧，可以非常熟练的对计算机接收与管理，推动电子档案管理的现代化进程。其次，在对具体的电子档案管理实施过程中，需要对相关制度进行科学完善，并且要以实际情况为出发点。

(三)对服务方式进行优化，拓宽服务功能。高校档案管理工作人员首先应该尽最大的努力对馆藏资源进行挖掘，要重视加工、处理等环节，然后充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术，坚持快速便捷个性化服务宗旨，让电子资源真正实现以安全为基础的共享。其次，可以将电子文件的信息通过ZIP进行保存，也可以使用光盘进行储存，然后实现机上的具体操作，档案工作人员为相关用户进行服务，坚持“以人为本”的服务准则。再次，尽可能的构建在线服务体系，为电子档案的用户提供在线咨询服务。

(四)提高档案工作人员综合素质。随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识，加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。

在高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献：

[1]杨策媛 秦艳 电子档案的特点与管理.《兰台内外》.2011年06期

[2]杨小华,唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报,2006(1)

中图分类号：G710

文献标识码：A

文章编号：1671-864X(2015)12-0179-01