计算机基础教程中Word2003邮件合并功能的应用拓展研究

陈永新 王海燕 赵晓红

摘要：邮件合并在现代无纸化办公中是一项非常实用的功能。针对高等院校计算机基础教程中Word2003邮件合并功能介绍过于简单，学生不易掌握图文混编的实际，系统阐述了邮件合并功能的定义、操作要点及实现的方法、步骤，并结合实例介绍了邮件合并功能的应用及拓展。熟练使用邮件合并功能不仅可以减少重复劳动，提高工作效率，也有利于提高大学生办公软件运用能力，增强其就业的适应性，具有重要的现实意义。

关键词：高等院校；教程；邮件合并；應用拓展

中图分类号 TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）06-0066-03

The Research of Applications and Development about the Mail Merge

CHEN Yong-xin1， WANG Hai-yan2， ZHAO Xiao-hong2

（1.Department of Personnel， Kunming University， Kunming 650214，China； 2.Agricultural College， Kunming University， Kunming 650214， China）

Abstract： The mail merge in Word2003 software is a very practical function in modern paperless office. In view of the fact that the introduction is too simple about mail merge in Computer Basis Tutorial， also Colleges and Universities students are difficult to grasp the drawing-text mixed content， So this article systematically states the connotation of Mail merge， operation essentials， implementation methods and steps. And combined with example， describes the applications and development. Mastering the advanced application methods and skills of mail merge not only reduce duplication of labor， improve working efficiency but also be beneficial to improving their practical ability for office software and college students employment， It has important practical significance.

Key words： colleges and universities；tutorial mail merge ； applications and development

在现代办公中，经常会遇到诸如此类工作：批量制作信函、准考证、工作证、工资条、职工工资审批表、成绩单、各种各样的调查表、获奖证书、学生录取通知书、成绩报告单等[1]，通过分析，发现这些需要制作的文件具备以下两个特点：一是文件内容由固定部分和可变部分两部分构成，两部分格式固定不变；二是文件制作的数量较大。过去对这些文件的处理方式一般是逐份手工录入，编辑修改后打印输出。由于数据量大，操作重复繁琐，因而工作效率十分低下。如果用Word提供的邮件合并功能，可以轻松、准确、快速地完成这些工作，极大地提高了工作效率[2]。

1 邮件合并功能概述

1.1 释义

随科技的进步，办公自动化的普及，微软公司Office系列办公软件得到了广泛的应用，邮件合并功能是Office软件Word的高级应用。

“邮件合并”实际上就是将Word文档和数据表有机地结合起来，把数据表中的数据根据需要处理后放在Word文档相应的位置，然后重新生成包含有多条数据记录的Word文档[3]。

这里的数据表指的是二维关系型数据表，表中要有相应的字段和数据记录。

重新生成的新文档里的数据可以是数据表中的全部数据，也可以是经过筛选或排序后的部分数据。

1.2 操作要点

由前述“邮件合并”功能释义可看出，“邮件合并”的实现，关键在于两个文件的建立：一是包含有固定内容的Word主文档的建立；二是在Excel或Word、Access 或 Outlook中的联系人记录表中包含可变内容的数据表的建立[4]。

2 邮件合并功能的实现

2.1 信息收集和素材处理

这里的信息是指建立数据表所必需的字段和记录，如制作职工工作证时要求有证件编号、发证日期、单位名称、职工姓名、性别、年龄等字段信息和相关人员记录，要求在邮件合并前收集准备好；素材主要是指邮件合并中用到的图片，处理时应将图片存放在指定磁盘的文件夹内，并统一进行命名，图片名称须保持唯一性，不能重名，以免邮件合并时发生错乱。图片应大小合适，符合邮件合并要求，当图片大小不一致时，可使用图片处理软件对图片进行批量处理，调整大小。

2.2 创建Word主文档

主文档就是包含有固定不变内容的Word文件，比如信封上邮寄人的地址、邮政编码，准考证上的LOGO、考试标题 、考试注意事项等，都属于主文档中固定不变的内容。主文档可以新建，也可把其他Word文件作为主文档。主文档建立的目的，一是为邮件合并前期信息收集和素材处理提供依据，如：插入哪些字段、插入图片要多大尺寸等。二是验证邮件合并功能是否适用于当前正在处理的文档。

2.3 建立数据表

根据实际情况确定邮件合并使用的数据源，建立数据表。

数据表一般用Excel生成，也可用Word、FoxPro、Microsoft Access创建，还可使用Microsoft Outlook联系人列表[5]或SQL Server、Oracle服务器的数据表。。

当数据表使用Excel建立时，数据表中首行必须是有字段的标题行[6]，这些字段也就是邮件合并中用到的域名，如果首行中有空缺、重复、或包含有“*”、“？”等非法字符，将无法进行邮件合并操作。另外数据表中除有字段外还必须要有相应的数据记录。

2.4 插入合并域，完成邮件合并

域是一种代码，要在文档中插入各种对象可以通过使用域来实现[7]。主文档和数据表准备好后，利用“邮件合并向导”或“邮件合并”工具栏将主文档与数据表链接，并将数据表相关字段（合并域）插入到主文档相应位置，选择需要合并的数据记录，完成文本与数据的合并。合并后文档可直接打印、传真或E-mail。也可将合并文档以Word文件的形式保存，以利于今后文档的修改和打印。

3 实例操作，实现邮件合并功能的应用拓展

3.1 批量制作带照片的多行多列显示的成绩通知单

在每年中考结束，学校都要向学生本人及家长发放学生中考各科成绩通知单，因为通知单上有照片，同时学校为节省纸张节约开支，要求在每页A4纸上多行多列显示多个学生的成绩，用邮件合并功能的常规操作实现不了这样的需求，需对邮件合并作进一步的功能拓展。

实现方法和步骤。

1）素材准备。主要是收集中考学生的电子照片，并以学生姓名命名，保存在指定的文件夹内。为方便今后的使用，照片最好与主文档、数据表保存在同一目录下。如果照片大小不一致，可用诸如“iSee图片专家”等软件批量调整这些照片，使照片尺寸基本相同。

2）建立学生“中考成绩通知单.doc”主文档。启动Word2003，设计如图1所示的成绩通知单样式表，输入通知单上的固定文本（如通知单名称、备注事项等），并设计好字体、字号等格式。为使每个页面多行多列显示多份成绩通知单，应根据通知单的尺寸大小，设置页面边距和分栏数。

3）创建学生成绩数据表“学生中考成绩表.xls”。在Excel中建立如图2所示的学生中考成绩表，包含有考号、姓名、性别、各科成绩、照片等信息，照片可以学生姓名或考号命名，应保证照片名称的唯一性。

4）插入文字合并域。在主文档“中考成绩通知单.doc”页面上单击菜单栏的“工具”--“信函与邮件”--“邮件合并”，这时窗口右边弹出邮件合并向导，按提示操作直到出现“选取数据源”选择框，选择“学生中考成绩表.xls”，选择包含学生信息的工作表，如果学生信息不在默认的sheet1表中，可以选择其他表。然后将光标定位到主文档需要插入合并域的位置，鼠标单击邮件合并工具条上的“插入域”图标或单击邮件合并任务窗格里的“其他项目”，在弹出的 “插入合并域”对话框中依次选择各个字段插入到相应的合并区域。

5）插入相片。将光标定位到需要插入照片的位置 ，按下Alt+F9进入域代码编辑状态，鼠标单击窗口“插入”菜单，出现下拉菜单，选中 “域（F）…”选项 ，激活“域”对话框 ，在“域名”下拉列表中选择“IncludePicture”，在对应的“域属性”文本框中输入任意文字，如输入“cyx”， 单击“确定”关闭“域”对话框，再次选中域代码中“cyx”文本， 然后鼠标单击邮件合并任务窗格里的“其他项目”或邮件合并工具条上的“插入域”图标，激活“插入合并域”对话框[8]，选中“照片”域 ，单击“确定”，按下 Alt+F9， 退出域代码编辑状态。

6）预览信函，完成合并。合并完成后的主文档仅能看到一个学生的中考成绩及照片，根据照片显示效果可在主文档中反复调整照片区域大小，直至满意为止。要在一个页面上多行多列显示多个学生的中考成绩，可在主文档处于撰写信函状态时复制调整好的通知单样式表，并在样式表的下一行插入下一记录代码“Next Record”，再重起一行把复制好的样式表粘贴上去，如此重复，根据页面大小反复复制粘贴。随后，预览信函，完成合并，單击“编辑个人信函”，在弹出的“合并到新文档”对话框中选中“全部”，也可根据需要选择合并记录数，单击“确定”后系统生成一个新的word文件。生成的新文档“中考成绩通知单样本.doc”如图3所示。

有时，合并后新生成的文档显示不出照片或者显示的是同一张照片，这是没有对新文档进行刷新之故。解决的办法是先按“Ctrl+A”选中新文档的全部内容，再按F9键进行刷新，一般情况下问题都能迎刃而解。如果问题依然存在，这时可把新生成的文档保存后关闭，然后再次打开，按以上方法进行刷新即可[5]。

3.2 批量制作不同内容的中考成绩通知单

接上例，要使中考分数在800分及以上的成绩通知单上增加一条提示信息：“祝贺你，已顺利通过学业水平考试！”，800分以下的成绩通知单则无此信息。

实现方法和步骤与上例同，只是在第4步完成其他字段插入相应的合并区域后，把光标定位到需要显示提示信息的合并区域，鼠标单击邮件合并工具条上的“插入Word域”，在弹出的下拉选项中选中“If…Then…Else（I）…”，激活“插入Word域：IF”对话框，输入如图4所示的信息，单击“确定”按钮[5]，合并后新生成的文档如图5所示。

3.3 对合并的数据进行筛选和排序

在实际应用中，数据表中的数据记录并不是每次都要全部或按在数据表中的顺序合并到新文档中，有时只需合并满足某些条件的数据记录或按一定的顺序要求合并，利用邮件合并的过滤或排序功能先行对数据记录进行处理[9]，然后再进行合并，生成符合要求的新文档。

3.3.1 对合并的数据记录进行筛选

接上例，我们现仅对总分800分以下的学生进行合并。

实现方法和步骤与3.1例同，只是在第6步照片调整完毕的基础上增加以下几个步骤：

1）预览信函阶段，单击邮件合并任务窗格的“编辑收件人列表…”或单击邮件合并工具条上的“收件人”图标，激活“邮件合并收件人”对话框，单击任意字段旁黑色下拉箭头，选中“高级…”选项，激活“筛选和排序”对话框。

2）选择“筛选记录”选项卡，在对应的“域”下拉列表中选择“总分”，在“比较关系”下拉列表中选择“小于”，在“比较对象”文本框中输入“800”，单击“确定”，数据筛选相关设置完毕

3）关闭“邮件合并收件人”对话框，单击邮件合并工具条上的“合并到新文档”图标，系统自动生成一个新文档，包含有总分在800分以下的所有学生的成绩通知单。

3.3.2 对合并的数据记录进行排序

如要对学生的成绩通知单进行排序，实现方法和步骤与筛选记录基本相同，只是第2步在“筛选和排序”对话框中，应单击“排序记录”选项卡，选择排序依据和顺序，合并后生成的文档中人成绩单已按要求进行了排序。

4 结束语

在Office系列办公软件中，Word的邮件合并是一项非常实用的功能，由于能够批量进行图形与数据的混合编辑，因此邮件合并广泛用于制作各种带图片的证件、卡片、信函等，具有运用操作简单、设置图文方便、合并结果灵活等优势，在现代办公中能起到避免重复劳动、减轻劳动强度、提高办公效率的作用，有较好的实用价值。

参考文献：

[1] 王平霞，郝志廷. Word中邮件合并的应用实例[J]. 安徽电子信息职业技术学院学报，2013，12（3）：13-14，20.

[2] 吴亚坤，鄂铁龙. “邮件合并”的应用技巧[J]. 辽宁大学学报：自然科学版，2010，37（1）：27-29.

[3] 廖明梅，舒清录，崔赛英. 巧用WORD邮件合并批量导入图片制作各种证卡[J].信息科技，2013（12）：206-211.

[4] 黄森. Word中邮件合并功能在高校学生管理工作中的应用[J]. 电脑知识与技术，2015，11（16）：182-184.

[5] 杜燕华，蔡华仙. Word中的邮件合并功能[J]. 昆明冶金高等专科学校学报，2006，22（5）：98-102.

[6] 杜军. 用Word中的邮件合并功能制作准考证[J]. 科技信息，2010（34）：242-242.

[7] 邹疆，岳强，李玲. 大学计算机基础教程[M]. 北京：清华大学出版社，2015.43-46.

[8] 甘勝界. 利用Word邮件合并批量调用照片制作录取通知书[J]. 办公自动化，2013（14）：56-58.

[9] 孙丽山. Word邮件合并在办公中的应用[J]. 网络安全技术与应用，2014（11）：188-189.