美国研究型大学图书馆年度报告调研及启示

张鑫　王荣坤

（东北大学图书馆，辽宁沈阳110819）

美国研究型大学图书馆年度报告调研及启示

张鑫王荣坤

（东北大学图书馆，辽宁沈阳110819）

通过对56所美国研究型大学图书馆网站的调研，对其发布年度报告的时间范围、形式等进行了梳理和总结，分析年度报告的内容，并探讨年度报告的作用及对于我国高校图书馆的启示。

美国研究型大学图书馆年度报告

1　引言

19世纪后期，随着针对图书馆馆长的培训展开，美国图书馆的管理变得更加专业化，图书馆年度报告作为图书馆管理的一个重要组成部分，也成为了图书馆与外界交流的主要工具[1]。图书馆年度报告是关于每一财年图书馆年度热点、重要活动、学术研究与交流、荣誉和奖励、财务工作、人员摘要、资源建设、读者服务与培训、组织机构、捐助信息等各项工作的报告[2]。图书馆年度报告不同于年度工作总结，不是图书馆本年度所有工作的具体罗列，而是对图书馆重要活动及成就的展示，其目的在于展示图书馆的发展并得到额外的募资用来支持图书馆，是捐助者、图书馆董事会成员、志愿者、图书馆管理人员、图书馆用户及潜在的支持者共享图书馆成就及目标的理想方式[3]。正如加州大学伯克利分校图书馆馆长Thomas C.Leonard在2000～2001年的年度报告中所写：“年度报告不是简单做个成绩总结。对我来说，它更像是一个图书馆和它的朋友之间的交流[4]。”

随着我国高校图书馆管理水平的提高及投资结构的变化，图书馆年度报告逐步引起了社会各界的关注。年度报告这种呈现方式一举多得，既有利于图书馆宣传、反思、提升自己（身）[5]，也可以让图书馆的领导、捐助者及用户更加了解图书馆的工作，从而吸引更多的投资，以促进图书馆的发展。为此，笔者将同属于美国研究型图书馆学会（ARL）及美国研究型大学协会（AAU）的56所图书馆作为研究对象，通过网站调研，对其发布的年度报告情况进行了分析和总结，以期为我国高校图书馆提供借鉴。

2　调研结果

通过对这56所图书馆的网站进行调研，发现有19所大学图书馆公布了年度报告[6-24]，约占统计对象的34%，其中公立大学12所，私立大学9所，且多数图书馆都会将年度报告置于图书馆网站较为显著的位置，以便用户能够方便地阅读。具体调研结果如表1所示（表中年代范围均指发布年）。

从表1的调研结果来看，发布年度报告最早的图书馆为耶鲁大学图书馆，该馆从1899年就开始发布年度报告，已有100多年的历史，而多数图书馆首次发布年度报告均在2000年之后。年度报告形式多样，有HTML版、PDF版、电子杂志（如马里兰大学图书馆）及印刷版等，部分图书馆还推出了多种形式的年度报告。年度报告多数以总馆形式发布，但有部分图书馆（如伊利诺伊大学厄巴纳―香槟分校图书馆）则是由分馆及各个机构独立进行年度报告的发布。

表1　美国研究型大学图书馆年度报告调研结果

续表

3　年度报告内容分析

纵观美国研究型大学图书馆发布的年度报告，体例完备、内容丰富、图文并茂，因每个馆的实际情况不同，报告内容也不尽相同，但归纳起来大致包括以下几个方面：馆长写给读者的信、使命宣言、主要成就、年度热点、展览活动、财务工作、统计数据、礼物及捐助情况等。

3.1馆长写给读者的信

年度报告的第一部分内容通常为馆长写给读者的信，其内容包罗万象，各不相同。如：罗格斯大学图书馆馆长在2011～2012财年年度报告中对图书馆的战略规划、馆藏资源、服务技术、服务内容、服务方式、人事管理方面的一些新举措进行了概述并表达了对捐赠人的感谢；加州大学伯克利分校图书馆馆长在2013年年度报告中围绕“大校园，大数据”这一主题，对数据的重要性及大数据背景下图书馆员应如何为用户提供更有效的数据处理方式进行了探讨；而加州大学圣塔芭芭拉分校图书馆馆长在2013～2014年年度报告中则是对一年来图书馆改造、空间的变化及服务方面的变化进行了归纳，并对用户提供反馈意见进行了感谢。

3.2使命宣言

部分美国研究型大学图书馆会在年度报告中对其使命、愿景、战略目标、价值观、指导原则等进行阐述，如哈佛大学图书馆、加州大学圣塔芭芭拉分校图书馆、耶鲁大学图书馆、普渡大学图书馆等。

3.3主要成就

包括图书馆在馆藏资源收集保存和服务方面取得的成就，如图书的数字化、数字资源的安全存储、高密度远程存储中心的扩展、数据管理工具包的应用、图书馆开馆时间的延长、开放获取工具的推出、为科研人员开发出可以分享和出版其研究成果的网上平台“Researchers@Brown”、学生信息素养教育方面的新举措等。另外还包括图书馆工作人员所取得的成就、获得的荣誉及其著作和论文情况。

3.4年度热点

包括图书馆建筑的整修和装修、设施和硬件的重新配置、消防喷淋装置的安装、分馆的开业、图书馆的改组及图书馆的一些重要活动，如罗格斯大学图书馆“庆祝禁书周”的一系列活动、加州大学伯克利分校图书馆“马克吐温自传的出版”“巴格迪肯口述历史的出版”“图书馆大学生科研奖励活动”、杜克大学图书馆“吉姆克罗口述历史的数字化”及“杜克大学图书馆馆员与智利图书馆员的交流”等。

3.5展览活动

包括关于事件、人物、图片、书籍等方面的展览，如“911事件展”“路易斯阿姆斯特朗晚年生活展”“变形记——奥黛丽·弗莱克图片展”“美国俳句大师尼克·维尔吉利奥的文集展”、艺术类图书展及世界级收藏品的展览等。

3.6财务工作

包括总经营预算、图书馆材料支出费、工资和薪水支出情况、各类型资源的支出比例及不同年份图书馆支出费用的变化情况等。

3.7统计数据

统计数据通常包括馆藏数量、数字资源数量、服务数量、图书馆入门数、资料下载量、捐助数量、员工数量、网站访问量、网站流量、移动访问量及Libguides访问量等。

3.8礼物及捐助情况

多数图书馆都会在年度报告中详细列举该年度所收到的礼物及捐助情况，包括捐助的金额及捐助者的信息，如加州大学伯克利分校图书馆、加州大学圣塔芭芭拉分校图书馆、康奈尔大学图书馆、哈佛大学图书馆等。

3.9其他内容

除上述主要内容外，图书馆年度报告还涉及图书馆人员情况、组织机构及分馆、图书馆咨询委员会、捐赠者俱乐部、读者表扬信等内容。

4　年度报告的作用

4.1促进图书馆管理水平的提高

在撰写年度报告的过程中，图书馆各部门负责人都会对本部门上一财年的工作进行全面、认真、深入、细致的总结和梳理，进而不断更新管理理念，提高管理水平。而馆长在汇集、归纳各部门年度报告的基础上，对其加以提炼、升华，就会形成关于本馆整体工作的高屋建瓴式的条理和思路[25]，制定好整体规划，从而大大提高图书馆的整体管理水平。

4.2促进图书馆服务水平的提高

通过每年的年度报告，可以把本馆成功的做法和经验、失败的做法和教训积淀下来，在今后的工作中，扬长避短，更好地为用户提供服务。同时，通过阅读其他图书馆的年度报告，也可以了解其他图书馆在各项服务方面的新举措，从而更新自己的服务理念和服务内容，提高服务水平。

4.3扩大图书馆的影响力

一份好的年度报告，可以成为图书馆面向社会展示的另一扇窗口及图书馆与外界交流沟通的一种有效途径。通过发布年度报告，可以更好地宣传图书馆，让读者和投资人更全面地了解图书馆的各项工作，改变以往大家心目中“图书馆就是借借还还”的印象，明白图书馆还可以提供各种各样的服务与支持，从而扩大图书馆的影响力。

4.4促进社会各界对图书馆事业的关注

社会各界人士通过年度报告可以详细了解图书馆资源建设、读者服务、用户培训、图书馆管理、资金财务、馆舍建设、人力资源、学术研究等工作的进展情况，以及图书馆取得的成果和存在的困难，从而增强对图书馆的理解和对图书馆事业的关注与支持[25]。

4.5有助于图书馆吸引投资和捐赠

年度报告通常用较多的篇幅列举捐赠者名单，对捐赠者致谢，展示图书馆员工的创新工作，特别是捐助者资助的工作，另外还会强调图书馆的特色馆藏及对未来的憧憬[1]，以进一步吸引捐赠。同时，年度报告吸引了社会公众对图书馆事业的关注，促使社会公众和机构了解图书馆的整体运营情况、图书馆资金来源及使用情况、投入产出情况，从而增加他们对图书馆投资和捐助的意愿，拓宽图书馆经费来源渠道。

4.6有助于图书馆资金的合理使用

业务经费紧张是当前图书馆普遍存在的一大难题。利用年度报告分析资金活动情况，以调整资金使用方向，使有限的资金发挥最大的效益，从而使图书馆更好地开展工作。

5　对我国高校图书馆的启示

通过对美国研究型大学图书馆的调研发现，他们在年度报告撰写及发布方面有很多值得我国高校图书馆借鉴之处。

5.1设定灵活的标题

尽管年度报告的重点在一个特定的时间段，但它的标题不一定以某年年度报告出现，而是可以采用更为灵活的标题。许多美国研究型大学图书馆都会将“annual report”作为年度报告的副标题，并赋予年度报告一个主标题。例如：

北卡罗莱纳大学教堂山分校图书馆以“To Collect and To Serve”（收集和服务）作为2010～2012年度报告的主标题，然后通篇年度报告都围绕这个主标题展开，详细阐述由这个主标题制定的目标及取得的成就。

弗吉尼亚大学图书馆2009～2014年度报告分别以“Inge⁃nuity”（别出心裁）、“Great Expectations”（远大前程）、“Recom⁃bination”（重组）、“Intrepid”（无畏）、“Alliances”（联盟）、“Con⁃stant”（永恒）作为主标题，对该年年度报告进行了概括和定位。

一个鲜明的主标题可以对年度报告的内容和方向进行定位，为报告结构和思路的制定提供依据，赋予年度报告“灵魂”，让年度报告变得更加生动具体、引人入胜。

5.2设计新颖的结构

美国研究型大学图书馆所发布的年度报告在结构上都很独特，每年的报告都会带给人惊喜。即便不同年代的报告中包含的是相近的内容，也会用新颖的构思重新对这些内容进行组织，采用生动的主题予以涵盖，而不是采用固有的结构，单纯地修改相应的内容。

以康奈尔大学图书馆为例，该馆2008财年的年度报告以“收货思想的果实”为主标题，围绕“保持思想的活力”“思想之源”“为思想创造空间”“思想领袖”“精神食粮”“播种思想的种子”等主题进行构思，对图书馆该年度的馆藏及事件和展览、奖学金及访问和研究、图书馆建设及服务、学生信息素养教育及员工情况、图书馆的推广及影响力、统计数据及资助和捐助者等信息进行了阐述。

2010年的年度报告则以图书馆日历的形式，为全年的12个月分别制定了“激励”“创建”“学习”“挑战”“创新”“转变”“寻找”“发现”“沟通”“合作”“支援”“推进”主题，并围绕这些主题，对该年度图书馆沙龙、有关林肯及达尔文工作材料的展览、如何提供灵活透明无缝的服务、在经济困难时期图书馆思路的转变、针对本科生提供特殊的馆藏、随处可用的学术资源、多种渠道的交流方式、“2CUL”及VIVO等合作项目的开展、部落原始语言的保护、基金会捐助项目“TEEAL电子农业数据库”的运行开通等主要活动进行了阐述。

2011年年度报告则以“用自己的话——我们是谁，我们在做什么，以及为什么它很重要”作为主标题，以图书馆员工的口吻，对图书馆该年度如何“开展深入的研究”“收集和保存历史”“通过技术吸引读者”“促进可持续出版”“弥合国际和文化差异”“深入社区”及“产生广泛影响”等主要工作和成就进行了阐述。

新颖独特的结构可以让报告的各部分内容变得生动具体，激发读者的好奇心，提高读者的阅读兴趣，吸引读者了解图书馆的工作，从而更好地发挥图书馆年度报告的作用。同时，也会提升图书馆在读者及捐助人心目中的印象，促进各界人士对图书馆的关心和捐助。

5.3肯定捐赠者

社会团体及个人捐赠对于美国研究型大学及图书馆的发展有很重要的意义，因此美国研究型大学图书馆在撰写年度报告时，会用较多的篇幅详细列举捐助人及捐助金额，以肯定和感谢捐助者。一方面可以使图书馆捐助经费公开透明，另一方面也可以促使投资捐助人继续对图书馆进行捐助，并吸引更多的社会团体、个人和企业进行投资，以弥补由于物价上涨等因素带来的图书馆建设成本及购置费用的不足，从而推动图书馆事业的发展。

5.4针对不同的读者发布不同形式及不同版本的年度报告

新媒体技术的发展为美国研究型大学图书馆年度报告的发布形式提供了更多的选择，如PDF版、HTML版、印刷版及电子杂志等，部分图书馆还推出了多种形式的年度报告，供不同的作者方便地取阅。我国高校图书馆在年度报告发布时也可以针对读者的阅读喜好，发布不同形式的报告。如对于学生和教师可以提供在线的电子版，而对于校友和捐助者可以提供传统的印刷版。同时，针对不同类型的读者群，可以发布不同版本的年度报告。例如，在包含主要成就和年度热点的基础上，对于提交给主管院长的版本可以包括更具体的预算和支出、对目前服务的评估及是否需要增加人手的讨论等；而提交给学生或教师的版本则需要更多地强调他们所需要的资源和服务。

6　结语

年度报告对于图书馆的发展具有重要的意义和作用。近年来，我国高校图书馆为适应市场经济的发展需要，开始突破原有的“坐商”形式，逐步树立了融资的概念，向私人企业或巨额财产拥有人募集资金已成为我国高校图书馆筹措经费的重要方略之一[24]。国内已有不少高校图书馆成功地获得了港、台及国外私人、基金会的捐助，如中山大学、厦门大学、北京大学、清华大学、同济大学、大连理工大学等[26-28]。因此，无论从图书馆自身发展角度考虑，还是从对投资捐助人负责的角度考虑，我国高校图书馆都有必要发布年度报告，以便更好地提升自己并接受公众和投资捐赠人的监督。目前，我国已有越来越多的高校图书馆开展这项工作，如清华大学、北京大学、复旦大学、上海交通大学、东南大学、厦门大学等。借助于新媒体技术，这些馆所发布的年度报告多数图文并茂、内容翔实。如果能够借鉴美国研究型大学图书馆在年度报告撰写及发布方面的优势，将会更好地发挥图书馆年度报告的作用，促进图书馆事业的发展。

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张鑫女，1984年生。硕士，馆员。研究方向：资源建设及管理。

王荣坤男，1956年生。硕士，副研究馆员，副馆长。研究方向：高校图书馆管理。

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（2015-07-29；责编：张欣。）