XLJ公司仓库运作流程优化

◎孟双

XLJ公司仓库运作流程优化

◎孟双

本文针对XLJ公司仓库现状，分析了XLJ公司现在仓库入库、出库、调拨、退货处理的流程，找出了现在仓库运作过程中存在的问题，并且针对这些问题提出了对策建议，提高了仓库的运作效率，减少了出现错误的可能。

XLJ公司作为一家以小家电进出口为主要业务的公司来说，仓库管理及其运作效率的重要性不言而喻。仓库作为物流活动的一个节点而存在，仓储行为也是任何物流活动都必须的一个环节，仓库管理的水平直接影响库存成本的高低，进而影响整个物流活动的成本，从而对公司总的运作成本产生影响。对于以货物进口及其分销为主要业务的公司来说，除了采购成本以外，物流成本是最主要的成本构成因素之一。因此，仓库管理的水平直接影响了整个公司的成本高低，进而影响了公司的利润多少。

XLJ公司仓库运作流程

采购入库流程。XLJ公司的主营业务是某品牌小家电的进口及其分销，主要的产品种类包括男士理容﹑美发造型﹑家居清洁﹑厨房电器等数百种不同规格型号的产品。公司的采购一般始于公司商务部的相关员工在供应商网站上下达采购订单，供应商确认采购订单后，会根据实际情况安排第三方物流公司如中外运等，将采购订单上的产品送到XLJ公司仓库。供应商确认采购订单的同时，XLJ公司商务部的相关员工将确认后的采购订单录入到公司的ERP系统中，产生“采购申请单”。

供应商委托的第三方物流公司送货前会提前通知仓库经理送达的时间及所送货物的立方数，但并不提供送货清单。送货清单与货物同车送达仓库，由仓库工作人员完成卸车及打托的工作，并清点核对实物数量是否与送货清单一致。核对无误后，仓库经理在送货清单上签字并加盖收货章，留底后交由第三方物流公司工作人员带回。留底的送货清单先交给仓库系统员，系统员根据送货清单在ERP系统中查找对应的“采购申请单”，并根据实际到货数量由“采购申请单”生成“采购入库单”。系统员根据实际到货情况，在“采购入库单”中修改到货数量及货物存放的库位，或存入“进货暂存库位”留待以后调整。系统员审核“采购入库单”无误后，点击过账并打印“采购入库单”（打印三联单，一联交给仓库工作人员，两联交公司备份）。仓库工作人员根据“采购入库单”将货物放入指定库位。仓库经理在“采购入库单”上签字盖章后，与“送货清单”装订在一起，交公司总部备份。

线下订单出货流程。公司主要的出货方式就是根据订单出货，针对的客户包括沃尔玛﹑家乐福﹑麦德龙﹑欧尚及百货等渠道。卖场客户根据需求下达订单，公司负责对应渠道的业务人员将客户订单汇总，传到商务部及仓库。商务部对应渠道的员工将客户订单录入ERP系统中，成为“系统订单”，并将单号传给仓库系统员。仓库系统员根据单号在ERP系统中查找到对应的“系统订单”，在ERP系统中将“系统订单”转为“系统出货单”，并根据实际情况选择拣货库位。如果仓库实物数量少于订单数量还要在“系统出货单”中将出货数量修改为实际出货量。仓库系统员对“系统出货单”进行审核﹑过账并打印“拣货单”﹑“出货单”以及原始的客户订单。“拣货单”与“出货单”源于同一张“系统出货单”，所以并没有本质上的差别，只是为了实际操作简便的需要重新设计的不同的格式。“拣货单”交由仓库库区内工作人员进行拣货。“出货单”交给仓库经理签字盖章，与客户的原始订单一并作为核对出货及送货的依据。

拣货完成后到货物上车前有三次核对过程。第一次是拣货完成后，货物放到待发货区后捡货人员进行第一次核对，并在“拣货单”上签字。上车前仓库经理或其他负责人根据“出货单”进行第二次的核对，并在“出货单”上签字。装车时，第三方配送人员根据“出货单”及“客户订单”进行第三次核对。送货时需携带“客户订单”及“出货单”。

调拨流程

调拨可以分为两种情况，调拨出货及仓库内部调拨。调拨出货主要针对的是某些百货渠道公司自营的销售专柜和某些特殊的超市专柜。在ERP系统中，将这些公司自营的商品专柜视为公司的仓库，因此在出货流程上与一般的线下订单出货有一些差异。

调拨出货没有原始订单，所以调拨的货物型号及数量由对应渠道的商务部员工与门店促销员协商决定，并由商务部将调拨信息录入ERP系统制成“系统调拨单”并审核。审核无误后，通知仓库系统员调拨单号。仓库系统员根据调拨单号在ERP系统中找到对应的“系统调拨单”，之后过账并打印“调拨单”及“调拨拣货单”。“调拨单”交给仓库经理签字盖章，“调拨拣货单”交给仓库库区内工作人员拣货。之后调拨出货流程与订单出货流程类似。

仓库内部调拨主要用于仓库内货物库位的调整，从而方便拣货，节省存储空间。仓库内部调拨时同样用调拨单，此时由仓库系统员根据库区内工作人员的反映及实际情况，在ERP系统中录入调拨单，审核及过账，同时打印调拨单交给库区内工作人员进行实物的调整。当发现有残次品时，也是通过仓库内部调拨将残次品调入专门的残次品库位。

线上出货流程。随着网购的快速发展，网店的销售额在公司全部收入中所占的比例越来越大，线上出货也就逐渐成为日常出货的重要部分。线上出货主要针对的是天猫网店，其他如折八百﹑卷皮网等出货量较少。

线上出货的一大特点是客户分散下单且数量较少。分散下单不仅是地点上的分散，时间上同样也是分散的。如果将线上订单像线下订单一样单独录入ERP中进行同样处理，不仅录入工作量大，而且拣货效率也将非常低，因此不可能将每一个线上客户订单都像线下订单一样处理。

线上订单的一般处理流程是在个人客户在网站上下单之后，由公司线上客服人员将订单信息进行汇总，每天分两次将汇总的信息录入ERP系统中制成“系统订单”。两次汇总的截止时间是每天的10点和15点，从而将每天线上的制单﹑拣货和打包的工作分为两批，既保证了一定的发货及时性，又提高了仓库的工作效率。 仓库系统员根据网站后台的订单信息核对“系统订单”，核对无误后打印“拣货单”并交给库区内工作人员拣货。系统员打印“拣货单”的同时，需根据网站上每个客户的订单信息打印“快递单”和“出货清单”，交给快递打包人员。库区内工作人员拣货完成后，需核对所拣货物是否与“拣货单”一致，并在“拣货单”上签字。之后，将所拣货物交给快递打包人员，并协助快递打包人员核对“出货清单”与货物是否能一一对应。核对无误后，由快递打包人员负责将货物打包，每天下午快递公司统一揽件发走。

退货流程

线下退货流程：退货的常见原因包括客户销售产品的变化﹑库存压力﹑撤销柜台﹑产品质量问题等。通常由客户提出退货的需求，并把退货通知发送给公司对应渠道的业务人员。此时会有两种不同的情况，一是退货通知中包含了退货明细信息，二是退货通知中并未包含退货明细信息（送货拒收情况处理流程类似于第一种，不过退货通知不是由客户发出，而是由仓库根据拒收退回仓库的货物明细发出退货通知）。

遇到第一种情况时，由商务部对应渠道的员工将客户发来的退货明细录入ERP系统中制成“销退单”。仓库系统员打印“销退单”和退货明细并交给配送人员。配送人员根据“销退单”和退货明细到客户处办理退货。货物退回仓库后，由仓库库区内工作人员根据“销退单”审核所退货物。审核无误的退货暂时收入退货库并按渠道单独存放。核对无误后的“销退单”交给仓库系统员，由系统员在ERP系统中对“销退单”进行审核﹑过账，从而完成退货入库流程。

第二种情况的处理流程与第一种类似，只是在办理退货的同时客户才会出具退货清单。配送人员根据现场出具的退货清单办理退货，货物退回仓库后工作人员也是根据退货明细清点退货的型号及数量。 清点无误后，货物暂时收入退货库并单独存放，退货明细交给公司商务部，由商务部对应渠道的员工根据退货清单在ERP系统中录入“销退单”，仓库系统员对销退单进行审核﹑过账。

线上退货流程：线上客户要求退货后，由线上客服人员将退货信息录入ERP系统中制成“销退单”，并安排客户将所退货物寄回仓库。退货寄回仓库后，由仓库线上工作人员核对退货的型号﹑数量及货物状况，没有问题的货物退回退货仓单独存放，在ERP系统中查找到对应的“销退单”并审核过账。退货有问题时，需及时与客服人员沟通处理方法，具体问题具体处理。

退货的处理流程：退货退回退货库后，为免货物积压需及时将货物调拨到对应的非退货库位。通常，退货要在ERP系统中对应的“销退单”已经过账的情况下才能处理。处理的第一步是根据“销退单”对退货进行再一次的清点核对。如果没有问题，下一步就是根据退货的状况将退货分为可以二次销售的和不可以二次销售的，并将退货状况信息汇总到仓库系统员处，由仓库系统员在ERP系统中录入“调拨单”并打印交给库区内工作人员。库区内工作人员根据“调拨单”将正常货物调入正常库位，残损货物调入残次品库。

XLJ公司仓库运作中存在的问题

通过对XLJ公司仓库的运作流程进行实际考察，结合对仓库员工的情况反馈，可以看出XLJ公司仓库现存的主要问题包括：

入库流程存在问题，通常到货时需要仓库所有员工停止正常工作参与卸货以及清点工作。因为到货清单不能提前送达仓库，仓库无法提前做好准备。

退货管理混乱，线上线下的退货集中堆放到退货区，导致退货的清点工作困难。清点退货时难以区分产品是否可以二次销售，不能二次销售的产品缺少及时有效的处理方式，残损区积压严重。

仓库单据过多，同样内容的单子需要打印多份，如出库单打印五联单，拣货单打印三联单，而这两个单子只有格式不同，内容是同样的，并且拣货单并不需要多个备份。

XLJ公司仓库运作流程优化

针对于以上问题，我们对XLJ公司仓库的运作流程进行了优化，优化建议如下：

通过与第三方配送公司协商解决送货前无法提供送货清单的问题，为仓库提供一定的准备时间，可以提前做出入库计划，减少因为采购入库工作对仓库正常工作产生的影响；简化入库流程，提前录入采购入库单，根据采购入库单核对到货实物，降低出错的概率。

在退货区中区分放置不同渠道的退货，从而使不同渠道的退货都有据可查。及时处理退货区中的退货，仓库需增加检测设备或人员对退货进行鉴别，将不能二次销售的产品放入残次品区，能够二次销售的产品调入正常库位。定期处理残次品区存货，例如通过内购或是回购，减少残次品库存。

通过熟悉仓库作业流程，减少重复单据的打印，例如拣货单只为方便拣货时使用，可以通过其他渠道来替代纸质拣货单，例如通过PDA完成拣货信息的传达，方便捡货人员更好的完成工作。

通过上述的优化措施，在一定程度上减少了XLJ公司仓库运作中存在的浪费和低效率环节，提高了仓库整体的运作效率，同时在长远来看降低了仓库的管理成本。

（作者单位：长春工业大学）