档案馆、图书馆和博物馆的馆际合作研究

毛文婷

（浙江大学档案馆 浙江 杭州 310028）

档案馆、图书馆和博物馆的馆际合作研究

毛文婷

（浙江大学档案馆 浙江 杭州 310028）

自上世纪末开始，欧美许多国家的档案馆、图书馆和博物馆进行馆际合作的趋势越演越烈。这三个机构虽然各自保管的内容不同，服务公众的方式也不同，但作为文化、教育载体的功能相近。本文介绍了三馆跨机构合作的国际背景，并对建立馆际合作的必要性和出现的问题进行探讨，并提供了几点建议。

档案馆；图书馆；博物馆；际合作

自上世纪末开始，欧美许多国家的档案馆、图书馆和博物馆进行馆际合作的趋势越演越烈。档案馆负责收集、编目和保管档案资料，并在公众需要利用档案时提供服务；图书馆收集、系统整理和科学管理图书文献，除了提供实体借阅外，也大量开发数字化信息资源供人参考；博物馆收集、保存和陈列有关艺术、科学、考古以及民俗等器物藏品并向公众开放展示。虽然三者作为载体保管的内容有所差异，提供给公众使用的方式也不同，但从功能上看都属于保护和传承世界文化历史遗产、推动学术研究和社会教育的文化机构，三馆馆际合作有助于推动各项文化推广、教育普及活动，从而维护、传承我国珍贵历史文化遗产，减少不必要的资源浪费，并满足社会公众日益多元的需求，提供更为便捷优质的服务。

一、国外档案馆、图书馆和博物馆的合作趋势

随着信息技术的进步、网络的普及，传统的资料提供模式已经不能满足广大使用者的需求，越来越多用户希望出现一个强大的数据库，在搜索自己需要的资料时可以同时获取来自不同机构的内容。目前国外许多国家在加强档案馆、图书馆和博物馆合作的道路上已经迈出一大步。

美国很早意识到三馆合作的重要性，国家档案局局长David Ferriero曾在一次会议中表示“图书馆、博物馆、档案馆作为人类社会文化资源的收藏单位，本身有着共同的工作目标：保护信息、收集信息、让信息得到应用”。(1)三馆合作的关键是深入了解使用者的需求后，实现跨机构信息共享。因此在这些文化机构任职的工作人员必须努力适应现在这个高速发展的信息社会，积极合作与分享，提供可以满足需求越来越多元的新一代用户的优质便捷服务。为此国家早于1996年立法，之后美国政府以及各个州政府纷纷拨款为加强三馆合作的项目提供资金，如美国图书馆博物馆服务协会和美国人文学科捐赠基金会联合设立的基金就专门规定所有申请该基金的项目组必须有图书馆、博物馆、档案馆中任何一个馆作为其小组核心成员，每个项目可得到5—35万美元的资金支持，基金会希望选出的项目组能够成为档案馆、图书馆、博物馆以及其它文化机构合作的代表，进而在全国范围内推广。此外，科罗拉多州的丹佛市公共图书馆、丹佛市艺术博物馆和科罗拉多州档案馆也曾以美国西部历史为主题展开合作，集中三所机构的珍藏在多地联合展出。

英国于2000年成立博物馆、图书馆和档案馆历史会，其宗旨是“提供战略指导、推动交流；成为权威的倡导者和行业的领导者；建立最好的范例，让三馆为越来越多的英国公民提供高质量的实践活动，丰富公民的生活”(2)。它鼓励创新项目，投入资金开发各类在线数据库，为多元化需求的用户提供服务，其中一个对外开放的数据平台集中展示了超过6000件分别来自英国档案馆、图书馆和博物馆的珍品。英国沃里克郡移动图书馆与英国可移动文物项目组合作，只要是该郡移动图书馆的用户都可以在线观看国家博物馆内的藏品和档案馆里的文献资料。这项活动广受欢迎，非常成功地让之前没有机会接触的乡村居民也能深入了解博物馆展览和档案查询服务，培养他们的兴趣，为档案馆和博物馆带来新的用户。

其它各国也都有三馆整合的成功例子，如加拿大合并原有的国家图书馆和国家档案馆成立新的综合管理机构，以便集中所有资源更好提供服务；德国建立图书馆、档案馆和博物馆门户网站；丹麦多家档案馆、图书馆和博物馆联合开发综合型在线数据库“北日德兰半岛文化历史数据库项目”，检索超过10万条，方便用户在线搜索各馆图书、藏品和档案历史文献；2012年新加坡国家档案馆并入国家图书馆管理局，进一步完成新加坡国家档案、图书和博物馆馆藏资源整合。

二、建立三馆馆际合作的必要性

首先，更好满足越来越多元的用户需求。目前国内的档案馆、图书馆和博物馆都相对独立，彼此缺少联系，各自采用的整理编目方式、数据系统也有很大差异。馆藏资源分散在不同机构，用户必须耗费大量时间和精力在信息搜索上。然而这是一个讲求效率、以用户体验为导向的大数据时代，新一代习惯快速搜索、有着多元化需求的用户群希望打破机构限制，能够通过一个数据平台最大程度地获取和利用自己需要的资料线索。同时，正如上文提到的诸多国外成功的例子，档案馆、图书馆和博物馆只有进行资源整合，档案馆的档案史料、图书馆的书刊目录和博物馆的藏品信息集中在同一个数据库展示，减少用户搜寻的时间，更积极主动地提供各种便利服务，才能吸引更多潜在用户，扩大文化机构的影响力。

其次，有利于减少不必要的资源浪费、弥补信息缺漏的问题。我国图书馆、博物馆和档案馆各自分工明确，信息交流并不频繁，三馆的馆藏领域又有一部分重合，常出现因沟通不及时造成同一件物品被三个机构以不同命名方式重复收集的情况，导致人力、时间上的资源浪费。另一种情况是三方交流不够，情报覆盖不全面，信息时有缺漏。因此三馆共同制定馆藏发展的方向和政策，三者分工合作，减少不必要的重复工作，同时弥补之前情报有所不足的部分，推动馆藏资源的建设、开发和利用。

最后，有助于保护和传承我国文化遗产。档案馆、图书馆和博物馆本质上都具有保护、研究、教育和传承人类文化遗产的社会功能。作为社会中重要的公共文化机构，三馆都有责任尽可能地引导公众关注、学习本国的重要文化资源。目前中国第一历史档案馆联合中国国家图书馆和国家博物馆，开展古籍修复、挖掘收集各地历史文化遗产和民俗传承、对各馆馆藏资源进行系统地整理编目和主题展览等项目，对于保护我国珍贵文化遗产、展现中华文明的辉煌历史和带动文化产业进步都有积极意义。

三、馆际合作中出现的问题和建议

1.提供全盘的政策支持

相较于积极对公众开放的图书馆和博物馆，档案馆有其特殊性，更重视保护档案资料的完整和安全。大部分档案资源来源于各党政机关、社会组织和个人信息，涉及国家机密、企业利益或个人隐私，不宜全部对外开放。如果将全部资料放上网，将引起严重的道德乃至法律问题。目前我国档案和图书、博物馆等文化机构还只限于基层往来交流，需要更高层次就哪些资源可以公开作出决定，在不损害国家利益和个人信息安全的前提下最大程度提供给用户所需服务。所以整合档案馆、图书馆和博物馆若缺少全盘规划只会变成一盘散沙，政府部门负责提供发展方针和政策指导，并制定相应法规制度进行约束，三馆在开展跨机构合作时应该统筹规划并形成可行的合作协议，并依照协议完成项目。

2.统一各馆藏资源的录入标准

虽然档案馆、图书馆、博物馆的工作流程相近，都必须“收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务；在信息的输入、加工、存储、输出等工作中，都要经过分类、标引、编目、组织目录等环节”[1]，但在编目录入的时候采用的标准并不一致。这就对构建一个能够实现一站式搜索的综合性数据平台造成阻碍，大大增加了搜索难度，使得用户无法在短时间内获取自己需要的信息。如何将分散的馆藏资源成功整合，将各个馆的数据库有机联系在一起，实现三馆馆藏共建和共享，成为档案馆、图书馆和博物馆跨机构合作需要解决的一个难题。因此，制定统一的描述标准有助于完善馆藏信息的关联，各馆的数据库记录所收集的资源时都应采用统一的录入格式，才能为使用者提供最优质、最快捷的服务。

3、招募和培养具备跨机构合作能力的综合性人才

综合性数据平台的构建十分复杂，需要大量跨专业人才，涉及档案学、图书馆学和博物馆学等，同时还需要精通计算机编程、数据库设计。然而目前国内各档案馆、图书馆和博物馆内部人员的岗位流动并不多，往往只掌握了自己从事的那部分工作，对本单位的其余部门乃至另外两馆的工作流程、业务内容并不熟悉，因此招募和培养跨学科、跨领域的综合性人才就变得极为关键。三馆馆际合作应该针对馆员联合开设一些再教育的课程，提供一系列有助于培养复合型人才的专业培训，增进三馆之间的馆际交流，从而推动建立一支了解各馆实际工作情况、具备跨学科知识的人才队伍，并最终服务于三馆馆藏资源的整合和综合性数字化平台项目的完成。

注释：

(1)韩文靓.图博档数字化服务发展趋势研究[D].第3页.南京大学,2013

(2)肖希明郑燃.国外图书馆、档案馆和博物馆数字资源整合研究进展[J].第32页.中国图书馆学报,2012(3)

[1]韩文靓.图博档数字化服务发展趋势研究[D].南京大学,2013