交通档案管理信息化的研究

赵冬梅

（齐齐哈尔市昂昂溪交通运输局 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

交通档案管理信息化的研究

赵冬梅

（齐齐哈尔市昂昂溪交通运输局 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

本文对交通局档案管理信息化进行研究，对交通档案管理信息化建设必要性、意义、策略以及存在的问题进行分析。交通档案管理的信息化建设，已经成为交通档案管理的重要趋势，各交通单位应当积极的探索适合当地发展的交通档案管理的信息化更好的服务于我国的交通事业。

交通档案管理；信息化；必要性

随着社会的进步,经济的发展,交通档案的数量也会越来越大，且具有很大的流动性。如何对交通档案实施行之有效的方法也是交通部门现在急需解决的问题之一。近年来,随着网络的产生以及管理档案的新型软件的诞生与发展,我国交通档案管理的工作逐步向技术化、信息化发展。因此,提升交通档案信息化建设是一种必然的趋势。

一、档案管理实现信息化的必要性

档案管理的信息化，是指档案的管理是通过信息化形式向社会提供服务，改变以往是以档案实体保管作为重点。

交通档案管理的信息化建设，指的是通过使用计算机网络对交通系统的档案、资料等进行管理，从而达到便于使用者进行查找档案。这对大量的交通局档案的管理带来很大的便利，可以实现档案实体的信息化，并对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理的工作效益。由于电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。因此，交通局的档案管理必须进行信息化建设。

1、信息收集方便。交通档案管理的信息化建设，在收集档案和存储档案的时候是通过OCR识别、图像扫描以及手工输入等手段来实现的，档案资料都是通过数字化的信息进行存储，因此，在进行信息收集时比较方便。

2、信息处理方便。交通档案管理的信息化建设，通过交通档案管理的信息化，既方便了信息的编制和处理，还有效的节约了储存空间，因此，在进行处理的时候非常方便。

3.信息储存方便。交通档案管理的信息化建设，在储存信息时是在大容量硬盘、光盘更新以后，这样既消除了储存环境对资料保存的影响，又有效的节约了空间，使得交通档案在储存的时候变得非常方便。

4.信息检索方便。交通档案管理的信息化建设，在进行信息检索时候，可以迅速的在许多的资料里，瞬间定位到自己要查找的资料，因此，建设交通档案管理的信息化最为明显的优势便是能够很好的方便用户使用。

二、交通档案管理的信息化建设意义

交通档案管理的信息化建设是非常重要的，在交通管理中也将会起到巨大的作用：

1、利用计算机对文献信息进行再次加工，能够有效的缩短交通档案的加工时间，从而提高信息的有效性、准确性，使其更方便提供有效信息，提高工作效率。

2、档案管理的信息化建设，能够通过一次资金的投入，获得多次的成果。在进行信息加工的时候，交通档案管理可以弥补在管理过程中存在的资金缺乏的等问题。此外，通过建设交通档案的信息化，能够利用计算机平台，将信息成果在交通网站中进行公布，很好的实现了信息管理工作和新技术的结合，提高工作的时效性与有效性。

交通档案的信息化建设的主要内容有硬件建设、软件建设、电子档案的收集和纸质资源电子化以及档案的规范建设、标准建设和人才队伍的建设等。

三、交通信息化档案管理的策略

1.档案管理信息化人才队伍培养。专业的人才队伍，是保证档案管理信息化建设工作能够顺利有序开展的坚实基础。首先，要认识到档案管理的重要性，提高领导重视程度。其次，为档案管理信息化建设配备人才。在人才招募中要多招纳专业人才，对于只会传统档案管理的人员，要进行信息技术的培训。

2.加大交通档案管理信息化建设的资金投入，硬件和软件设施投入是必须的。例如购买档案管理系统，计算机、打印机、扫描仪和数码存储设备等。

3.加大硬件设施投入。一些硬件设施是信息化建设必须的，比如数据库服务器用房和办公等，其中防火、防水都是必须做好的工作，空调机、除湿机和灭火器都需要投入，保持室内洁净度。

4.加快数字化档案馆建设，保证信息安全。建立有效的数据库，利用局域网优化馆藏资源，通过数字设备对纸质的档案进行文字、图形和表格的扫描，将纸质档案变成可存储的数字资源。此外，要做好网络安全防范体系的构建工作，做好数据库系统和局域网的安全管理，避免非法操作。对于重要的信息要加以适当的权限，非档案管理员不能登录系统。要对信息管理系统进行定期维护、升级，保证馆藏资源信息的安全。

5.建立起一个实用的档案信息网站。档案网站是交通档案部门在网上建设的信息网站，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。

在档案的信息化建设中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。

6、逐渐实现档案管理的信息资源的数字化。档案信息化建设的一个重要的前提和基础，是档案信息资源的数字化，这也是对档案原件进行保护的种重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。

四、档案管理信息化存在的问题

1.信息化平台维护及更新速度问题。在档案进行信息化的过程中，会出现很多信息比较老旧的问题，这主要体现在新近档案的内容更新及信息化管理平台模块设置的更新上。

2.信息化平台的使用率问题。我们进行档案管理信息化的主要目的有两个：一是通过信息化精简档案管理的诸多环节，降低行政成本；二是通过信息化平台的使用，让更多需要查询相关档案资料的信息需求者能够及时准确地搜索到自己想要的信息。

3.从事档案管理人员的综合素质问题。随着信息化管理的推进，从事档案管理的人员会在以下几个方面出现问题：一是应用的计算机技能跟不上技术发展的节奏；二是对于信息平台的具体内容及应有缺乏足够的知识；三是面对越来越多的信息需求量，不能很好地做到服务意识的转变。

五、结束语

随着信息化时代的发展，信息技术已经渗透到社会发展的各个领域，档案管理的方法和观念也会发生变化。尤其是在交通档案的管理中，通过信息化管理能够最大限度的方便管理人员和使用者随着全国信息化建设步伐的加快，加何实现交通档案管理的信息化建设，成为广大交通档案的管理人员不得不面对的一个重要课题。相信随着技术的发展，对交通档案信息化管理的不断深入研究，档案管理的系统会更加完善。

[1]付秀颖，孙绍慧.浅析我国档案信息化建设的现状及问题对策[J]办公室业务.2013(23)

[2]程巧玲.浅谈事业单位档案的信息化建设[J].档案管理，2012.2

[3]杜娟.浅析事业单位的人事档案管理[J].中外企业家.2012(14):81.