略论如何加强律师业务档案的管理

黄程鹏

（东营职业学院 山东 东营 257091）

十八届四中全会前所未有的以依法治国为主题，凸显了中央高层建设法治国家的信心和决心。律师事务所如何把握依法治国的大势，在众多律师事务所中脱颖而出，规范化的管理以及优质的法律服务是首当其冲的条件。律师业务档案管理作为律师事务所规范化管理的组成部分，一直未被给予充分的重视，笔者将就此问题作一阐述，以期能够引起读者对律师业务档案的高度重视。

一、律师业务档案的重要性

律师业务档案，包括诉讼业务档案和非诉讼业务档案，是律师在执业过程中形成的，能够真实反映律师执业过程的文字、录音、录像、照片等资料的总和。它能够客观地体现律师在办理委托事务过程中所付出的工作量，直观的体现出律师的价值和专业化水平。

（一）律师业务档案具有重要的参考价值

律师业务档案是律师办理案件过程的真实记录，具有重要的参考价值。比如律师接受二审案件的委托时，要想彻底理清案件事实，理顺法律关系，对一审案卷的查阅和分析是不可逾越的程序。一审业务档案规范与否，影响着二审代理人对整个案件的整体把握。若是档案整理不够规范，遗漏重要证据或是其他关键证据，甚至会导致败诉风险。反之，规范的业务档案可以让二审代理律师很容易在较短的时间内对案件进行整体把握，大大节省二审代理律师的时间和精力，提高二审案件的办理效率；另外，通过分析业务档案中收集的侦查机关、司法机关、仲裁机关的法律文书，可以帮助律师分析其办案思路，为以后办理类似案件积累经验，增强办案效果，提高办案质量。

（二）律师业务档案具有较强的利用价值

师业务档案作为我国档案工作的有机组成部分，具有较强的利用价值。比如，律师在办理业务过程中有时会发现自己承办的案件当事人或是对方当事人曾经进行过类似诉讼，此时通过调阅以前的业务档案，往往会发现其中有可用来作为证据使用的资料，此时“死档变活档”，为律师办案提供了极大的便利。

二、律师业务档案管理中存在的问题

（一）律师业务档案的内容不规范

首先表现在律师业务档案的装卷比较随意，有些必要的材料如代理意见、代理词没有装卷，而一些存档意义不大的材料如经过历次修改的代理词、辩护词的草稿等却装进了档案。其次表现在装卷材料质量不高。比如，办案小结过于简单、内容千篇一律，对于办案过程中的经验、教训没有用心总结，影响了律师业务档案的利用价值。

（二）律师业务档案的整理不及时

当前，法律服务市场竞争日趋激烈，律师疲于办案创收，把大部分精力都用在了承揽案源和办理案件上，只有等到司法行政管理部门对律所进行考核时才草草装卷应付检查。因为档案整理不及时，有时造成档案材料的丢失或者毁损，造成律师业务档案不规范的现象。

（三）律师对业务档案的管理意识不强

大多数合伙人律师对律师业务档案管理比较重视，能够认识到律师业务档案对律师事务所的重要意义，但是大多数普通律师往往忙于经济上的创收，认为档案管理工作是事务性的工作，不能创造经济效益，甚至存在律师业务档案可有可无的错误观念。

三、加强律师业务档案管理的建议

（一）加强档案管理意识，加大宣传教育力度

律师事务所管理层要充分意识到律师业务档案的利用价值。通过对律师业务档案的研究，可以从中总结出律师办理案件的经验和问题。对成功的经验进行总结可以在本所推广，用以指导律师提高办案水平；对发现的问题认真总结，并告诫本所律师接受教训，减少执业过程中的风险。同时，要加大对本所律师的教育力度，组织全体律师认真学习《律师业务档案立卷归档办法》，要让他们意识到规范的业务档案，既是自己劳动成果的直观体现，也是保护自己的有力武器。

（二）加强制度建设，完善监督考核机制

从外部管理来说，司法行政机关和业务主管部门要加强对律师事务所业务档案的监督检查，坚持每年一度的业务档案检查，将业务档案管理情况作为律师事务所争创优秀律师事务所等荣誉称号的重要考核指标，促使律师事务所按照有关规定规范整理业务档案；从内部管理来说，律师事务所要建立并严格执行业务档案管理制度，对立卷的时间和标准要有严格细致的规定。律所要设立业务档案审核员，对于办结案件要经过审核员审核通过后方可通过财务结清工资或提留费用。对于归档不及时、档案材料不全等不规范的情况，则不能结算工资或提留费用。如此，律师个人对档案管理的自觉性会大大加强，逐步养成及时归档、规范归档的良好习惯，律师业务档案会逐渐走上科学化、规范化的道路，提高律师业务档案在依法治国过程中的贡献率。

（三）普及档案知识，重视档案的开发利用

律师事务应当通过培训和实践操作等方式普及档案知识，提高包括行政人员和实习律师在内的所有工作人员的档案意识，推进律师事务所档案管理水平向更高层次发展。

也可以通过师傅带徒弟的方式，即：首先对律师事务所专职档案管理人员进行培训，再由其对律师事务所的律师、实习律师和律师助理等工作人员进行再次培训。让档案管理者掌握更多的档案管理知识和管理技能，为律师工作服务，指导律师把档案工作做得更好，刺激并提高律师主动进行档案管理的主动性和积极性。目前，即使是档案管理相对规范的律师事务所，大多对档案的开发利用也不够充分，往往仅仅停留在有专人收集和整理律师业务档案，只有在被当事人投诉或者是与当时人有其他争议时才会调阅相关案卷，没有充分发挥档案的功用。业务档案还可以作为总结、分析办案经验，业务研讨、编写案例和律师事务所大事记，探索律师事业发展的规律等的宝贵素材。充分挖掘律师业务档案的利用价值，让档案在指导办案和引导律师事务所发展中起到更重要的作用，律师事务所和律师才能充分认识到律师业务档案的重要性，才能充分调动其在档案管理工作中的积极性和创造性。

参考资料：

[1]刘吉颖《律师工作与档案》（《档案》1991.02）

[2]李百超《多措并举，加强律师业务档案管理》（《兰台世界》2009.08上半月）

[3]《律师执业基本素养》（第三版，中华全国律师协会编写，北京大学出版社出版）。