浅谈高职院校人事档案管理信息化

冯志丹

（黑龙江农垦职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

浅谈高职院校人事档案管理信息化

冯志丹

（黑龙江农垦职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

信息化管理是高职人事档案建设的必然趋势。本文阐述了高职院校人事档案管理信息化的现状并指出档案信息化的必要性，分析了档案信息化可能遇到的问题,并且提出了高职院校人事档案管理如何信息化的方案。

高职院校；人事档案管理；信息化

档案事业也是社会事业的有机组成部分，而档案中的人事档案又是社会各项工作，尤其是人事工作中必不可少的核心部分，高职院校人事档案在高校的发展、科学的管理等各项管理工作中发挥着极其重要的作用，随着信息时代的到来，信息速度效率的高速运转，认真分析档案本身及其管理工作的历史发展变化，对高职院校人事档案管理工作的研究有着深刻的启迪，对高职院校的建设和发展有着长远的意义。

一、高职院校人事档案信息化建设的现状

（一）管理体制不够规范，人事档案工作重视程度不够

各高职院校人事档案有的由人事部门或组织部门管理,有的院校则由学校档案部门管理。现在高职人事档案的管理模式主要是传统的封闭式管理它是指人事档案主要由单位内部的组织人事档案部门进行封闭式管理供领导或组织上使用，一般不对外由于制度还不够健全，封闭的档案管理系统运行秩序还不够完善，档案管理人员有部分兼职管理，人事档案材料的收集不够重视，档案材料收集方面还处于被动阶段这种模式虽然在过去的人事档案管理中起到了重要作用，但在市场经济开放化，各类信息网络化的今天，这种管理模式利用面还较窄，不能更全面的为查阅者服务。

（二）经费投入少，人事档案信息化建设程度不高

高职院校人事档案信息化首先要搞好基础设施建设。除此之外，还要有合格的硬件设施，才能够开展档案信息化建设。由于高职院校档案工作的重点是对文书、教学、基建、学生等档案的管理，高校档案工作的经费大部分用于学校档案的建设与开发，所以目前很多高校在学校档案管理方面都已实行了档案信息化管理，有先进的基础设施和专用的软件系统，采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术。而作为国家档案的重要组成部分的高校人事档案却因为经费缺乏而投入不足，影响了信息化建设。高职院校大多数人事档案室都存在保管条件差，工作场所不足，库房条件简陋，硬件设施落后等现象。有的没有专用的人事档案室，办公室与存放人事档案的场所合二为一，档案信息化程度几乎为零。

（三）人事档案管理队伍建设落后，科学管理程度差

管理人员中有的为兼职管理，人员素质参差不齐，缺乏素质高技术强的管理人员等原因造成的，即使有专职人员，但职称、学历层次低，档案管理专业毕业的极少。无论兼职或是专职档案管理人员，接受档案管理专业知识培训的不多，缺乏档案管理的基本理论知识，基本技能的掌握也少。有的甚至不会用电脑，更无法开展信息咨询、网络检索等服务；有的不会使用扫描仪、复印机等仪器设备，难以制作电子档案。

二、高职院校人事档案信息化建设的迫切性

高职院校档案信息化建设是时代发展的需要，社会信息化水平的高低在一定程度上已成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。档案是立档单位为适应日常工作需要而依法建立的反映个人和综合管理信息的具有保存价值的文件与材料。档案反映历史活动的原始记载，是国家重要的信息资源库。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，实施信息化建设和管理便成为高校档案工作开展的一项具体举措。

三、高职人事档案信息化建设的对策和措施

（一）规范高职人事档案管理体制，统一高职人事档案信息化建设标准

做好档案各项工作的规范和标准是人事档案信息化管理的重要内容但由于历史、社会等种种因素，档案馆藏的管理规范标准不相统一，材料收集整理立卷等质量不高，人事档案的信息自动化管理暂无可依据的标准和应执行的章程这些因素制约了档案管理的信息化建设。

（二）提高管理档案人员素质水平，积极开展科学研究

高职院校人事档案的信息化管理如何更快更准的实现，其关键在人的管理首先要有具有现代化技术管理水平和思想意识的人，管理人员不仅要有较高的知识层次还要有科学的技术水平，不能仅会一般的计算机操作就得已满足当前，许多高校人事档案部门几乎都缺乏现代化技术过硬的人才。随着社会信息化的迅速发展，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，传统的服务方式无法满足用户的需求，而档案信息化管理能够解决用户的需求，加强档案管理人员的培训也是实现档案信息化管理的必备途径，培养一支适应信息时代要求的档案队伍，通过经常举办人事档案知识技能管理培训业务，不断增强档案人员的工作责任心，档案人员既是档案信息的管理者，又是档案信息利用的咨询者。学校领导的重视对高校人事档案管理队伍的建设非常重要，若领导者档案意识弱，那么对档案的重视程度也很低，若领导者档案意识强，其所在单位的档案管理工作就好，这是能否做好人事档案工作的重要因素之一，在人事档案管理的实际工作中，许多高校因为其分管领导对人事档案业务的不重视，致使人事档案人员素质较低，业务能力不高，人事档案专用库房及设备等落后，现代化技术设备缺乏，而档案管理者的更未参加过业务培训进修等学习。

高职院校人事档案信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理，提高其质量和效率，是一项艰巨、复杂的系统工程，任务之繁重，学校只有不断发现自我、创新自我才能在管理上下工夫、上手段、要水平，才能更好地为高校事业发展发挥应有的作用。实施高职人事档案信息化管理，为人事工作提供了更好的数据平台。作为档案管理人员要加强业务知识学习，提高计算机应用能力，为高职院校人事档案管理工作做出更大贡献。

1.黄伟.高校人事档案信息化建设的问题及对策[J].贺州学院学报，2011年06期

2.赵妍.档案信息电子化问题研究[J].黑龙江档案，2013年06期