浅析高校档案管理信息化建设

徐媛

黑龙江司法警官职业学院 黑龙江哈尔滨 150069

浅析高校档案管理信息化建设

徐媛

黑龙江司法警官职业学院 黑龙江哈尔滨 150069

档案管理是高等学校管理工作中重要的组成部分，对于高等学校日常工作的开展具有重要的意义。在高校档案管理工作中，涉及到的内容比较繁琐，所以需要提高管理效率，创新管理模式，为高校各项工作的开展奠定良好的基础。随着科学技术的快速发展，档案管理信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势，而目前在部分高校的档案管理工作中还没有完全实行信息化建设，直接影响到档案管理的水平。文章对高校档案管理信息化建设中存在的问题进行了分析，然后提出了解决的对策，对于提高高校档案管理水平具有重要的意义。

高校；档案管理；信息化；实施路径

在网络信息技术快速发展的形势下，信息化建设已经广泛的应用于各个行业中。高校档案管理关系到高校各项工作的开展，为高校的日常运转提供了重要的信息资源。档案管理信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势，所以要对档案管理模式进行改革。由于各个高校的情况不同，所以在开展档案管理信息化建设的过程中还存在一些问题，影响到档案管理改革工作的进程，需要对其进行深入的分析，进而制定解决的对策，加快高校档案管理信息化建设步伐。

一、高校档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案管理思想落后，管理意识淡薄

档案管理是高校开展信息资源管理的重要组成部分，为了适应时代的发展，就需要实行档案管理信息化建设，提高档案管理的效率。但是由于部分高校的领导没有意识到档案管理工作的重要性，缺乏全局观念和战略眼光，所以不够重视档案管理，严重阻碍了档案管理信息化建设的步伐。由于领导的不重视，加之从事档案管理的工作人员管理意识淡薄，在管理手段和管理模式方面还比较落后，档案管理创新意识不强，所以不利于高校开展档案管理信息化建设。

（二）管理机制的不协调

档案管理信息化建设需要对高校所有档案管理工作进行统一管理，制定完善的管理机制，对档案管理进行合理规划，从而为信息化建设奠定良好的基础。但是目前部分高校中，对于档案管理不够协调和统一，没有完善的管理体系，往往都是各自为政，呈现条块的运行模式，并且没有资源共享的信息平台，影响到信息化建设的进程。出现这种现象的原因主要是因为高校没有将档案管理工作纳入学校的整体发展规划中，在政策、资金以及技术等方面缺乏必要的支持。

（三）资金不足，基础设施建设落后

档案管理信息化建设需要充分的资金作为后盾，在人员与技术方面给予大力的支持。但是有些高校由于领导不够重视，所以在资金方面的扶持力度不够，没有充足的资金去购置设备，并且在技术以及人员方面不够完善。有些高校虽然拥有基础的信息化设备，但是还没有形成网络化，缺乏必要的技术支持，无法形成完整的信息网络。

（四）管理人员综合素质不高

档案管理人员是开展档案管理工作的重要基础，一切工作的运行都需要管理人员来操作。档案管理信息化建设需要档案管理人员要具有专业知识，同时还能够熟练操作计算机，会利用网络技术对档案资源进行管理。但是在部分高校中，从事档案管理的人员综合素质不高，不仅专业知识欠缺，并且计算机操作不够熟练，不利于档案管理信息建设。

二、高校档案管理信息化建设的途径

（一）加强制度建设

根据现行档案法要求，档案归档由以往的档案管理部门归档立卷转变为由各行文单位分别归档立卷，然后按规定时间向档案馆移交归档文件。在移交上，要纸质文件和电子文件二种同时归档。这就要求高校要制定一整套完整切实可行的档案管理规章制度，在制度中要明确规范各部门需要归档的文件材料范围，并要求各部门均安排一名兼职档案员，兼职档案员基本上要保证稳定，做好本部门日常档案收集保管工作，并由学校的档案管理部门定期开展业务培训。在档案管理系统中给每个部门授以相应的权限，各部门只能在规定的权限内完成本部门归档文件材料的网上著录、查询等。

（二）增加经费投入，完善档案信息化的基础设施建设

学校要配备相应的数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理系统软件设施。档案管理软件要涵盖对档案信息的收集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行，具有较强的安全控制能力，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力等。如果说，仅仅是校园网与档案馆开通并相连接，而档案馆没有相应的档案信息管理系统软件作支持。学校没有相应的档案管理系统的软、硬件设备的投入，那么校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。

（三）建立档案网站，开展馆藏档案数字化工作

馆藏档案数字化是档案信息化建设的基础，是信息化条件下有效利用馆藏纸质档案信息的关键环节。馆藏纸质档案数字化程度，直接影响着档案信息资源的可利用性和共享性。馆藏档案数字化的任务十分重大，工作量大，技术要求高。要加大人力、物力、财力保障，采用先进信息技术和办公手段，对馆藏的纸制档案、磁带档案、照片档案等档案进行数字化，形成电子档案数据存入数据库，加强各类数据库建设。通过档案网站建设，馆藏档案的数字化工作，提高档案的利用率并实现档案馆信息化建设的目标。

（四）提高档案管理人员的业务综合素质

档案信息化建设，管理者的业务素质是关键，对管理者的知识和能力、专业技能提出了新要求，要求管理人员要对计算机的操作技能掌握熟练，对档案专业知识要精通，对档案人员业务培训要加强，提高综合业务素质，使他们成为既具备档案管理专业知识，又熟练掌握现代化信息操作技术的复合型人才。

（五）健全档案信息安全保护机制

一方面，高校要制定合理严格的档案信息安全保密制度，不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，高校应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，责任落实到人，建立严格的监控机制，引入科学实用的网络安全应对策略。根据电子化档案信息数据安全性的要求，在数据管理和使用上，设置相应的权限；在数据管理中，要对数据采集、编辑、审核等进行权限规定；在数据查询利用上，要考虑查阅者所应具备的资格、访问权限和查询范围。

三、结束语

高校档案管理信息化建设是提高高校信息资源管理水平的重要途径，对高校日常工作的开展具有重要的作用。为了加快高校档案管理信息化建设的进程，需要强化高校领导对档案管理工作的重视，加大资金的支持，制定完善的管理机制，提高管理人员的综合素质，为实现档案管理信息化建设创造有利的条件。

[1]夏文.新时期高校档案管理模式的电子信息化.湖北师范学院学报，2010(2)

[2]周伟等.试论高校档案的网络化管理.长江大学学报，2010(3)

[3]陈梅芬.浅谈档案的信息化建设[J].科技新创导刊，2011(18)