如何做好新成立社区档案管理工作

罗文珍

（依安县依安镇泰安社区 黑龙江 齐齐哈尔 161500）

如何做好新成立社区档案管理工作

罗文珍

（依安县依安镇泰安社区 黑龙江 齐齐哈尔 161500）

档案鉴证了一个部门的成立和发展历程，所以从社区成立那天起就要注重档案资料的收集和管理，更大效能的为社会服务，发挥档案的社会效益，进而为人类社会的生存和可持续发展创造条件，因此，社区档案的管理非常重要，尤其是我们这样新成立的社区，更要从源头抓起。

档案管理；档案质量；档案信息

一、档案要做到全面管理，具体有以下几个特点。

1、全员参与。档案做好全面管理，就要求档案形成过程中的所有人员参与。只有档案管理每个人都有责任，才能保证档案的完整性、统一性，保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

2、全过程控制。作为社区档案管理者，要及时收集、整理，严格审核、印制档案资料，编辑研究出便于利用的档案管理电子信息系统。

3、运用科学手段。运用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学手段，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、档案管理的标准要求

1、树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有关。因此，要从领导开始，提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化的大趋势，重视单位的档案网络信息化、数字化建设。

2、不断提高档案人员素质，健全规章制度，建立约束机制。思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案人员素质的高低，对档案质量影响甚大。要加强自身的业务学习，积极做好培训，以适应新时期档案工作的要求。

3、把实现档案价值作为检验质量的唯一标准。每个从事档案人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，体现档案的真正价值。

4、档案管理要方便有需要时的查阅，所以要归口、按年限有规律的存储。

5、坚持以预防为主，防检结合，重在提高。搞好档案全面管理，就要把握好重点。要从“事后把关”转移到“事先预防”上来，以做到防患于未然。

三、提高档案管理水平的方法与步骤

档案管理人员要经过系统的专业知识的培训；档案管理thldl.org.cn的必备硬件（档案室、档案柜、微机）、档案管理软件等，都要配全；室藏档案要注重文件、资料的收集、整理；档案制度要完善；编制《档案分类大纲》、《档案保管期限表》等。

实施步骤：1分析现状，社区包括哪些需要存档的资料。2分析档案管理会存在哪些问题，主要原因是什么。3针对影响档案质量的主要因素，提出实施计划，并制定解决问题的具体措施。4组织实施落实解决和改进档案管理的措施或计划。5与计划和目标对照，检查落实措施后取得的效果。6总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，预防类似事件发生。7对发现的问题，无论是遗留的，还是新出现的，都要从第一步开始，持续改进。

四、社区档案管理的有效方法

1、建设档案库房。社区虽然单位不大，也要建立专门的档案库房。从档案管理与安全保密的角度说，库房设在办公楼的一楼。门窗进行加固，以防盗窃。库房与阅览室分开，并指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。

2、制定操作职责。制定适宜的、可操控的档案管理人员的职责尤为重要，这也是维护好档案的完整性与安全性的需要。这既是基本任务，又是保管工作的目的。实质上就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

3、注重档案的交接。档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。做到一是档案交接要及时；二是档案交接手续要严密。

4、加强档案信息电子化建设。开展档案信息电子化管理，适应社会发展的趋势。它的优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成微机软件形式的二次文献信息，以便于供人们利用。主要特点：①充分利用和发挥了现有微机的潜能，提高了利用率。杜绝档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅仅用于档案录入或文件打字贮存，利用的低效率，从而造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能发挥作用。②缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。在手工信息加工工作模式中，从文件资料形成到开发“二次文献信息”，时间过长，造成了信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，这就快捷地出版了二次文献。③档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及上级部门，这就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然的也就得到了提高。

5、加强涉密档案的管理：①涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。②层层提高档案管理人员与涉密人员的素质。绝密档案管理人员必须有较增强其责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经办的事情要件件设防，防止“无形”储存在头脑中秘密被泄露。档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。③加强涉密档案的日常管理。在涉密档案的调阅、移出、销毁等时候，都应严格按规定手续办理，指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，及时查处，并进行补救。④做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。要正确分析、鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据工作需要，全面确定档案的保存价值，以准确地判定档案的保管期限。

结语

我们是新成立的社区，档案管理就是要社区领导、档案工作全体人员都积极参与，有效提高档案管理人员的意识，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，使档案得到科学的管理，用丰富科技信息资源，来推动档案事业的发展。建立这样的工作思路和方法，才能确保社区档案管理工作得到稳步的提高。