浅谈档案管理信息化建设

颜 彬

（牡丹江市青少年业余体校 黑龙江 牡丹江 157000）

浅谈档案管理信息化建设

颜 彬

（牡丹江市青少年业余体校 黑龙江 牡丹江 157000）

在信息化时代和市场经济条件下，信息化建设的发展对包括档案管理工作在内的各行业产生了强烈冲击。档案的利用范围越来越大，档案应用服务方式也在不断创新。档案管理信息化建设必须加快实现档案管理信息资源的数字化、规范化、系统化、网络化的进程。以社会和现代信息技术为基础，以信息资源建设为核心，使用户能够充分利用档案信息资源。本文阐述了档案管理信息化建设的重要意义和主要任务。分析档案管理信息化过程中应遵循的基本原则，并提出档案管理信息化建设的几项内容。

档案管理；信息化；建设

一、档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路。随着现代信息技术的广泛应用，档案管理应达到现代化、科学化、规范化的要求。科学手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用。运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化在加强档案信息数字化管理的基础上。已逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发和利用已开放档案资源。档案管理信息化建设对推动经济和社会发展具有十分重要的意义。

二、档案管理信息化建设的主要任务

首先，制定和实施档案工作的标准和范围，完善档案信息化管理体制。满足档案工作现代化的需要。其次，以档案信息资源建设为核心，全面提高档案科技创新能力。扩大档案信息资源开发利用，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程。最后，以人为本，培养和造就大量掌握现代科学技术知识的复合型档案人才。

三、档案管理信息化建设的基本原则

1.规范建设原则。实现档案信息化建设没有标准、规范的约束是不行的。目前市场上的档案管理软件数量繁多，良莠不齐。严重影响了档案信息化管理的健康发展。国家档案局应根据档案工作实际，制定全国档案信息化的规范标准体系。规范使用符合国家档案管理标准的标准化档案管理软件。只有这样才能使电子文件的归档，传统档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.文档一体化原则。文档一体化是档案信息化建设的前提。通过办公自动化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息。避免档案部门的重复劳动。使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序整体。

3.确保安全原则。在档案信息化进程向前推进的同时，也面临着许多安全风险。因此，我们必须构筑档案信息的安全保障体系，树立档案信息安全观念，充分保证档案信息的安全性。我们可以采取：构筑硬件安全防范体系；提高软件安全性能；做好安全制度建设，提高管理人员信息安全素质。

四、档案管理信息化建设的主要内容

1.信息资源建设。档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。是以档案资料纸质或机读形式为主要对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工使之转化为二次文献信息供人们利用。在网络的协助下，使文档管理能实现网络一体化。通过各种信息技术使档案管理信息化得以实现。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。它的开发和利用是档案信息化建设取得成功的关键。

2.基础设施建设。基础设施建设包括档案信息网络系统建设和档案数字化设备建设（数码相机、扫描仪、打印机等）。它是档案信息资源共享以及信息交换的基础条件。数字化设备的使用，使得文档一体化管理得以实现。这些奠定了档案信息化管理的基础。

3.应用系统建设。档案信息的安全、利用、管理、收集等都属于应用系统建设内容。它是档案信息资源开发利用和档案网络建设的技术保障。推动了档案管理与办公自动化的同步发展。提高档案管理软件的技术和应用水平，保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

4.标准规范建设。档案信息化建必须遵循一定标准。标准建设无疑将作为档案信息化建设的重要内容。我国档案信息化建设总体上还处于初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面比较薄弱。加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建设。完善档案信息化标准体系。制订档案信息化标准，建立健全档案信息化标准实施机制。

5.人才队伍建设。加快档案信息化建设步伐，人才是关键，人才在档案信息化建设中始终处于主导地位。由于电子档案管理信息内容的数字化、电子档案信息的技术化、开发利用形式的多样化，这样就对档案业务人员提出更高的要求。所以，必须加强档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员掌握和管理现代化技术的技能。只有人才问题解决了才能满足社会发展对档案工作的需要，才符合档案信息化建设的正确方向。

6.安全保障体系建设。在信息化过程中建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，确保档案信息的安全，具有特别重要的意义。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性、抗抵赖性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合行信息系统防护体系。目标在于实现档案信息及管理系统的安全。

[1]杨会之，《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001

[2]邱雨平，《试谈档案管理与信息化建设》，中国科技博览，2009.35

[3]王建芳，《如何提高档案信息自动化的应用水平》，河南：河南省档案局，2009版