人事档案管理系统设计与实现

张秀坤

（哈尔滨市房地产开发公司 黑龙江 哈尔滨 150001）

人事档案管理系统设计与实现

张秀坤

（哈尔滨市房地产开发公司 黑龙江 哈尔滨 150001）

随着我国近年来关于人事制度改革的不断深入，人事方面的流动性以及管理的灵活性不断加强，关于如何更加科学合理地管理人事档案，成为我们面前的一道难题。

人事档案；管理系统；设计

1.关于国内外人事档案管理系统的研究发展及其现状

世界上最早出现的管理系统是人力资源管理信息系统，它可以追溯到上世纪60年代末，尽管当时碍于时代的发展限制，计算机技术还在发展当中，所出现的人力资源管理系统的功能与结构都是相对单一的，但正是它的出现开启了管理系统的大门。人事管理系统也随之出现。因此，可以说国外的专家学者对人事档案管理系统的研究起步比较早，我国相比较国外而言具有一定的劣势。这些劣势主要体现在：国外在资金方面具有雄厚的实力，在科研方面以及人才培养与储备方面也具有明显的优势。他们的管理理念先进，而且还有着许多公司进行强强联合。国外尤其是发达国家的人事档案管理系统的崛起主要是在上世纪70年代，那时计算机应用技术开始快速发展，人事档案管理开始出现了第二代产品，第二代产品相比较第一代的单一功能而言，进步了不少，开始解决以及弥补第一代产品所遗留下来的问题等，但还是因为时代的原因，不可避免的会有一些系统方面的缺陷，主要体现在我国的人事档案管理系统的功能还是不够完善，值得我们去进一步加强；与此同时，我国的人事档案管理的范围相对来说还是不够宽广，处于相对狭窄的状态里；我国的人事档案管理稳定性不高等缺点需要我们进一步的努力。

2.人事档案管理系统的设计

2.1 人事档案管理系统的内容及功能设计

对于人事档案管理系统而言，其组成部分为“三管理一维护”，具体是部门档案管理、人事档案管理、考勤信息管理以及系统的维护。在这些组成部分中，部门档案管理、人事档案管理以及考勤信息管理的内容都包括添加记录、查询记录、修改记录以及删除记录，而系统维护则包括添加用户、删除用户、数据备份、数据恢复以及修改密码等。人事档案管理的功能则应包括以下的几个部分。最简单的来说，要具有分类统计的功能，能够自动地对数据输出显示其结果；对于用户来说，要有对用户登录权限的管理功能，不同级别的用户享有不同级别的权限，诸如普通的用户不能够对其他用户的信息进行查询，也不能擅自更改其他用户的个人信息或其他资料等；而管理者具有对员工的档案记录、查询以及编辑的功能，这样既可以保证信息的易管理化，也能使得责任落到具体的部门或个人手中；人事档案的管理者为了更好地、快速地找到所需求的目标信息，这就需要人事档案管理系统要创建筛选查询的条件，可以轻易的对所有的员工档案进行某一特征属性的筛选查询，快速而又准确的找到目标，有助于提高工作效率；最后，人事档案管理系统还需要有可以满足各类操作以编辑可视的界面展现给人事档案管理操作者的友好的人机交互界面。[1]

2.2 人事档案管理系统数据库的设计

数据库设计则指对于一个给定的应用环境，构造或设计优化的数据库逻辑模式和物理结构，并根据此条件来建立数据库及其应用系统，一次来满足信息管理要求和相应的数据操作要求的系统。在数据库应用系统的开发过程中，数据库的设计主要指各个表结构的设计。因为信息与表格之间具有关联性，所以信息与信息之间、表格与表格之间都具有相互的关系。数据库的设计会影响到人事管理系统的实现效果，以此也会对人事档案管理者最终的工作情况产生影响。就是因为数据库设计的重要性，人们进而提出了许多数据库的结构设计及相应的技术，在这些数据库的结构设计以及相应的技术中，设计的方法是与设计者的工作经验有着直接联系的。因此要从根本上解决所有数据库结构设计的问题，就需要多实践，在实践中积累经验和教训。[2]

3.人事档案系统的实现

3.1 系统登录功能的实现

关于人事档案管理系统的登录功能，它的主要作用是为了保证人事档案管理人员才能够进入该系统，阻止其他非人事档案管理人员进入系统。这样有利于系统的安全性与清晰的责任划分。所以，系统的登录功能就是人事档案系统实现的基础。在进行系统登录时，首先显示的是系统登录的界面来对身份进行验证，通常的用户认证方式是通过登录界面的对话框中依次输入对应的用户名以及密码后，由系统根据数据库的用户信息来对所登录用户信息进行核实，在确认无误后，对该用户进行登录授权，则该用户可以登录。反之，如果数据库中不包含所登录用户的登录信息，则该用户的权限获取失败，该用户不能登录系统。

3.2 信息管理与查询功能的实现

对于信息管理功能的实现来说，主要是后台数据信息管理的功能子模块作用。主要包括以下：可以对员工的基本档案进行数据编辑，将员工的基本信息编辑到该系统中去，这样一来是由于信息系统的自动化操作，避免了手动操作输入而带来的疏忽和错误；此外，信息功能的实现还通过人事档案进行标号，由此一来，每一个号码对应着一位员工的信息资料，管理人员可以轻松容易地进行检索与管理；对于人员的信息可以进行添加、更新、修改以及删除等功能，可以在员工信息进行变更时，及时进行员工资料的更改。对于信息查询的功能实现来说，就是在登陆之后，获取了数据库的授权，可以对信息系统内的信息进行查询。只要点击功能菜单下的“查询”即可实现操作。

4.结语

近年来，随着计算机技术的不断发展，人们对于人事档案信息化的建设也在不断地加强。但是无论科学技术的发展达到了何种程度，我们对于信息化的建设工作也将依然孜孜不倦地进行下去。虽然在这建设操作过程中可能会遇到许多的问题，但我们也一定能最终克服它，将信息化建设推向新的高峰。

[1]项桂芳.高校档案信息化管理系统的设计[J].十堰职业技术学院学报，2012（1）：110-112.

[2]刘燕.高校档案信息化管理探讨[J].现代情报，2012（6）：162-164.