浅析档案业务的技能途径



浅析档案业务的技能途径

王春玲

黑龙江财经学院 150025

[摘要]档案管理工作人员要提高技能水平，提高工作效率，适应新时期对档案业务管理质量的要求。加强对档案工作人员的培训，掌握最新的知识，应用先进的管理技术，以提高档案工作的效率，保证馆藏档案的质量。本文对提高新时期档案业务的技能途径进行了分析，希望能对档案管理者提供一定的帮助。

[关键词]档案业务；技能；途径；分析

新时期下，档案管理部门要提高工作人员的工作效率，加强技能水平培训，对传统的档案管理方法进行优化，保证档案整理的质量。在具体的档案管理工作中，要针对档案管理中存在的问题找出应对的措施，应用先进的技术，提高档案业务的管理水平。本文对提高档案业务的技能途径进行了分析，以供参考与借鉴。

一、改变传统观念，提高档案管理工作质量

档案管理人员要改变传统观念，提高对档案整理工作的重视程度，学习新的知识，引进先进的管理理念，以适应新时期对档案管理部门发展的要求。档案存放单位要对传统的管理体系进行创新和改革，领导者要更新管理理念，做好对工作人员的业务培训，营造良好的工作氛围，提高工作人员的技能水平，提高员工的责任心和创新意识，明确分工，各尽其职。另外，上级部门要做好监督与管理工作，做好资源的配置工作，改变业务模式，提高工作人员的素质，这样才能保证档案管理的质量。

二、加强业务学习，提高档案管理人员的技能水平与专业素质

档案管理人员的素质直接影响着档案的保管、开发、利用的效率。档案工作要求档案管理人员要具备坚定的政治素质，贯彻“保守机密，依法治档”的行为准则，积极做好档案的开发利用工作。档案管理工作量大、周期长、枯燥单调，容易产生厌烦感，易导致服务质量的下降。在实际工作中，要树立“爱岗敬业，服务第一”的思想，使档案管理人员热爱本职工作，忠于职守，具有高度的工作责任感、良好的职业道德、细心的工作态度以及乐于奉献的工作精神。还要加强对档案人员的培训力度，强化继续教育，坚持学用结合，按需施教，重视实效的方针，对档案管理人员开展多元化、全方位的继续教育，加强档案工作业务学习，使他们对档案法律、法规、标准、规范烂熟于心，熟练操作，提高专业技能和综合素质。同时，档案管理人员要顺应时代的发展潮流，根据新形势的要求努力学习计算机操作技能。面对着电子文件的大量增加和信息载体多样化，档案管理人员要掌握这些新知识、新业务，提高综合实践能力。

三、引进先进技术，提高档案管理的现代化水平

档案工作现代化是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、传递等工作过程用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。广泛运用电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术，使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理及各种统计工作，把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。

现代技术手段在档案管理中的应用还很不完善，要树立档案信息资源共享意识，加快设施、设备和技术现代化的应用步伐，全面提高档案管理的现代化工作水平。及时配备档案管理现代化所必需的计算机、光盘刻录机、高速扫描仪、互联网设备等现代化办公设备，利用光盘技术、网络技术在档案管理中的作用，借助档案管理软件的辅助，加快档案信息数字化处理步伐，实现资源的共享，提高查阅的效率，节省检索的时间，保证检索的正确率，提高档案的安全性，确保档案的完整性。

四、采取双套模式，构建手工操作与现代化管理的关系

这里说的双套模式是指档案管理机构实行纸质档案、电子档案“双套制”并存管理的模式。存储介质的不稳定性使电子档案的完整性与真实性大幅降低，电子文件的载体都具有重写性，复制和更改电子信息就变得非常简单了，难以确保电子档案的真实和原始。过于依赖计算机设备，就使信息的真实性和完整性严重缺失。如果计算机出现硬件故障或病毒干扰，那整个档案信息系统就瘫痪了，存储的文件也会丢失。另一方面随着文件资料数量的不断增多，各地档案库房日趋饱满，随着时代的发展，纸质档案已经老旧退化，急需新技术的开发利用。现代信息载体和记录方式的多样化，使很多活动的记录已不使用纸张形态，这要求现代档案管理必须随着时代的进步而进步。

档案管理现代化的实现，不是短时间内可以完成的，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作，例如归档管理和档案基础材料的收集、鉴定、整理等，主要还是靠手工作业，不能提到档案管理现代化就完全放弃传统的手工操作。因此，我们在积极引进现代化技术的同时，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来，避免因计算机硬件或软件出现的风险，导致档案的丢失或者恶意删除。

五、重视规范化，完善档案业务工作标准和体系

为防止在档案管理工作中出现无法可依，无章可循的混乱局面，档案管理工作现代化首先就要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在系统内取得一致的认同，为提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关学科的知识，来充实和发展档案管理学的内容。

通过制定档案管理工作的组织标准、业务规范标准，更好地、更科学地开展档案管理工作，指导档案管理工作顺利开展。在档案管理工作现代化进程中，现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用，以目前档案管理人员的知识素质不能充分发挥现代化设备的作用。尚有一些档案管理部门的现代化设备没有充分发挥作用，甚至处于闲置状况，其关键是管理人员素质的问题。所以，建设一支具有较高知识素质和业务能力素质的档案管理人员队伍是档案工作现代化的基本保证，没有这样一支队伍，现代化就无从谈起。

六、结语

本文对提高档案管理水平的途径进行了分析，档案工作人员一定要具有创新意识，积极提出问题解决问题，改进工作方法，学习先进的理念，促进档案事业更好的发展。