信息时代下大学生人事档案管理

文／郑州大学 张巍 赵翊新 吴佳林

由于大学生人事档案的形成过程缺乏公正的程序和科学的管理，其信用正逐渐遭到社会的置疑，“死档”“弃档”“人档脱节”现象日趋严重。大学生人事档案管理中僵化的模式和落后的方法已越来越不适应信息时代的发展要求。大学生人事档案管理应把握好信息时代的机遇，不断提高管理水平，提高大学生人事档案的利用率。

一、大学生人事档案信息化管理的意义和现状

（一）提高大学生人事档案管理的效率。传统的大学生人事档案管理工作主要是对人事档案的实体进行管理。因此，工作人员需要花费大量的时间对档案进行收集、整理、保存。尤其在档案检索和利用时，工作人员需要通过分类目录手动查找档案记录，然后按照记录去库房查找档案，利用时还需要进行复印，程序繁琐，过程麻烦。因此，传统人事档案的管理不但工作量大，效率低，还容易对档案原件造成伤害。

对大学生人事档案进行信息化管理，能够有效克服“看堆式”管理的局限，使大学生人事档案管理实现自动化、实时化和网络化，形成流畅连贯的档案信息资源链。这样不但可以使一次录入的数据可以多次循环利用，减少中间繁琐的程序，实现内部数据共享，提高大学生人事档案管理的效率。还能够减少多次查阅对档案原件带来的破坏，维护大学生人事档案的准确性和惟一性。

（二）提高大学生人事档案的社会价值。信息的公开是计算机信息化管理的特点之一。封闭的人事档案的管理模式限制了人才的合理流动，阻碍了整个社会的人力资源的合理配置与使用，影响了社会财富的创造，其结果是在我国政治和经济环境不断开放的条件下,人事档案越来越不受重视。

因此，要提高大学生人事档案的社会价值，就应该实现大学生人事档案的信息化管理。这就要求大学生人事管理不但要与信息技术相结合，还需要适应市场经济发展的要求，深化服务内容，拓展服务领域，丰富服务手段。从而提高大学生人事档案信息资源的利用价值，增强大学生人事档案的社会功能，引起高校和社会、尤其是企业的重视，这有利于相应减少大学生弃档现象，为人才的交流与合作提供方便,为社会各项事业的发展提供智力服务。

（三）大学生人事档案信息化管理现状。虽然大部分高校已经开始大学生人事档案的信息化工作，其管理方式也逐渐向信息化转变，但大学生人事档案的管理方式主要还是以传统的人工为主。而且信息化过程中也出现了诸多问题，如软件不完善，信息内容不太完整，网络建设及信息浏览更新等方面还较滞后。

在工作人员方面，有一半的工作人员只能够应用日常文档，对计算机的系统程序信息互动等方面能力较差，不能够完全胜任大学生人事档案信息化管理工作。

二、大学生人事档案信息化管理的问题

（一）信息资源的开发利用率低。从大学生人事档案管理的现状来看，大学生人事档案管理手段与信息服务的方式远远落后于信息时代的步伐，且大学生人事档案重保管轻利用，档案部门只是按时接收，整理保存，提供凭据，很少考虑对大学生人事档案信息的进行开发利用，阻挠了档案信息资源开发利用的进一步深入。

（二）工作人员素质整体偏低。新形势下，大学生人事档案的信息化管理对工作人员的综合素质也提出了更高的要求，工作人员不仅要有较高的档案专业知识素养，还需要具有一定的信息技术和信息素养。但现如今，很少有专业档案管理人员能熟练运用信息技术管理和利用档案，而专业信息技术人员则缺乏对档案工作的了解，这种情况在一定程度上影响了大学生人事档案信息化管理的进程。

（三）管理体质不健全。由于大学生人事档案信息化管理既没有一致的信息化档案管理标准规范，也没有一套统一、科学、合理的软件系统，导致了大学生人事档案信息化系统缺乏通用性和科学性，这就容易造成大学生人事档案信息化管理混乱，容易出错。

（四）数据库信息量有限，质量不高。大学生人事档案信息管理系统没有统一的标准，大部分高校都是利用本校计算机专业自行开发研制管理系统。由于没有盈利性，一些系统研究人员一旦开发成功管理系统，就对系统后期数据库的建立、维护重视不够。这就使数据库的信息量有限，质量不高，数据库的查全率和查准率低下，信息的准确性和全面性得不到保证，影响大学生人事档案信息管理系统的可信度和使用率。

三、完善大学生人事档案信息化建设的对策

（一）加强大学生人事档案管理软硬件支持。要对大学生人事档案进行信息化管理，有效利用大学生人事档案信息资源，首先需要建立大学生人事档案信息数据库，而数据库是一项系统的长期工程，它的建立需要计算机硬件和数据库软件的支持，这就要求高校能够长期提供相应的软硬件支持，满足大学生人事档案信息化建设的需要。

（二）完善大学生人事档案信息化的相关机制，建立统一标准。近几年来大学生事档案管理工作在不断完善并取得了一定成绩,但与实现档案信息化管理还有一定距离,与国际先进的档案管理水平和资源开发利用能力也还存在差距。对于大学生人事档案来说，建立一个完善的信息化管理模式，是大学生人事档案信息化管理的首要任务。

人事档案规范化管理,是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求,科学地、系统地、动态地管理人事档案,使人事档案发挥更大效能,更好地为社会主义现代化建设服务。因此，首先要优化大学生人事档案管理模式，规范大学生人事档案信息化管理实施的具体细节，为其制定出科学合理的管理标准，使大学生人事档案信息化管理做到建设规范，有法可依。

优化大学生人事档案管理模式可以从构建大学生人事档案管理工作网络开始，在档案部门下成立院一级的档案工作机构,在各院系部门配备档案管理员,对大学生信息及时采录，统一录入数据库，提高工作效率。

（三）加强大学生人事档案管理队伍建设。大学生人事档案信息化建设需要一批精通专业专业知识和信息技术的复合型人才，因此，高校应切实重视档案管理人员素质的提高，尤其要重视他们专业知识和信息技术方面的培训，从而建立一支高素质的工作人员，为大学生人事档案信息化建设打下坚实的基础。

（四）建立大学生人事档案信息化建设的安全保障体系。大学生人事档案的信息化管理是一把双刃剑。虽然它提高了档案工作的效率，但由于信息的公开性，它对大学生人事档案的安全也造成了威胁。因此，大学生人事档案的信息化管理不仅要重视大学生人事档案信息管理系统的建设，还要重视对信息系统安全的维护，提高工作人员的安全意识，维护好档案信息的安全，处理好大学生人事档案使用与保密之间的关系。

四、总结

总之，大学生人事档案的管理要顺应时代发展的要求，切实重视信息技术在人事档案管理中的重要作用，推动大学生人事档案信息化建设，制定相应的管理条例和法律法规，提高档案工作人员的综合素质，从而真正提高大学生人事档案信息化管理的水平。

[1]付艳.信息化建设对高校人事档案发展趋势的影响研究[J].科技与企业,2013.

[2]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.