财务档案信息化管理的探讨

文／湖北师范学院财务处 胡艳桃

一、财务档案信息管理存在的问题

财务档案信息管理有着很多的弊端。首先，管理制度不完善，管理工作缺乏系统性。在我国很多财务档案管理部门都没有完善的规章制度，没有统一的指导和协调。比如，由于财务档案信息的账本多而杂，很多的企业在对于最基本的财务事务都只是靠经验办事情，工作缺乏一个系统性。而财务档案中很多程序都是统一的。它有很强的程序性和规范性，比如，凭证、账簿、报表。还有，对财务档案保管的意识薄入。其实，在很多的中小企业对于财务档案管理的责任很不清楚。有时候，公司的其它部门，比如管理部门也在管理财务档案，造成财务档案信息在公司内部到处流动。这样，很容易导致财务档案信息的不准确，无法及时作相应的更新，甚至丢失。

二、财务档案信息化管理的概述

要知道什么是财务档案信息化管理，首先要知道什么是电子财务档案。简单来说，它就是指存储在磁盘、光盘等这样的电子介质中的那些财务数据资料，如账簿、报表、各种票证。而财务档案的信息化管理指的就是依赖电子财务档案，对财务信息进行管理归纳。

财务档案信息化管理包涵了以下几个方面。第一，对数据的建立、挖掘和整理工作，进而建立相应的数据库，采集动态数据。向数字化财务档案的转变，使它成为数据采集的基地，包含了数据的存储、处理、查询和管理。第二，强化财务档案信息的网络建设。在财务档案中，有过多而枯燥的重要数据。而且，数据也是很容易出错的，却不能轻易被发现。财务档案信息的网络建设可以缓解工作者们的工作压力，提高工作效率。同时，这些数据的真实性也得到相应的提高，错误率降低了很多。除此，数据的获取可以通过联机来实现公共目录的查询。这样，财务档案在使用的过程中也能把它应有的作用发挥的淋淋尽致。还有，就是财务档案的辅助决策系统建设。第三财务工作量是很大的，对于它的要求也很严格。重要的是，这些数据是一个公司运营如何的最好见证。财务档案的辅助决策建设系统可以给公司的管理者带去很多的方便，为工作的开展奠定了基础。所以，公司可以借助财务档案信息化这个好的辅助决策系统，来对公司的财务方面进行完善，提高公司管理的财务决策能力。

三、对财务档案信息化管理的建议

显而易见，提高财务档案信息化管理显得尤为重要，这样才能更好地去发挥它的优势。

（一）需要建立和财务制度相适应的财务信息化管理制度，建立相关的机房管理制度，档案权限管理制度等。网络安全犹如档案的生命线。可以进行相应地权限设置，密码设置，防止密码外泄。从而在保证网络安全的同时，也保证了它的生命线，档案信息的安全。才能保证档案信息不被泄露，被有居心的人利用，给相关人员带来不必要的麻烦，造成社会秩序的混乱。

（二）要加强财务档案的日常管理。由于每天不都有大量不同的关乎信息的数据出现。所以，对数据进行及时电子的处理、录入，但电子财务信息是很容易被人修改的。比如，对于公司，电子的财务信息是一个公司所有情况的全部真实记录。它是具有法律凭证的性质的。公司需要加强财务档案的日常管理，致使不要因为财务档案的信息化而造成公司管理者不能掌握公司真实的运营情况，造成公司的损失，甚至破产。

（三）要对电子档案进行备份，以及注意它的存放方式。由于档案信息至关重要，财务工作者需要对它进行备份，存放在不同的地方。以免因为意外事故或系统故障，致使档案资料的丢失。有些信息只要花时间还可以进行补救，但对于有些重要的信息可能就很难恢复了。同时，也需要注意它的存放方式。这种档案对周围环境的要求是很严格的。特别是那些使用磁性介质保存的电子档案的存放要注意防水、防火、防尘和防磁。要注意它的存放方式，以免数据的丢失。同时，电子档案的存放也要远离磁场，以免被磁化。可见,电子档案也是具有脆弱性的。

四、总结

总而言之，财务档案信息化管理是时代发展的需要，也是它的必然趋势。它使财务档案信息的管理进入到了一个的阶段。大家在利用新技术优势的同时，也要让它更加科学，更加完善。希望本文可以带来新的启发，不一样的收获。

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